Firemní karta účetního podniku. Firemní karta Sberbank

Firmy, stejně jako běžní občané, mohou platit své výdaje pomocí bankovních karet. Navzdory veškerému pohodlí takového schématu však existují určité potíže při navrhování a účtování těchto nákladů. Zkusme je zvážit.

Stas Bely, Clerk.Ru

K vydání platební karty pro firmu je potřeba uzavřít smlouvu s bankou. Takové služby poskytuje většina úvěrových institucí. Pokud však organizace (klient) uzavře smlouvu s bankou, pak je držitelem bankovní karty fyzická osoba vystupující jako zmocněnec společnosti. Může to být buď ředitel společnosti, nebo jakákoli jiná osoba. Na mapě bude uvedeno jeho jméno, nikoli název společnosti.

Právnické osoby mohou svým zaměstnancům otevřít dva hlavní typy karet. První je platební karta, je určena pro transakce jejím držitelem v rámci bankou stanovené částky Peníze, u kterých se vypořádání provádějí na úkor peněz společnosti na jejím bankovním účtu. Druhá karta je kreditní karta. Vypořádání na těchto kartách se provádí na úkor peněžních prostředků poskytnutých bankou v rámci stanoveného limitu v souladu s podmínkami úvěrové smlouvy.

Tyto dva typy bankovních karet se tedy od sebe liší tím, že v prvním případě musí organizace, aby obdržela bankovní kartu, převést prostředky předem na již otevřený bankovní účet nebo otevřít speciální kartový účet v bance. Ve druhém případě banka skutečně poskytuje organizaci úvěr.

Klienti (tedy firmy) uzavírají s úvěrovou institucí smlouvu, která stanoví konkrétní podmínky poskytování peněžních prostředků na vypořádání transakcí uskutečněných platebními kartami, kreditními kartami, postup při vracení poskytnutých peněžních prostředků, jakož i připisování a placení úroků z úvěru. specifikované peníze.

Držitel karty oprávněný společností může provádět transakce pomocí několika platebních a kreditních karet vydaných jednou bankou. Transakce lze provádět na více zákaznických účtech jednou platební kartou nebo kreditní kartou vydanou úvěrovou institucí - vydavatelem osobě pověřené zákazníkem. To vše by mělo být upraveno ve smlouvě o poskytování služeb s bankou.

Kreditní karta je vydána přímo fyzické osobě – jejímu držiteli, který může pomocí platebních a kreditních karet provádět následující operace:

Příjem hotovosti;

Úhrada výdajů souvisejících s hospodářskou činností, včetně úhrady cestovních a pohostinských výdajů, v území Ruská Federace;

Příjem hotovosti v cizí měně mimo území Ruska;

Úhrada cestovních a pohostinských výdajů v cizí měně mimo území Ruské federace.

Mimochodem, nejčastěji firmy používají bankovní karty k placení za pohostinství a cestovní výdaje.

Velkou výhodou takových operací je, že limit hotovostních plateb - 60 tisíc rublů - se nevztahuje na platby za zboží, práci, služby mezi organizacemi. Tento limit se totiž vztahuje pouze na hotovostní platby. A platba za zboží, práce nebo služby prostřednictvím bankovní karty „je nástrojem pro bezhotovostní platby“.

Registrovaný

Podkladem pro sestavení zúčtovacích a dalších dokladů pro zachycení částek transakcí provedených platebními kartami v účetnictví je evidence plateb nebo elektronický deník. Oba dokumenty vydává banka a registr je zpravidla vydáván v papírové podobě a deník je v elektronické podobě.

Odepsání nebo připsání peněžních prostředků za kartové transakce se provádí zpravidla nejpozději následující pracovní den po dni, kdy banka obdrží registr plateb nebo elektronický deník z jednoho zúčtovacího centra. Následně může firma tyto dokumenty získat.

To je důležité!
Společnost musí vydání karty nahlásit finančnímu úřadu. Stejně jako otevření jakéhokoli jiného účtu musí společnost do deseti dnů oznámit správci daně. Porušení tohoto období znamená pokutu ve výši pěti tisíc rublů (článek 118 odst. 1 daňového řádu Ruské federace).

Převod prostředků na kartové účty by se měl v účetnictví projevit takto:

D 55 podúčet "Zvláštní kartový účet" K 51 "Zúčtovací účet"
Převáděné prostředky na účet bankovní karty z běžného účtu

D 55 podúčet "Zvláštní kartový účet" K 52 "Valutový účet"
Převedené prostředky na účet bankovní karty z účtu v cizí měně

Výše úplaty, kterou si banka účtuje za obsluhu speciálního kartového účtu, je v účetnictví provozním nákladem a účtuje se na vrub účtu 91 „Ostatní výnosy a náklady“, podúčet „Ostatní náklady“.

V účetnictví organizace se při platbě za bankovní služby provede tento záznam:

Bankovní služby placené

Nejobtížnější je však organizovat analytické účetnictví pro podúčet „Speciální kartový účet“. Koneckonců, účtování tohoto podúčtu by mělo být organizováno v kontextu konkrétních kartových účtů otevřených v konkrétní bance. Analytické účetnictví je navíc výrazně ovlivněno podmínkami pro vydávání a používání bankovních karet, které banka nabízí.

Například při uzavírání smlouvy může banka klást podmínku přítomnosti minimálního zůstatku na účtu organizace (pojistná kauce, kterou lze ve výjimečných případech použít k úhradě překročení limitu platby) . V tomto případě je vhodné využít podúčty druhého řádu „Zvláštní kartový účet – minimální zůstatek“ a „Zvláštní kartový účet – limit platby“.

Pokud je ke speciálnímu kartovému účtu otevřeno několik karet, může pomocí nich provádět transakce v rámci obecného platebního limitu každý držitel. V tomto případě není vyžadováno analytické účtování držitelů karet až do okamžiku, kdy jsou finanční prostředky vydány odpovědné osobě.

Pokud každá platební karta odpovídá samostatnému kartovému účtu, pak při převodu prostředků na zvláštní kartový účet je bance zaslán zvláštní výpis obsahující údaje o držitelích a číslech karet, jakož i částky, které mají být připsány na každou bankovní kartu. . V tomto případě je vedeno analytické účetnictví v kontextu držitelů vydaných karet.

Při otevírání bankovní karty v cizí měně je třeba mít na paměti, že v souladu s účetním předpisem „Účtování o majetku a závazcích, jejichž hodnota je vyjádřena v cizí měně“ PBU 3/2000, schválené vyhláškou Ministerstva financí ze dne Ruské federace ze dne 10. ledna 2000 č. 2n " O schválení účetního předpisu „Účtování o majetku a závazcích v cizí měně“ RAS 3/2000 (dále jen RAS 3/2000), cizí měna vedená na zvláštním kartový účet musí být přeceněn k datu transakce a ke dni sestavení účetní závěrky.

Vzniklé kurzové rozdíly se zohledňují pro účely účetnictví a daňové evidence; navíc u obou typů účtování je výše kurzových rozdílů považována za neprovozní výnosy (náklady). V účetnictví se kurzové rozdíly zahrnují do výsledku hospodaření a promítají se na účet 91 „Ostatní výnosy a náklady“:

D 55 podúčet "Zvláštní kartový účet" K 91 podúčet "Ostatní příjmy"
Odráží výši kladného kurzového rozdílu

D 91 podúčet "Ostatní výdaje" K 55 podúčet "Zvláštní kartový účet"
Odráží výši záporného kurzového rozdílu

Pod zprávou

Peníze odepsané z účtu právnické osoby se považují za vydané ve prospěch účtu držitele bankovní karty. Kromě toho může držitel karty použít platební kartu přímo k výběru hotovosti. V tomto případě musí zaměstnanec poskytnout předem zprávy a dokumenty potvrzující náklady. Pokud tak neučinil a bankovní výpis uvádí, že z kartového účtu byla vybrána hotovost, účetní organizace odráží dluh zaměstnance organizace takto:

D 73 "Zúčtování s personálem" K 55 podúčet "Zvláštní kartový účet"
Odražený odpis hotovosti ze speciálního kartového účtu nepotvrzený primárními doklady

Po obdržení zálohové zprávy se obecně promítnou vynaložené náklady (související s výrobní činností organizace). Pokud výdaje vynaložené zaměstnancem organizace nesouvisí s výrobní činností organizace, pak je tato povinna je uhradit. Náhrada těchto částek zaměstnancem může být provedena dvěma způsoby: buď zaměstnanec organizace přispěje hotovostí do pokladny organizace, nebo organizace zadrží výši škody ze mzdy zaměstnance.

V současné době je rozšířeno vypořádání prováděné pomocí bankovních firemních karet. To je usnadněno jejich všestranností. Využití firemních karet je výhodné při služebních cestách zástupců organizace v tuzemsku i zahraničí, při platbách reprezentačních a obchodních výdajů, při příjmu hotovosti z bankomatů a pokladen.

Aplikace firemních karet organizacemi.

Pro získání podnikové karty uzavře organizace smlouvu s vydávající bankou o jejím vydání a správě. Zároveň si organizace otevře v bance speciální kartový účet.

Podle Pokynů pro použití účtové osnovy pro účetnictví finančních a ekonomických činností organizací, schváleného nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 31. října 2000 N 94n, účet 55 „Zvláštní bankovní účty“.
Bankovní karta je v podstatě nástroj, jehož prostřednictvím držitel provádí operace s bankovním účtem založeným na základě příslušné smlouvy s bankou (články 1.5, 1.8, 1.12 Nařízení N 266-P). Proto operace pomocí firemní bankovní karty na účtu v úvěrová instituce se projeví na samostatném podúčtu otevřeném k účtu 55.

V účtovém rozvrhu v programu 1C Účetnictví 8.3 je otevřen podúčet 55.04 "Ostatní zvláštní účty". Účet je analyzován z hlediska bankovních účtů otevřených pro karty a (pokud to účetní parametry umožňují) podle položek cash flow.

Zvažte hlavní operace na podnikových kartách: jaké účetní záznamy se generují a jak se tyto operace odrážejí v účetnictví 1C.

Doplnění firemní karty.

Převod finančních prostředků organizací na účet, ke kterému je vydána podniková karta zaměstnance, se odráží v záznamu:
Debet 55,04, kredit 51.

V programu 1C Účetnictví podniku se tato operace odráží pomocí dokumentu „Odepsání z běžného účtu“ (část „Banka a pokladna“, „Bankovní výpisy“, tlačítko „Odepis“):

Ve formě nového dokladu „Debet z běžného účtu“ uvedeme typ operace – „Převod na jiný účet organizace“, jako účet příjemce vyberte účet otevřený pro firemní kartu z „Bankovních účtů“. “. Jako debetní účet vyberte účet 55.04.

Po zaúčtování dokument vygeneruje zaúčtování:

Výběr peněz z bankomatu z firemní karty.

Při výběru peněz z firemní karty si je zaměstnanec skutečně vezme z hlášení a následně musí organizaci nahlásit jejich použití.

Předpokládejme, že zaměstnanec vybere peníze z firemní karty v bankomatu a zaplatí jimi v obchodě při nákupu zboží a materiálu.

Operace výběru peněz z bankomatu se odráží v 1C účetnictví s dokumentem „Debet z běžného účtu“. V tomto případě je nutné uvést typ operace - "Převod na odpovědnou osobu", účetní účet - 55.04, vybrat účet, ke kterému je firemní karta vázána, jako bankovní účet a uvést zaměstnance - držitele karty jako odpovědná osoba.

Při vedení se vytvoří vodiče Debet 71,01, Kredit 55,04.

Bankovní provize při výběru hotovosti z firemní karty.

Při výběru hotovosti banka zadržuje provizi. Tato operace se odráží i v 1C Účetnictví s dokladem „Debet z běžného účtu“. Jako typ operace je zvolen „Ostatní odpis“, účetní účet je 55,04, bankovní účet je účet, ke kterému je přiložena podniková karta.

Ve skupině podrobností uvádíme debetní účet - účet, ke kterému se vztahuje bankovní provize - 91.02, a také analytiku - z adresáře "Ostatní příjmy a výdaje" vyberte položku, která zahrnuje náklady na bankovní služby.

Po provedení se vytvoří kabeláž: Debet 91,02, kredit 55,04.

Potvrzení výdajů na firemní kartu.

Po provedení útraty je odpovědná osoba - držitel karty povinna nahlásit. V účetním programu 1C se to odráží v dokumentu „Předběžná zpráva“ (podrobně jsem hovořil o postupu pro vyplnění tohoto dokumentu).

Při vyplňování dokladu na záložce „Zálohy“ je vybrán doklad „Debet z běžného účtu“, který odráží debet z podnikové karty:

Na záložce „Zboží“ se vyplňují informace o nakupovaném zboží a materiálu, účtu zboží a materiálu a DPH:

Při zaúčtování dokument vygeneruje zaúčtování:

Tedy v programu 1C Účetní podnik 8 odráží základní operace zúčtování s firemními kartami.

Firemní bankovní karta je velmi oblíbeným platebním nástrojem. různé druhy výdaje, například cestovní a obchodní výdaje nebo vyrovnání s protistranami. Taková bankovní karta je vázána na zaměstnance, to znamená, že je vydána konkrétní osobě. Obecné schéma práce vypadá takto: tuto kartu finanční prostředky se převádějí z hlavního bankovního účtu podniku; zaměstnanec utratí přijaté peníze pro potřeby organizace, poté potvrdí oprávněnost jejich použití pomocí předběžné zprávy.

Pro práci s kartovými účty je určen účet 55 „Speciální účty v bankách“. Zvažte malý praktický příklad reflektování operací na tomto účtu v programu 1C: Accounting 8 edition 3.0.
Nejprve je potřeba převést peníze z hlavního bankovního účtu na účet firemní karty. Abyste tuto operaci promítli do programu 1C, musíte použít dokument „Debet z běžného účtu“ (Banka a pokladna - Bankovní výpisy).
Typ operace je označen jako „Převod na jiný účet organizace“. Účet příjemce je firemní kartový účet, debetní účet je 55,04 „Ostatní zvláštní účty“.

Pojďme si projít dokument, podívat se na příspěvky. Z hlavního bankovního účtu, tedy z účtu 51, byly peníze převedeny na firemní kartu, tedy na debetní účet - 55.04.

Po převedení peněz na kartu může zaměstnanec z ní vybrat hotovost. V tomto případě potřebujeme také doklad „Debet z běžného účtu“. Nyní je vybrán pouze typ operace "Převod na odpovědnou osobu". Poté označíme zaměstnance, který kartu vlastní, a částku, kterou potřebuje vybrat. Nastavili jsme účet - 55.04 a do pole "Bankovní účet" musíte zadat účet firemní karty.

Aby ale mohla platit za zboží, nemusí odpovědná osoba vybírat peníze z karty. Může je zaplatit pomocí bankovního terminálu například v obchodě. Tato operace bude podobná operaci výběru finančních prostředků, to znamená, že budeme muset použít také dokument "Výběr z běžného účtu" s typem operace "Převod na odpovědnou osobu". Zapojení bude úplně stejné.
Provádíme dokument. Částka byla odepsána na vrub účtu 71.01 „Zúčtování s odpovědnými osobami“.

Banka si může účtovat poplatek za výběr peněz, pak se tato operace musí také promítnout do programu. Pro tyto účely opět vytváříme stejný dokument „Debet z běžného účtu“.
Typ operace je tentokrát „Bankovní provize“ nebo „Jiný odpis“. Debetní účet - 91,02 "Ostatní výdaje". Účetní účet je 55,04 a bankovní účet firemní karty.

Podrobné informace o tom, jak s tímto dokumentem pracovat, aby byly všechny záložky vyplněny správně, jsou v našem článku Advance report – jak vyplnit 1C: Enterprise Accounting 8

Firemní kartu lze vydat k drobným nákupům pro aktuální potřeby podniku nebo k použití na služebních cestách. Karty jsou vydávány ve třech verzích:

1. Debetní- tento platební nástroj vám umožňuje použít peníze, které byly dříve připsány na účet spojený s plastem. Pokud uživateli nestačí disponibilní zůstatek, nebude si moci půjčit další finanční prostředky od banky.
2. Kredit– obsluhující bankovní ústav nastaví na kartě limit, v rámci kterého mohou uživatelé platit za nákupy.
3. Debetní karty s možností získání kontokorentu. Firemní klienti mohou při platbě touto kartou využívat nejen prostředky dostupné na účtu, ale také úvěrový limit přidělený bankou. Půjčky budou splaceny automaticky při prvním připsání peněz na kartu.

Vlastnosti plateb na firemní kartu

Firemní karta vydaná finanční institucí zůstává jejím majetkem a peníze na ní patří společnosti, pro kterou byl plast vydán. Klient získává oprávnění pouze používat plast karty při zúčtování, provádět operace pro připsání a utrácení finančních prostředků na kartový účet. Bankou vydanou plastovou kartu podnik v účetnictví neúčtuje.

DŮLEŽITÉ! Společnost není povinna informovat finanční úřad o otevření firemní karty (debetní nebo kreditní). Tato funkce je určena bankovním institucím, které poskytují služby pro vydávání a údržbu těchto platebních produktů.

Zaměstnanci musí zaměstnavateli předkládat písemné zprávy o pohybu na firemní kartě v každém případě, kdy z ní inkasují prostředky nebo s její pomocí provádějí debetní transakce. Peněžní prostředky převedené na tento typ karet se promítají do účetnictví společnosti jako součást zúčtovatelných částek. Odpovědní zaměstnanci, kterým bylo uděleno dispoziční oprávnění k podnikové kartě, jsou povinni:

• předložit závěrečnou zprávu s frekvencí hlášení o pohybu finančních prostředků na podnikových kartách zřízených v podniku (organizace si může vytvořit vlastní šablonu zprávy nebo vyzvat zaměstnance k vyplnění);
• uschovejte si všechny doklady potvrzující provedení každé operace a přiložte je ke zprávě (kontroly, úkony, faktury).

Účetní oddělení poté, co obdrží zprávy od odpovědných úředníků o čerpání prostředků z firemních karet, srovná data s bankovními výpisy. Pokud jsou zjištěny nedostatky související s nepřiměřeným nebo nevhodným utrácením prostředků z firemní karty, může společnost zaměstnanci zadržet výši škody, pokud je splněna řada podmínek:

• částka způsobená akcemi odpovědná osoba poškození lze spolehlivě určit;
• je zdokumentována vina konkrétního zaměstnance;
• na základě výsledků interního šetření vydal ředitel společnosti příkaz k zadržení výše manka;
• od okamžiku nápravy skutečnosti vzniku manka nebo škody do dne vydání příkazu ke srážce určité částky z platu pachatele neuplynul více než měsíc;
• údajná zadržování nejsou zpochybňována osobou, která se provinila.

DŮLEŽITÉ! Firemní karty nelze vydávat zaměstnancům mzdy a sociální dávky.

Počet firemních karet pro jeden podnik není omezen. Organizace si může u banky objednat několik personalizovaných nebo nepersonalizovaných karet a propojit je s jedním nebo různými účty. U každého plastu je možné omezit výši výdajů nastavením individuální limitní hodnoty.

Pomocí firemní karty můžete provádět následující debetní transakce:

• úhrada výdajů zaměstnanců na pracovní cestě;
• provádění převodů ve prospěch veřejných služeb;
• vyrovnání s dodavateli;
• nákup drobného majetku;
• úhrady faktur za služby přímo související s podnikáním společnosti.

Platební postup a limit útraty

Aby byla práce s kartami v rámci firmy odladěna, je doporučeno sledovat pořadí, v jakém jsou prostředky firemních karet zaměstnanci využívány. Za tímto účelem můžete schválit místní zákon, který upravuje schéma vypořádání karet a četnost vykazování utracených peněz.

Vnitřní předpisy pro používání firemní karty plní řadu úkolů:

• minimalizuje rizika sporů s finančními úřady ve věcech výběru hotovosti z karet;
• schvaluje výčet situací, kdy má zaměstnavatel právo uplatňovat vůči odpovědnému zaměstnanci nároky za zneužití peněz, zjištěné manko nebo zneužití;
• činí proces zadržování manka na kartě viníkům co nejtransparentnějším a nejsrozumitelnějším.

V pravidlech pro používání firemních karet schválených podnikem je nutné stanovit limity na odlišné typy výdajové akce, schválit seznam pracovníků přijatých k penězům na plasty a stanovit časový rámec pro takové přijetí. Místní zákon by měl obsahovat vzor hlášení o čerpání prostředků z karty, lhůty pro jeho odevzdání do účetního oddělení. Zaměstnanci, kteří jsou oprávněni provádět platby firemními kartami, musí vystavit potvrzení o uchování PIN kódu k plastovému tajemství před třetími osobami.

POZNÁMKA! Ve vnitřním předpisu o postupu při používání firemních platebních karet je nutné zajistit část popisující opatření k odpovědnosti za přestupky finanční povahy pro pracovníky oprávněné používat firemní plastové karty.

Pokud si společnost otevřela kreditní kartu nebo debetní kartu s kontokorentem, lze pro ni stanovený peněžní limit zvýšit na úkor zdrojů obslužné banky. V tomto případě bude mít společnost úvěrové závazky vůči finanční instituci.

PAMATOVAT SI! Půjčka patří do skupiny přijaté až poté, co hotovostní nebo bezhotovostní úvěrové peníze projdou procesem odpisu. Právě v tuto chvíli by se v účetnictví měly promítnout krátkodobé úvěrové závazky ve výši vyčerpaného úvěrového limitu.

Na odpovědné osoby podléhající používání firemních karet se nevztahují limity stanovené centrální bankou ve směrnici č. 3073-U ze dne 7.10.2013.

Účetnictví, účtování

Skutečnost vydání platební firemní karty zaměstnanci by se neměla promítnout účetní záznamy společnosti. Účtování se provádí za přítomnosti transakcí prováděných pomocí tohoto typu karty. Všechna zúčtování pomocí těchto platebních nástrojů jsou vykázána na účtu 55. Údaje z hlášení osob přiznaných k čerpání prostředků z karet jsou zaneseny na 71 účtů. Analýza se provádí s rozdělením na kartové účty a zvlášť pro každou odpovědnou osobu.

Všechny transakce v účetnictví lze odrážet prostřednictvím takové korespondence:

1. D55 - K51– peněžní prostředky na kartovém účtu byly doplněny z běžného účtu společnosti.
2. D55 - K66– vznikly úvěrové závazky vůči bance z důvodu přečerpání disponibilních zdrojů na firemní kreditní kartě.
3. D91 - K55– došlo k odepsání prostředků z podnikové karty k úhradě provizního poplatku bance.
4. D71 - K55– zaměstnanec provedl debetní transakci pomocí firemní karty.
5. D25 (nebo 26, 60, 10, 44, 76) – D71 byly zohledněny částky uvedené ve zprávě odpovědné osoby.
6. Pokud byl aktivován úvěrový limit, je z něj naběhlý úrok zobrazen transakcí D91 - K66.
7. D66 - K55– splacený úvěr z firemní karty.

Pokud jsou prostředky na kartovém účtu doplněny cizí měnou, měly by být jejich zůstatky k datům vykazování přeceněny. Kurzové rozdíly vzniklé tímto postupem jsou uvedeny na 91 účtech.

Pokud účetní oddělení společnosti nemá rychlý přístup k bankovním výpisům na kartových účtech, provádějí se zápisy do účetnictví s účastí 57 účtů:

• D71 - K57– z karty byla provedena útrata odpovědnou osobou;
• D57 - K55– odráží údaje z hlášení odpovědné osoby a výpisu z účtu o čerpání prostředků z podnikové karty.

Poslední zápis vzniká datem přijetí dokladů potvrzujících pohyb na účtu od obsluhujícího peněžního ústavu. Pokud zaměstnanec nemohl doložit výdaje, které mu vznikly z karty, jsou výdaje uvedeny na bankovním výpisu u transakce D73 - K55. Tyto částky musí buď potvrdit zaměstnanec, aby se prokázala jejich ekonomická proveditelnost, nebo je musí vrátit odpovědná osoba.