Přibližný diagram pracovního dne tajemníka-asistenta. Plánování pracovního dne manažera Plánování pracovního dne manažera tajemníkem

Přibližné schéma pracovního dne sekretářky

PRVNÍ PŮL PRACOVNÍHO DNE

1. Přijeďte do práce 15 minut předem. před příchodem vedoucího, abyste se „udělali do pořádku, zkontrolovali stav pracoviště (vašeho i vedoucího), sestavili nebo ujasnili plán na nadcházející den.

2. Vyberte potřebné dokumenty a soubory v souladu s plánem.

3.Přijímejte korespondenci, přečtěte si obsah a zaregistrujte se. Dejte stranou dokumenty, které vyžadují přednostní rozhodnutí manažera.

4. U zbývajících dokumentů (pokud máte relevantní zkušenosti) připravte varianty možných odpovědí nebo je rozdělte mezi účinkující.

Zkušená sekretářka nikdy nepoloží veškerou korespondenci na manažerův stůl, aniž by ji nejprve prošla. Pro usnadnění orientace vedoucího v korespondenci se doporučuje hlavní myšlenku zvýraznit podtržením fixem nebo fixem. Kromě toho musí sekretářka vybrat dokumenty související s problémy obsaženými v korespondenci, aby manažer mohl hlouběji prostudovat problematiku a učinit správné rozhodnutí.

5. Prohlédněte si přijaté recenze, zprávy, publikace oddělení, pozvánky a také zprávy o konferencích, setkáních, oslavách výročí a dalších událostech. Zapište si data a časy všech událostí do organizátoru kalendáře.

6. Uspořádejte přijatou korespondenci podle naléhavosti

provedení. Telegramy a urgentní faxy by měly být okamžitě předány manažerovi.

7. Uschovejte si dokumenty potřebné pro aktuální informace

referenční práce.

8. Hlásit vedoucímu o přijaté korespondenci.

9. Společně s manažerem si ujasněte obsah plánovaných akcí na aktuální den (a následující). Dojde-li ke změnám, musí tajemník ve svých záznamech provést příslušné poznámky. Musíte objasnit shodu záznamů ve vašem deníku a deníku manažera. Sled událostí by měl být stejný. Rozdíl bude v opatřeních přijatých tajemníkem k realizaci toho, co bylo plánováno. Pokud si například manažer poznamenal „na schůzku v 15:00“, bude poznámka sekretářky vypadat takto: „14:20 – připomeňte si schůzku, informujte řidiče (telefon), aby přivezl auto nejpozději do 14:30."

10. Telefonicky (nebo osobně) sdělujte pokyny vedoucího příslušným exekutorům o končících lhůtách pro vyřízení dokumentů.

11. Práce s návštěvami, telefonické rozhovory (v průběhu celého dne).

12. Zakládání vyřízených dokumentů do spisů.

13.Provádění práce na počítači.

14. Organizace kopírování dokumentů v souladu s pokyny vedoucího.

DRUHÁ PŮLKA PRACOVNÍHO DNE

15.Pokračování v práci s návštěvami a na telefonu.

16. Vyzvednutí a příprava k podpisu vyhotovených dokumentů.

17. Hlásit vedoucímu o vyhotovených dokumentech, přebírat jím zpracované dokumenty od vedoucího.

18. Zpracování a odeslání odchozích dokumentů příjemcům.

19. Naplánujte si aktivity na další den.

KONEC PRACOVNÍHO DNE

20. Prohlédněte si svůj diář a informujte příslušná oddělení o nutnosti přípravy na určité události (přijetí delegace, příprava na jednání, rezervace hotelu atd.).

21. Pokud vedoucí zůstane pracovat i po skončení pracovního dne, poskytněte mu všechny potřebné informace a materiály.

22. Udělejte si pořádek na pracovišti, odstraňte dokumenty, zamkněte trezor, všechny skříně s dokumenty, vypněte technická zařízení ze sítě.

Nejdůležitějším úkolem sekretářky je odlehčit manažerovi a pomoci při racionálním rozdělení takového zdroje, jakým je čas. Ztracený čas nelze vrátit, kompenzovat ani zvýšit den. Sekretářka ale musí manažerovi pomoci efektivně využít jeho pracovní den. Úkoly, které před sekretářkou stojí, jsou proto neoddělitelné od úkolů vedoucího.

Tajemník je povinen co nejvíce ulevit vedoucímu od přípravných, technických a některých druhů běžných organizačních prací, uvolnit mu čas pro tvůrčí činnost, výrazně mu usnadnit manažerskou práci. K tomu musí sekretářka dobře znát manažerův denní režim a mít jasnou představu o jeho plánech na příští týden, měsíc, čtvrtletí. Vzhledem k tomu, že povinností tajemníka je sledovat provádění těchto plánů, organizovat nebo připomínat nadcházející schůzku, jednání, jednání, zprávu atd., pracovní den tajemníka do značné míry závisí na pracovních plánech manažera. Tajemník při organizaci pracovní doby vychází především z hierarchie důležitosti a načasování úkolů, které před manažerem stojí.

Část pracovního plánu tajemníka na něm vůbec nezávisí, protože souvisí s pracovním rozvrhem manažera - obsluha schůzky, přijímání návštěv, příprava dokumentů pro manažera, jejich podepisování atd.

K povinnostem sekretářky ale patří i jeho každodenní práce, kterou musí absolvovat: každodenní ranní příjem korespondence, její vyřizování, vedení kartotéky kontrolních karet, zařazování dokumentů do kartoték atd. Tyto pravidelně se opakující denní, týdenní a měsíční druhy práce budou tvořit základ osobního pracovního plánu tajemníka.

Při plánování konkrétního pracovního dne si nejprve zapište opakující se činnosti, například:

úklid na pracovišti vedoucího;

příprava vašeho pracoviště na práci;

zpracování přijatých faxů, e-mailů a jiné korespondence;

prohlížení kontrolního souboru;

referovat vedoucímu o aktuálních událostech, objasnění jeho pracovního plánu.

Dále, plán pracovního dne tajemníka závisí na plánu pracovního dne manažera. Například manažer pořádá schůzku ve 1230, plán tajemníka tedy bude schůzku připravit (připomenutí, reprodukovat materiály, připravit místnost) a pořídit zápis. Pokud musí manažer odejít na schůzku ve 13:00, plán tajemníka bude 12*5 – připomenutí manažerovi, přivolání auta, příprava potřebných dokumentů atd. V seznamu prací pro daný den musíte uvést, s kým a v kterou dobu musí být manažer telefonicky spojen, jaké dokumenty je třeba znovu vytisknout atd.

Je lepší, když se s manažerem dohodne konkrétní denní čas pro podepisování dokumentů, přijímání zaměstnanců instituce atd. To nejen zefektivní práci manažera, ale také usnadní plánování pracovního dne sekretářky. Při plánování aktuálního dne je nutné počítat s časem pro přípravu nadcházejících akcí v jiných dnech.

V práci sekretářky je mnoho nepředvídaných situací – nenadálé úkoly od vedoucího, telefonáty, náhodné návštěvy. Tyto faktory je obtížné regulovat, takže v plánu pracovního dne by měla být vždy rezerva času.

Na konci dne sekretářka zpracuje a odešle odchozí korespondenci a na konci pracovního dne naplánuje činnosti na další den.

Pokud vedoucí zůstane pracovat po skončení pracovního dne, může sekretářka po dohodě s ním odejít až poté, co poskytne vedoucímu všechny potřebné informace.

Před odchodem musí sekretář odstranit všechny dokumenty, uzamknout trezor a skříně a dát své pracoviště do pořádku. Je nutné vypnout technické prostředky ze sítě s výjimkou těch, které přijímají a odesílají informace v pohotovostním režimu (záznamník, fax, modem atd.).

Otázka 12. Přibližné schéma pracovního dne tajemníka

PRVNÍ PŮL PRACOVNÍHO DNE
1. Přijeďte do práce 15 minut předem. než dorazí manažer, aby „
dát se do pořádku, zkontrolovat stav svých pracovišť (vaše a
manažer), vypracovat nebo objasnit plán pro nadcházející
den.
2. Vyberte potřebné dokumenty a soubory v souladu s plánem.
3. Přijímejte korespondenci, seznamte se s obsahem a
Registrovat. Odložte dokumenty, které vyžadují prioritní rozhodnutí
vůdce.
4. U zbývajících dokumentů připravte případné odpovědi nebo je rozdělte mezi účinkující. Zkušený
sekretářka nikdy nepoloží veškerou korespondenci na manažerův stůl,
aniž by to nejprve prošel, musí hlavní myšlenku zvýraznit podtržením
fixem nebo fixem na rum.
5. Prohlédněte si obdržené recenze, zprávy, publikace oddělení,
pozvánky, stejně jako zprávy o konferencích, setkáních, oslavách výročí
a další akce. Zapisujte si data a časy všech akcí do
v organizátoru kalendáře.
6. Uspořádejte přijatou korespondenci podle naléhavosti
provedení. Telegramy a urgentní faxy by měly být okamžitě předány manažerovi.
7. Uschovejte si dokumenty potřebné pro aktuální informace
referenční práce.
8. Hlásit vedoucímu o přijaté korespondenci.
9. Společně s vedoucím si ujasněte obsah plánovaných aktivit pro
aktuální den (a následující). Pokud dojde ke změnám, musí sekretářka
udělejte si do poznámek vhodné poznámky. Je třeba vyjasnit soulad
záznamy ve vašem deníku a deníku vašeho manažera. Subsekvence
činnosti by měly být stejné. Rozdíl bude v činnosti tajemníka
dosáhnout toho, co je plánováno. Pokud například manažer provedl záznam „v
15:00 být na schůzi“, pak to sekretářka bude vypadat takto: „14:20 -
připomenout schůzku, informovat řidiče (telefon) na
přistavil vůz nejpozději ve 14:30."
10. Telefonicky (nebo osobně) sdělujte pokyny manažera příslušnému
exekutorů o uplynutí lhůt pro vyřízení listin.
11. Práce s návštěvami, telefonické rozhovory (v rámci
celý den).
12. Zakládání vyřízených dokumentů do spisů.
13.Provádění práce na počítači.
14. Organizace kopírování dokumentů v souladu s pokyny vedoucího.
DRUHÁ PŮLKA PRACOVNÍHO DNE
15.Pokračování v práci s návštěvami a na telefonu.
16. Vyzvednutí a příprava k podpisu vyhotovených dokumentů.
17. Hlásit vedoucímu o vyhotovených dokumentech, přebírat je od vedoucího
jím zpracovávané dokumenty.
18. Zpracování a odeslání odchozích dokumentů příjemcům.
19. Naplánujte si aktivity na další den.
KONEC PRACOVNÍHO DNE
20. Prohlédněte si svůj deník a informujte o tom příslušná oddělení
potřeba připravit se na určité události (recepce
delegace, příprava na jednání, rezervace hotelu atd.).
21. Pokud vedoucí zůstane pracovat po skončení pracovního dne,
poskytnout mu všechny potřebné informace a materiály.
22. Udělejte si pořádek na svém pracovišti, odstraňte dokumenty, zamykejte ho klíčem
trezor, všechny kartotéky, vypněte technická zařízení ze sítě.

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Zveřejněno na http://www.allbest.ru/

Katedra speciálních a obecných odborných disciplín

Práce na kurzu

studenti denního studia

Organizace pracovní doby tajemníka

Moskva 2013

Úvod

1.2 Plánování pracovního dne

1.6 Recepce v kanceláři

Závěr

Úvod

Sekretářka je pravou rukou manažera, zaměstnance, který má operativní informace a zná aktuální dění ve firmě, firmě, organizaci, podniku nebo instituci. Sekretářka je jednou z nejběžnějších profesí na moderním trhu práce. Žádná organizace nemůže fungovat bez tajemníka.

Profese sekretářky prošla v posledních letech výraznými změnami. Jestliže se ještě nedávno sekretářce říkalo „tvář společnosti“, dnes už se dá přirovnat k pravé ruce manažera, který řídí různé výrobní procesy. U nás prudce vzrostla poptávka po kvalifikovaných sekretářkách. Je to dáno především vznikem velkého množství struktur.

Dnes v organizacích a podnicích různých organizačních a právních forem existuje mnoho typů sekretářských profesí. Povinnosti různých pracovníků sekretariátu jsou velmi různorodé.

Jeden z typů sekretářské profese se nazývá asistent tajemníka. Sekretářka-asistent je manažerův důvěrník, který má určité informace a osvobozuje svého šéfa od aktuální práce, aby mu dal příležitost soustředit se na řešení hlavních problémů podniku. Díky práci sekretářky-asistentky se manažer může maximálně soustředit na plnění svých odborných úkolů.

Sekretářka tedy musí být schopna vykonávat všechny druhy práce: od nejjednodušší technické až po kreativní. Jeho práce se však vyznačuje nejvyšší profesionalitou, přítomností referenčních typů prací souvisejících se sběrem, analýzou, prezentací materiálů a přípravou dokumentů, plynulou znalostí cizích jazyků a dokonalou znalostí výpočetní techniky. Tajemník je vysoce vzdělaný, kreativně nadaný, vysoce odborný asistent manažera, kterému vždy důvěřuje a na kterého se může zcela spolehnout při plnění úkolů jakékoli složitosti.

1. Organizace pracovní doby tajemníka

1.1 Organizace pracoviště tajemníka

Při výkonu funkcí podpory dokumentů pro řízení se asistent tajemníka zabývá přípravou úředních dokumentů, organizací toku dokumentů, ukládáním a používáním dokumentů v organizaci.

Mezi funkce asistenta tajemníka (pro bezpapírové služby) patří: organizování přijímání návštěv, telefonická obsluha, zajišťování pracovního klidu manažera, kontakty s personálem společnosti, organizování porad a jednání manažera, příprava služebních cest pro manažera, organizování popř. účast na poradách, sledování plnění pokynů vedení, organizace pracovního dne manažera, časová rezervace, organizace pracoviště manažera.

Pracovní plocha - prostor na stacionárním pracovišti v horizontálních nebo vertikálních rovinách, ve kterém může zaměstnanec vykonávat práci bez pohybu.

Hlavním požadavkem na racionální uspořádání pracoviště je úspora času na hledání nástrojů a pracovních předmětů a snížení fyzické námahy zaměstnance. Chcete-li to provést, musíte dodržovat následující pravidla:

Na pracovní ploše stolu by nemělo být nic zbytečného;

Každý předmět musí mít své vlastní místo, protože jejich neuspořádané uspořádání způsobuje zbytečné pohyby a ztrátu času;

Kancelářské potřeby (tužky, pera, kancelářské sponky atd.) by měly být uloženy v zásuvce stolu se speciálními přepážkami;

Všechny prostředky komunikační techniky by měly být umístěny vlevo nebo na speciálním stojanu, abyste je mohli používat levou rukou a pravou ponechali volnou práci;

Dokumenty, se kterými sekretářka pracuje, jsou umístěny v prostoru, který umožňuje jejich prohlížení, je vhodné mít v boxu speciální zásobníky nebo přihrádky na dokumenty.

1.2 Plánování pracovního dne

Nejdůležitějším úkolem sekretářky je odlehčit manažerovi a pomoci při racionálním rozdělení takového zdroje, jakým je čas. Sekretářka musí manažerovi pomoci efektivně využít jeho pracovní den. Proto je velmi důležité, aby si sekretářka naplánovala svůj pracovní den.

Tajemník je povinen co nejvíce odlehčit vedoucímu od přípravných, technických a některých druhů běžných organizačních prací a výrazně mu usnadnit manažerskou práci. K tomu musí sekretářka dobře znát každodenní rutinu manažera a mít jasnou představu o jeho plánech na příští týden nebo měsíc. Vzhledem k tomu, že povinností tajemníka je sledovat provádění těchto plánů, organizovat nebo připomínat nadcházející schůzku, jednání, jednání, zprávu atd., pracovní den tajemníka do značné míry závisí na pracovních plánech manažera. Tajemník při organizaci pracovní doby vychází především z hierarchie důležitosti a načasování úkolů, které před manažerem stojí.

Mezi povinnosti tajemníka patří každodenní práce, které musí vykonávat: každodenní ranní příjem korespondence, její zpracování, vedení kontrolního spisu, organizování dokumentů do spisů atd. Tyto pravidelně se opakující denní, týdenní a měsíční druhy práce budou tvořit základ osobního pracovního plánu tajemníka.

Při plánování konkrétního pracovního dne si nejprve zapište opakující se činnosti, například:

Dát do pořádku pracoviště vedoucího;

Příprava vašeho pracoviště na práci;

Zpracování přijatých faxů, e-mailů a jiné korespondence;

Zobrazení kontrolního souboru;

Zpráva vedoucímu o aktuálních událostech, upřesnění jeho pracovního plánu.

Přínos plánování spočívá v tom, že si člověk určuje rozsah své práce. Ví, co musí udělat, kdy a proč. Protože formulaci hlavních úkolů máte před očima, nový den plný práce už nevypadá šedě a těžce, ale plánovaně a zvládnutelně. Ten člověk má informace, takže je připraven udělat práci.

1.3 Pracovní podmínky pro efektivitu práce tajemníka

Pracovní podmínky jsou souborem prvků (faktorů) výrobního prostředí a pracovního procesu, které ovlivňují funkční stav lidského organismu - zdraví, výkonnost.

Pracovní podmínky upravují jednotné legislativní akty, předpisy, normy, způsobilost, spokojenost s prací a její efektivitou. Práce na vytváření příznivých pracovních podmínek musí být komplexní a systematická. Počátek jejich formování je položen při navrhování podniků a institucí.

Lze rozlišit následující skupiny faktorů pracovních podmínek:

Sanitární a hygienické, charakterizující mikroklima, osvětlení, hluk;

Estetické, včetně barevné výzdoby interiérů, terénní úpravy kancelářských prostor, použití obrazů a děl užitého umění v interiérech prostor;

Psychofyzická, spojená s prováděním psychofyzických opatření, která poskytují podmínky pro vysoce efektivní činnost a zachování zdraví zaměstnanců (postupný nástup do práce, rytmizace práce, střídání práce a odpočinku, změna forem činnosti a řada dalších faktorů );

Sociálně psychologický, související s prováděním opatření zaměřených na rozvoj psychické připravenosti člověka pracovat s novými technologiemi, s různými druhy inovací, vytvářením normálního psychologického klimatu v týmu, navazováním normálních vztahů mezi manažerem a podřízenými, zejména s využití komunikačních principů vyvinutých manažery vědy a praxe s podřízenými.

Jak víte, hlavním způsobem, jak zvýšit produktivitu jakékoli práce, je její mechanizace a dnes automatizace. Vzhledem k rozmanitosti funkcí sekretářky je kladen zvláštní důraz na automatizaci a mechanizaci jeho pracoviště. Tyto nástroje mohou výrazně snížit mzdové náklady a čas potřebný pro vypracování, zpracování, vyhledávání, ukládání a přenos dokumentů. Pracoviště sekretářky proto musí být vhodně vybaveno kancelářskou technikou.

1.4 Vybavení a vybavení pracoviště

Efektivitu práce rozhodujícím způsobem ovlivňuje vybavení pracovišť technickými prostředky pro plnění různých povinností, komunikační technikou a kancelářským nábytkem - tzv. kancelářskou technikou. Rozlišují se tyto druhy pracovních prostředků:

Nástroje pro sepisování dokumentů: psací stroje, diktafony, prostředky pro kopírování a rozmnožování dokumentů, automatická pera, tužky;

Prostředky pro uchovávání a seskupování dokumentů: prostředky pro upevnění dokumentů, stojany na ukládání dokumentů, stroje na ničení nepotřebných dokumentů;

Nástroje pro provádění výpočetních operací: počítací pravítka, mikrokalkulátory, mechanické počítače;

Prostředky pro zajištění operativní komunikace: telefonní spojení, radiokomunikace, ředitelské ústředny umožňující vést konverzaci s více účastníky současně, záznamníky atd.;

Speciální kancelářský nábytek a vybavení pro pracoviště v kancelářských prostorách.

Při výběru konkrétního typu zařízení je třeba zohlednit charakter prováděných operací, objem a náročnost práce a obslužné vztahy mezi jednotlivými zaměstnanci a různými službami. Měli byste zvolit možnost, která vám umožní dělat práci ekonomičtěji.

Při řešení problému výběru určitých kancelářských zařízení, proveditelnosti jejich implementace v pracovních procesech, berou v úvahu nejen výhody, ale také náklady.

Součástí pracoviště sekretářky musí být skříně na dokumenty a referenční literaturu. Aby se ušetřil pracovní prostor, lze takové skříně umístit na stěnu nebo příčku poblíž pracovní plochy. Aby byla zajištěna bezpečnost dokumentů, musí být kartotéka uzamčena klíčem. V případě, že sekretář zachová

a dokumenty, které tvoří obchodní tajemství, je lepší vybavit své pracoviště speciálním trezorem na dokumenty.

1.5 Racionální plánování času a práce

"Dobrá sekretářka zdvojnásobuje výkonnost svého šéfa. Špatná sekretářka ji snižuje na polovinu."

T. Conellan

Práce sekretářky úzce souvisí s plánováním pracovní doby. Na kvalitě těchto procesů přitom závisí nejen efektivita jeho vlastní činnosti, ale i pracovní úspěchy jeho nadřízených a někdy i efektivita fungování celé organizace jako jediného mechanismu. Jako asistent manažera musí mít sekretářka neustále na paměti obrovské množství informací, plán aktivit a akcí atd. Důležitým bodem v systému plánování je kontrola nad racionálním využíváním pracovní doby. Asistent tajemníka musí mít schopnost oddělit důležité od nedůležitého. Existují „zlatá“ pravidla pro plánování pracovní doby.

Cíle a projekty by měly být rozděleny na malé části a dokončeny v poměrně dlouhém časovém období, přičemž této práci věnujte přibližně dvě hodiny denně. Po dosažení prvního dílčího cíle se objeví určité výsledky, které budou stimulovat dokončení zbývajících úkolů.

Pokud si předem, například na začátku měsíce, vyhradíte v pracovním kalendáři určité časové bloky pro realizaci svého snažení a vnímáte je jako předem naplánované schůzky či schůzky, a navíc je označíte stejně barevnou fixou, jakou používáte k označení všech svých úkolů, pak vás to psychologicky nastaví na povinnost je plnit.

"Ranní hodina nám dává zlato." Co je splněno předem, vytváří pocit skutečného úspěchu; nikdo vám nemůže vzít nebo zkazit výsledek vaší rané práce. Tajemství úspěchu je v tom, že brzy ráno musíte splnit ten či onen důležitý úkol.

1.6 Recepce v kanceláři

Recepce kanceláře je centrem práce společnosti, jejím srdcem. Manažer nebude schopen zvládnout práci, pokud je recepce špatně organizována. Hlavní osobou v prostoru recepce je sekretářka. Stále častěji je dokonce pozice sekretářky kombinována s pozicí office managera.

Přijímací místnost je centrem práce společnosti, protože efektivita práce manažera závisí na tom, jak je práce v prostoru recepce organizována. Kvalita recepční práce přímo souvisí s kompetentním uspořádáním vnitřních prostor společnosti obecně a recepčních prostor zvláště. Rychlost řešení problémů a celkový dojem z firmy mezi jejími klienty, zákazníky a obchodními partnery závisí na tom, kde se recepce nachází, jak je vybavena a jak je řešeno interiéry. To je důvod, proč se otázky organizace kancelářských prostor nyní týkají všech myslících manažerů. V první řadě byste se měli starat o recepci, která by měla na návštěvníka působit příznivě, protože recepce je místem prvního kontaktu s firmou (organizací, institucí). Recepce by měla být dostatečně prostorná, s přehledným interiérem, čekárnami, s potřebnými oznámeními a pokud možno produkty charakterizujícími směřování firmy. Sekretářka musí umět pozdravit návštěvníky, být zdvořilá a přátelská, aby zajistila efektivitu jednání nebo urovnala obtížné situace. Jeho vstřícnost, jasnost a úplnost odpovědí na otázky tvoří první dojem o firmě jako celku. Navíc v prostoru recepce musí být čistě fyzické místo pro vhodné vybavení pracoviště sekretářky, pro dokumenty běžné kancelářské práce, pro potřebné vybavení kanceláře a samozřejmě pro návštěvníky firmy.

Organizace pracoviště tajemníka s přihlédnutím k požadavkům vědecké organizace práce na jeho uspořádání a údržbu, jakož i s přihlédnutím k požadavkům a možnostem využití moderní kancelářské techniky, jejího vybavení a vybavení je nezbytnou podmínkou pro dosažení vysoké efektivita, efektivita a kvalita práce, udržení efektivity po celý pracovní den, poskytování skutečně užitečných sekretářských služeb.

Závěr

Na závěr bych chtěl říci o osobních kvalitách tajemníka a jeho roli při práci s manažerem.

Důležitými faktory úspěchu práce osobní sekretářky jsou schopnost chovat se k lidem a schopnost vytvářet dojem, který zvyšuje autoritu manažera. Tajemník musí být důležitým článkem v systému kontaktů svého vedoucího, zajišťující efektivní komunikaci a včasné přijímání potřebných opatření. Sekretářka je osobním zástupcem svého manažera a plnění této klíčové role vyžaduje schopnost působit příznivě na zaměstnance organizace a zástupce jiných společností. Důležitými ukazateli kultury komunikace sekretářky jsou zdvořilost, korektnost a dobrá vůle. Sekretářka musí ovládat mimiku, intonaci hlasu a gesta. Delikátnost, zdvořilost ve vztazích s návštěvníky a zaměstnanci, určitá míra umění - to vše zajišťuje úspěšnou práci sekretářky.

Role sekretáře manažera, jak je definována v brožuře Evropské asociace profesionálních tajemníků, je znát podstatu činnosti svého manažera a být schopen převzít významnou část této práce. Jedním z hlavních úkolů sekretářky je schopnost působit jako prostředník mezi manažerem a zaměstnanci. Musí vyvinout maximální úsilí k vytvoření příznivých obchodních vztahů mezi manažerem a ostatními zaměstnanci. Sekretářka, která zná pracovní rozvrh a povahu manažera, může pomoci zaměstnancům při organizaci recepce s jejich manažerem, pomoci vypracovat ten či onen dokument nebo vyhovět osobnímu požadavku. Sekretářka musí někdy mluvit jménem manažera. Je velmi důležité umět zdvořile a srozumitelně dávat potřebné pokyny a sledovat jejich provádění. Nepřijatelné jsou přitom známé vztahy se zaměstnanci, projevy arogance, byrokracie či lhostejnosti. Asistent tajemníka se musí vyznačovat iniciativou a schopností samostatného rozhodování. Přátelská, korektní sekretářka s příjemným vystupováním a vystupováním je snem každého manažera.

pracovní asistentka

Seznam použité literatury

1. Stenyukov M.V. Kancelářská práce. Organizace podpory dokumentace pro management. M.: A-PRIOR, 2009. 176 s.

2. Romanina L.A. Dokumentační podpora pro management. M.: Akademie, 2012. 224 s.

3. Andreeva V.I. Kancelářská práce. Organizace a řízení: manuální. 3. vyd., revidováno. A navíc M.: KnoRus, 2010. 45 s.

4. Veselov P.V. Profese - sekretářka. M.: 1994.

5. Od roku 2002 vychází časopis „Secretary-Referent“.

6. Časopis „Moderní technologie kancelářské práce a toku dokumentů“.

Publikováno na Allbest.ru

...

Podobné dokumenty

Funkční odpovědnost a role při formování podnikové struktury tajemníka-asistenta; optimální organizaci svého pracoviště a času. Studium mechanismů interakce mezi manažerem a sekretářkou. Funkce práce s návštěvníky v prostoru recepce.

práce v kurzu, přidáno 15.09.2013


Práce sekretářky při poskytování dokumentárních i nedokumentárních služeb manažerovi. Racionální organizace pracoviště. Racionalizace informační a analytické práce a plánování pracovního dne. Vytvoření automatizovaného sekretářského pracoviště.

práce, přidáno 20.10.2013


Prostudování činnosti sekretářky v prostoru recepce vedoucího s přihlédnutím k provozním podmínkám. Organizace pracoviště tajemníka a pracovní doby. Práce s návštěvníky v prostoru recepce. Vedení obchodních rozhovorů. Organizace jednání, jednání, obchodních jednání.

práce v kurzu, přidáno 24.06.2010


Provedení komplexního a komplexního rozboru ergonomie pracoviště sekretářky manažera na příkladu MKU „Centrum podpory účetnictví Městského vzdělávacího ústavu okresu Ordžonikidze“ a vypracování základních doporučení pro optimalizaci jeho pracoviště.

práce, přidáno 28.08.2011


Moderní požadavky na organizaci personálních pracovišť. Organizace pracoviště tajemníka s přihlédnutím k požadavkům vědecké organizace práce na jeho uspořádání a údržbu. Vybavení a vybavení pracoviště, požadavky na racionální osvětlení.

práce v kurzu, přidáno 31.03.2013


Pracovní povinnosti tajemníka, organizace pracoviště. Analýza a výzkum hlavních moderních technických nástrojů, které může sekretářka použít ke zlepšení organizačního procesu v kanceláři. Internetové technologie v práci sekretářky.

práce v kurzu, přidáno 09.03.2012


Organizační struktura cestovní kanceláře "Altair". Vymezení úkolů a zásad ergonomické organizace personálních pracovišť. Analýza pracovních povinností a pracovní doby tajemníka pro co nejefektivnější uspořádání jeho pracoviště.

test, přidáno 20.10.2010


Mechanismus interakce mezi ředitelem a tajemníkem podniku, řešení problémů spojených s jejich interakcí. Funkce tajemníka vedoucího podniku v moderních ekonomických podmínkách. Interakce mezi manažerem a tajemníkem v soudní praxi.

práce v kurzu, přidáno 13.11.2010


Obchodní a osobní vlastnosti sekretářky-asistentky. Odpovědnost tajemníka za dokumentové služby. Sociální portrét a oblasti činnosti tajemníka Idel-Press. Racionalizace činnosti tajemníka při podpoře správy dokumentů.

práce, přidáno 03.03.2011


Mechanismus pro řízení pracovní doby vedoucího oddělení výběru personálu INCOM-Real Estate Sevastopolskoe LLC. Náplň práce manažera a strukturování nákladů na jeho pracovní dobu. Doporučení pro využití pracovní doby manažera.

Smyslem kompetentního plánování pracovního dne manažera je určit si prioritní oblasti činnosti na několik dní předem, což uvolní čas na řešení kreativních problémů.

Z článku se dozvíte:

Kompetentní a efektivní vedení- to je faktor, který odlišuje úspěšné a prosperující podniky od podniků v úpadku a stagnaci.

Charakteristickým rysem dobrého vůdce je schopnost racionálně využívat pracovní dobu. Tento přístup umožňuje uvolnit čas nejen na odpočinek a volný čas, ale především na kreativní přístup k výkonu manažerských povinností.

Moderní úspěšný lídr musí umět řídit nejen svůj vlastní pracovní čas, ale i čas svého týmu a celého podniku jako celku.

Nedostatek pracovní doby

Nedostatek pracovní doby, její neustálý nedostatek času na dokončení všech plánovaných úkolů, je problém, se kterým se potýká mnoho manažerů. Níže uvedená tabulka vám pomůže podrobně analyzovat důvody této situace:

Důvod nedostatku	Popis problému
Neodůvodněný spěch	Manažer neustále spěchá a spěchá na své podřízené. V důsledku toho jsou důležité úkoly prováděny povrchně, „na parádu“
Únava	Neustálá práce v nouzovém režimu vede k rychlé únavě
Velká hromada nedodělků	Absence jasného plánu a zvyk přebírat několik věcí najednou vede k hromadění práce.
	Tato vlastnost je charakteristická tím, že je příliš emocionální a impulzivní vůdci není náchylný k racionálnímu plánování
Demotivace	Společný rys jmenovaných ředitelů s nízkými platy
Nedostatek plánu	Neorganizovaný a nedisciplinovaný člověk se stává lídrem, který nereprezentuje perspektivu rozvoje společnosti
Dokončení práce doma	Toto je příznak vážného problému. Pokud si manažer bere práci domů, pak je naléhavě potřeba optimalizovat pracovní rozvrh

Organizace pracovního dne manažera

Plánování a organizace pracovní doby hlava- proces je složitý, bere v úvahu mnoho parametrů a faktorů najednou. Výsledkem správně provedeného procesu bude nejen úspora času, ale také výskyt prázdných buněk v pracovním rozvrhu, tedy období, která nejsou ničím vytížená a které lze věnovat řešení úkolů odložených „na později“, popř. přemýšlet o nadcházejících záležitostech a plánování.

První věc, kterou musí manažer udělat, když začíná plnit své manažerské povinnosti, je stanovit si seznam úkolů a porovnat jej se zdroji dostupného času. Množství času za den nelze zvýšit, takže úkoly, na které zjevně není dostatek času, musí být delegovány na podřízené.

Obecně lze celé množství času, který má manažer k dispozici, rozdělit takto:

V ideálním případě musíte sledovat čas, tj. zaznamenávat, kolik času jste strávili různými úkoly. To bude zpočátku vyžadovat disciplínu, ale výsledky předčí vaše očekávání. Uvidíte, že dělat opravdu důležité věci nezabere tolik času a co nejvíce času „zažere“ není úkol samotný, ale přechod od jednoho úkolu k druhému: dokončili jste jeden úkol, rozhodli jste se dát si pauzu - chodit, pít kávu, mluvit s podřízenými a připravovat se na svou další práci. Tato přestávka může trvat hodinu, zatímco samotný případ si vyžádal půl hodiny.

Přečtěte si také:

Diverzifikace cílů

Vytvoření vyváženého a harmonického systému řízení času bude vyžadovat, aby manažer dokázal „oddělit zrno od plev“, tzn. zvýraznit prioritní cíle a odříznout ty sekundární. Toto rozdělení cílů pomůže nejen správně naplánovat sled akcí, ale bude také sloužit jako další motivační faktor: veškeré úsilí bude věnováno skutečně důležitým úkolům.

Metoda S.M.A.R.T vám pomůže diverzifikovat vaše cíle. Podle této metodiky by jakýkoli cíl měl být:

1. Charakteristický;
2. Měřitelný;
3. Dosažitelný;
4. Realistické a
5. Časově omezené

Určení cílů a jejich stanovení priorit je samozřejmě pouze prvním krokem na začátku dlouhé cesty. Druhým krokem bude transformace seznamu cílů do akčního plánu.

Technologie vývoje pracovního plánu

Základním pravidlem pro vypracování plánů na den, týden a měsíc je důsledné dodržování jednotných zásad jejich přípravy.

Manažer by měl věnovat pozornost následujícím bodům:

1. Každý pracovní den a každý pracovní týden by měl být dokončen sestavením plánu dne nebo týdne;
2. Pokud stále existují úkoly, které jste během dne nedokončili a neztratily svou relevanci, přesuňte je na další den;
3. Pro dokončení jakékoli práce je třeba stanovit měřitelné termíny;
4. Pořadí plnění úkolů by mělo odpovídat jejich důležitosti a prioritě;
5. Zdůrazněte klíčové oblasti činnosti pro daný den a týden;
6. Praktikujte efektivní využití pracovního času.

Posloupnost plánovacích akcí

Diář, karta pracovní doby a standardní denní režim jsou tři věci, které manažer potřebuje, aby začal plánovat svůj čas.

Dále by jeho akce měly mít následující pořadí:

1. Vypracování standardního denního režimu;
2. Zadávání všech úkolů, schůzek, konferencí atd., které jsou naplánovány na měsíc, čtvrtletí, pololetí a rok.
3. Seskupování všech úkolů podle času dokončení a jejich řazení podle priority;
4. Přiřazení prioritní důležitosti každému úkolu;
5. Kontrola toho, aby se čas potřebný k dokončení jednoho úkolu nepřekrýval s jiným;
6. Požádejte sekretářku, aby posílala upomínky na nadcházející události;
7. Ponechte některé buňky v plánu prázdné - pro rezervu;
8. Nezapomeňte do svého rozvrhu zahrnout čas na odpočinek a přestávky na oběd.

Příklady plánování pracovního dne

Nejprve se podívejme na příklad plánování pracovního týdne manažera:

Nyní se podívejme na příklad plánování pracovního dne manažera:

• 9.00-9.30 – ranní jednání, schválení plánu práce;
• 9.30-10.00 – práce s poštou;
• 10.00-11.00 – práce s dokumenty;
• 11.00-12.00 – vývoj a stanovování úkolů, komunikace se zaměstnanci;
• 12.00-13.00 – osobní čas;
• 13.00-14.00 – přestávka na oběd;
• 14.00-15.00 – sledování plnění zakázek a zadaných úkolů;
• 15.00-18.00 – setkání s obchodními partnery;
• 8.00-19.00 – práce s obchodními papíry.

Pro pravidelné sledování efektivity pracovní doby je nutné provádět soubor analytických postupů.

Taková analýza, provedená včas, poskytne užitečné informace o manažerově potenciálu a oblastech, které potřebují další zlepšení. Je třeba objektivně porovnat skutečný stav věcí a ideální obraz, který v projektu existuje. V tomto případě je nutné přiměřeně zohlednit dostupné materiální zdroje a také zdroje osobní a časové.

• Úkoly, které si stanovíte, by měly být co nejkonkrétnější;
• Pečlivě si prostudujte seznam případů;
• Datum dokončení každého úkolu musí být jasně definováno;
• Jako první jsou dokončeny případy s konkrétním datem provedení.

Příslušenství pro pracoviště sekretářky

Hlavní příslušenství pracovní plochy je:

1. stolní souprava;

2. organizér kalendáře;

3. zásobníky (palety) na třídění papíru;

4. vertikální stojan na knihy;

5. držák na vizitky;

6. box na diskety (disky);

7. číslovače;

8. známky;

9. složky-soubory;

10. plastové složky;

11. sešívačka;

12. anti-stapler.

Profesionální sekretářka by měla mít vždy po ruce věci potřebné v různých situacích. Na stole a v osobní skříni sekretářky by mělo být:

1. nůžky, jehly, nitě, špendlíky;

2. náhradní náplně a papír pro faxy a jiná tisková zařízení;

3. náhradní psací potřeby;

4. formuláře firemních dokumentů;

5. vizitky;

6. duplicitní klíče;

7. lékárnička;

8. minerální voda;

9. dodávky čaje, kávy;

10. seznam narozenin manažera a zaměstnanců;

11. odstraňovač skvrn;

12. náhradní punčochy a náhradní ponožky.

Hlavní podmínky pro plodnou činnost tajemníka jsou:

· plánování nadcházejících záležitostí;

· postupný nástup do zaměstnání;

· střídání práce a odpočinku;

· stanovení optimálního pracovního rytmu.

Efektivita a produktivita sekretářky a manažera závisí na racionálně naplánované pracovní době.

Aby se vztah manažer – sekretářka úspěšně rozvíjel, je třeba se naučit správně koordinovat společnou práci, stanovit pracovní řád a zohlednit specifické podmínky, pracovní faktory a osobnosti vedoucího a tajemníka.

VZOR SCHÉMATU PRACOVNÍHO DNE TAJEMNÍKA

ZAČÁTEK PRACOVNÍHO DNE

1. Přijeďte do práce 10-15 minut před začátkem pracovního dne, abyste se dali do pořádku, zkontrolovali stav pracovních míst (vaše a vašeho vedoucího) a sestavili či ujasnili si plán na nadcházející den.

2. Výběr potřebných dokumentů a případů v souladu s plánem.

3. Přijímání korespondence, seznamování se s obsahem a její registrace. Výběr dokumentů, které vyžadují rozhodnutí manažera s nejvyšší prioritou.

4. U ostatních dokumentů příprava případných odpovědí nebo distribuce mezi účinkující.

5. Prohlížejte si přijaté recenze, zprávy, pozvánky a také zprávy o konferencích, schůzkách a dalších událostech. Záznam dat a časů všech událostí (v kalendáři nebo na počítači).

6. Třídění došlé korespondence v závislosti na naléhavosti vyřízení. Odesílání urgentních dopisů, faxů a e-mailů manažerovi.

7. Hlásit vedoucímu přijatou korespondenci.

8. Vyjasnění společně s vedoucím obsahu plánovaných aktivit na aktuální a následující den (pokud dojde ke změnám, musí sekretář provést příslušné poznámky do svých poznámek). Vyjasnění korespondence záznamů ve vašem deníku a deníku manažera.

9. Telefonické (nebo osobní) předávání pokynů vedoucího příslušným exekutorům o končících lhůtách pro plnění dokumentů a úkolů vedoucího.

10. Práce s návštěvami, telefonické rozhovory (v průběhu celého dne).

11. Zakládání provedených dokumentů do spisů.

12. Provádění práce na PC.

13. Organizace kopírování dokumentů v souladu s pokyny vedoucího.

DRUHÁ PŮLKA DNE

1. Pokračujte v práci s návštěvníky po telefonu.

2. Shromažďování a příprava vyhotovených dokumentů k podpisu vedoucím.

3. Hlásit vedoucímu o vyhotovených dokumentech, převzetí jím kontrolovaných dokumentů od vedoucího.

4. Registrace, příprava pro odeslání a odeslání odchozích dokumentů příjemcům.

5. Sestavení plánu práce na další den.

KONEC PRACOVNÍHO DNE

1. Prohlédněte si svůj diář a informujte příslušná oddělení o nutnosti přípravy na plánované akce (přijetí delegace, příprava na jednání atd.).

2. Pokud vedoucí zůstane pracovat i po skončení pracovního dne, poskytněte mu všechny potřebné informace, dokumenty a referenční materiály.

3. Uveďte své pracoviště do pořádku. Přesouvání dokumentů ze stolu do skříně nebo trezoru, zamykání a pečetění trezorů s důvěrnými dokumenty. Odpojení technických zařízení od sítě.