Kiek laiko saugomi apskaitos dokumentai? Apskaitos dokumentų saugojimo terminai

Sveiki! Šiandien kalbėsime apie apskaitos dokumentų saugojimo taisykles.

Šiandien sužinosite:

1. Kokius dokumentus reikia saugoti;
2. Kokie yra „saugojimo“ reikalavimai;
3. Kokie saugojimo terminai nustatomi kiekvienai dokumentų rūšiai?

Apskaitos dokumentus galima lyginti su senovinėmis fosilijomis, išsaugančiomis išnykusių gyvūnų pėdsakus. Siuntos, pirkimai, pardavimo sandoriai, įmonės atsiskaitymai jau seniai praeityje, niekas jų neprisimena, o apskaitos dokumentai ir toliau kruopščiai saugo kiekvieną įmonės gyvenimo žingsnį.

Nelaukdami, kol koks „archeologas“ iš apžiūros patikrinimo „atkastų“ pažeidimus, pažvelkime į įmonės dokumentacijos saugojimo taisykles, kurios yra griežtai reglamentuotos įstatymu.

Teisinis pagrindas

Svarbu laikytis įstatymų dėl dokumentų saugojimo laikotarpių, visų pirma todėl, kad audito atveju galite pagrįsti savo išlaidas. Jei dokumentai bus anksti sunaikinti arba pamesti, jūs negalėsite įrodyti bent paties jų egzistavimo fakto. O inspektoriai turės teisę neatsižvelgti į jūsų išlaidas ir priskaičiuos papildomas baudas ir mokesčius.

Būtent todėl saugodami dokumentus turite būti nepriekaištingai – išgelbėsite save ir organizaciją nuo nereikalingų rūpesčių ir procedūrų.

Apskaitos dokumentų saugojimo terminus nustato trys pagrindiniai dokumentai:

• Federalinis įstatymas Nr. 402 „Dėl apskaitos“, paskutinį kartą pakeistas 2018 m. lapkričio 28 d. įstatymu Nr. 444-FZ;
• Sąrašas patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos įsakymu;
• Mokesčių kodas.

Kodėl yra keli teisiniai dokumentai, o ne vienas? Apskaita apima daugybę užduočių, turinčių įtakos ataskaitoms, darbo santykiams, personalo sprendimams ir dar daugiau.

Norminiuose dokumentuose gali būti nurodomi tie patys dokumentai ir gali būti nustatyta skirtinga jų saugojimo tvarka. Taigi atsiranda savotiškas „persidengimas“. Jei du saugojimo laikotarpiai nesutampa, turėtumėte vadovautis ilgesniu laikotarpiu.

Dokumentas pradedamas saugoti ne nuo jo datos, o nuo kitų metų pradžios.

Pavyzdys. Iš tiekėjo gavote 2019 m. vasario 1 d. sąskaitą faktūrą. Jūs žinote, kad jūsų įmonė tokio tipo dokumentus saugo penkerius metus. Remdamiesi tuo, jūs turite teisę sunaikinti popierių po 2024 m. vasario 1 d., nes būtent šią dieną jūsų dokumentas bus oficialiai saugomas penkerius metus.

Dažniausiai oficialiuose dokumentuose yra tokia formuluotė: „saugoti bent tam tikrą metų skaičių“. Tai yra, tikslų laiką parenka pati įmonė, pagal savo galimybes (jei yra kam tvarkyti archyvą, patalpos leidžia). Pasirinkti pagrindinių dokumentų terminai yra priimtini ir geriausiai nurodyti vidaus dokumentuose, pavyzdžiui, dalyje „Archyvo nuostatai“.

Kur laikyti dokumentus

Jei įmonės dokumentų srautas nedidelis, dokumentus galima saugoti toje pačioje patalpoje, kurioje vyksta pagrindinis darbas. Esant didelei popierinei dokumentų apyvartai, įmonės archyvui skiria atskirą patalpą.

Kambarys turi atitikti keletą saugojimo taisyklių:

• Jis neturėtų būti rūsiuose, kur yra daug drėgmės, taip pat turėtų būti šildomas. Pagrindinis šių reikalavimų tikslas – apsaugoti trumpalaikę laikymo terpę nuo drėgmės;
• Langai turi būti sandariai uždengti užuolaidomis, geriau naudoti žaliuzes. Dėl saulės spindulių popierius blunka;
• Patalpa turi būti apsaugota nuo neteisėto patekimo: jei grindys žemos, ant langų turi būti grotos. Durys turi būti užrakintos raktu arba kombinuota spyna.

Jei organizacija negali skirti vietos buhalterinės apskaitos dokumentų archyvui, leidžiama juos saugoti įmonei, kuri specializuojasi archyvų srityje.

Dokumentų saugojimo terminai

Kiekviena dokumentų rūšis turi savo saugojimo laikotarpį – nuo ​​minimalaus iki laikotarpio, kuriame telpa žmogaus gyvybė.

Lentelė su galiojimo laiko sąrašu.

Dokumentacijos tipas	Minimalus tinkamumo laikas ( daugiau įmanoma, kai bus priimtas tinkamas sprendimas įmonių)
Atostogų grafikas
Medicininės apžiūros žurnalas
Atostogų užsakymai
Dokumentų kopijos arba kasos kvitai
Dokumentai apie apskaitos politiką
Auditorių ataskaitos
Atsargų kortelės išėjusiems į pensiją fondams
Pirminiai dokumentai ir registrai
Organizacinės sutartys
CCP dokumentacija	5 metai (skaičiuojama po to, kai jis nebenaudojamas)
Kasos aparatų pasai	Kol pasibaigs galiojimo laikas
Saugos mokymo žurnalas
Ataskaitos apie įmonėje vykdomus procesus (įskaitant nelaimingus atsitikimus)
Darbo istorija	50 metų (jei darbuotojas nustojo dirbti, bet oficialiai neišėjo)
Knyga apie darbo jėgos judėjimą ir tuščių blankų apskaitą
Darbo sutartys
Įsakymai dėl priėmimo į darbą, atleidimo, perkėlimo	50 metų (75 metai, jei dirbo iki 2003 m.)
Asmeninės darbuotojų kortelės	50 metų (75 metai, jei dirbo iki 2003 m.)
Darbo aprašymai	neribotam laikui
Darbuotojų mokymo ir kvalifikacijos kėlimo nuostatai	neribotam laikui
Darbo saugos instrukcijos	neribotam laikui

Dokumentų pateikimas archyvui

Dokumentai pateikiami archyvui ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei dešimt metų) su minimalia tikimybe, kad jų prireiks šiuo metu ar artimiausiu metu. Kaip matėme iš lentelės, kai kurių kategorijų dokumentai saugomi neįtikėtinai ilgai – iki 75 metų.

Dokumentų perdavimas į archyvą vykdomas pagal grafiką, kurį patvirtina įmonės vadovas įsakyme dėl archyvo formavimo. Tai gali būti kartą per mėnesį arba kartą per metus, priklausomai nuo įmonės dokumentų srauto.

Įsakyme turi būti pateiktos ir paaiškintos šios nuostatos:

• Kas atsakingas už dokumentų saugojimą ir išdavimą iš archyvo;
• Kaip tvarkomas archyvinis žurnalas;
• Pasibaigusio galiojimo popierių naikinimo tvarka;
• Kokius renginius ir kokiu dažnumu reikėtų organizuoti, kad archyvas būtų išsaugotas tinkama forma.

Archyve neturi būti fotokopijų. Jei originalas dėl objektyvių priežasčių negali būti patalpintas į archyvą, ten pateikiama patvirtinta kopija.

Idealiu atveju archyve saugomi dokumentai vėliau turėtų būti surišti pagal tam tikrus kriterijus ir surašyti – siekiant padidinti saugumo lygį. Jei dokumentas yra susiūtas siūlais pagal taisykles, beveik neįmanoma nepastebimai pakeisti vieno lapo kitu.

Atlikus šiuos veiksmus, ant brošiūros viršelio dedama identifikuojanti informacija, būtent: metai, serijos numeris, pateiktų lapų skaičius, apskaitos sritis, pateiktų dokumentų tipas ir kiti duomenys.

Atsakomybė už buhalterinės apskaitos dokumentų saugojimą

Įmonės vadovas yra visiškai atsakingas už reikalingų popierių saugumą – jo bus paprašyta tai padaryti. Nepaisant to, kad vadovybė visada deleguoja archyvo priežiūrą savo darbuotojams.

Baudų dydis yra tiesiogiai proporcingas prarasto dokumento reikšmei. Už nežymius pažeidimus numatyta administracinė atsakomybė – bauda nuo 300 iki 500 rublių. Jei dėl popieriaus nebuvimo iškraipoma apskaitos ataskaita, vadovas ir vyriausiasis buhalteris gali būti nubausti 2000–3000 rublių bauda.

Pavojingiausi nuostoliai gali būti pirminiai dokumentai, registrai ir sąskaitos faktūros. Jie naudojami tvarkant mokesčių apskaitą, o už galimą mokesčių slėpimą yra griežtai baudžiama bauda nuo 10 000 iki 30 000 rublių.

Su dideliu užsidegimu dokumentų nebuvimas gali būti vertinamas kaip apgaulė ir gali būti pritaikytas Baudžiamojo kodekso straipsnis. Dėl šio blogiausio scenarijaus atsakingam asmeniui gresia bauda iki milijono rublių ir laisvės atėmimas iki šešerių metų.

Jei darbuotojai patys nustato, kad trūksta dokumentų, jie turi nedelsdami apie tai pranešti savo vadovui. Vadovaujantis apskaitos taisyklėmis, vadovas privalo paskirti komisiją nuostolių priežastims nustatyti.

Komisijos darbo rezultatas turėtų būti tyrimo rezultatų ataskaitos parengimas. Net jei akte nepaaiškinamas dokumentų praradimas, jis patikrinimo institucijoms parodys jų nenorą slėpti informaciją.

Yra daugybė aplinkybių, kurios gali paaiškinti dokumentų praradimą ir už tai neatsakyti. Tokie atvejai apima force majeure stichinių nelaimių ar įsilaužimo, patalpų padegimo forma. Vadovybė turi iš anksto gauti pažymą iš priešgaisrinės tarnybos ar teisėsaugos institucijų, paaiškinančių dokumentų praradimą.

Pasibaigusių dokumentų sunaikinimas

Jei archyvas sukurtas logiškai (datos lentynose ir aplankuose lengvai matomos, prieiga prie aplankų nesudėtinga, dokumentai išdėstyti griežtai pagal tipą), su dokumentų šalinimo procedūra daug vargo nebus.

Tradiciškai jį galima suskirstyti į du etapus:

• Dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, identifikavimas;

Pirmas lygmuo daro prielaidą, kad įmonė po vidaus taisyklių nustatyto laikotarpio sutvarko susikaupusius popierius ir iš lentynų išima tuos aplankus, kurių turinio nebegalima saugoti.

Didelėse įmonėse, turinčiose didžiulį dokumentų srautą, parenkama konkreti renginio data ar datų serija, sušaukiama kelių žmonių ekspertų komisija, kuri daugybę valandų praleidžia archyve, identifikuoja, ko reikėtų atsikratyti. Šie žmonės turi turėti aukštą įgūdžių lygį, kad galėtų atskirti svarbius dokumentus nuo nesvarbių.

Pirma, šiuos veiksmus patvirtina vadovo išduotas laisvos formos inventorizacijos įsakymas. Jame išvardyti dalyviai, tikslai ir datos.

Antra, patys dalyviai surašo aktą dėl pasirinktų dokumentų, kuriame jie trumpai išvardijami. Kiekvieno dokumento detalės nenurodomos - tai nėra būtina, be to, esant didelėms apimtims, tokie veiksmai „suvalgys“ komisijos narių laiką.

Pavyzdys. Jei reikia nurašyti vienarūšius apskaitos dokumentus, pakanka nurodyti: „Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai už laikotarpį nuo 2013-01-01 iki 2013-12-31 - 1 langelis.

Jei apimtys tikrai didelės, įmonė gali samdyti profesionalius archyvarus. Jie ne tik neleis sunaikinti reikalingų dokumentų, bet ir išrašys oficialią inventorizaciją, kas buvo sunaikinta.

Mažose įmonėse popierių naikinimo užduotis pavedama arba tik archyvo darbuotojui, arba vienam buhalteriui. Tuo pačiu, siekiant procedūros teisėtumo, taip pat turi būti surašytas įsakymas ir aktas.

Antrasis etapas numato, kad nesamdydami archyvarų iš išorės, įmonės darbuotojai arba sunaikina popierius smulkintuvu, arba suplėšia rankomis. Antrasis įmanomas tik su labai mažu popierių kiekiu.

Nepriimtina kaip juodraščius naudoti kitą likviduojamų dokumentų pusę. Privalomo saugojimo dokumentuose gali būti konfidencialių asmens duomenų arba mokesčių paslapčių.

Apskaitos dokumentai sudaro iki 80% viso organizacijos dokumentų srauto. Apskaitos dokumentų saugojimas ir savalaikis sunaikinimas daugeliui buhalterių yra neatidėliotinas uždavinys. Dažniausiai ypatingas dėmesys skiriamas teisės aktų reikalavimams dėl apskaitos dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų. Būtent į šiuos du klausimus bandys atsakyti archyvų įmonės „Delis Archive“ ekspertas.

1. Buhalterinės apskaitos dokumentų saugojimo tvarka – kam saugoti dokumentus?

Dokumentų saugojimo tvarką reglamentuoja šie pagrindiniai dokumentai:

• 2004 m. spalio 22 d. federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvų reikalų Rusijos Federacijoje“;
• pagrindinės organizacijos archyvo darbo taisyklės - patvirtintos Federalinio archyvo 2002-06-02 sprendimu (toliau - Pagrindinės taisyklės);
• standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus, patvirtintą Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu N 558;
• galiojantys Dokumentų ir dokumentų srauto apskaitoje nuostatai, patvirtinti SSRS finansų ministerijos 1983-07-29 įsakymu Nr.105.

Pareiga saugoti dokumentus, sukurtus atvirųjų ir uždarųjų akcinių bendrovių veikloje, nustatyta Akcinių bendrovių dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų nuostatuose, patvirtintuose Federalinės vertybinių popierių rinkos komisijos liepos 16 d. , 2003 N 03-33/ps. Ribotos atsakomybės bendrovės atitinkamai vadovaujasi federaliniu įstatymu „Dėl ribotos atsakomybės bendrovių“, priimtu 1998-02-08 Nr. 14-FZ.

Apskaitos dokumentų saugojimo tvarka nustatyta 1996 m. lapkričio 21 d. federaliniame įstatyme N 129-FZ „Dėl apskaitos“, taip pat Rusijos Federacijos mokesčių kodekse.

1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo N 129-FZ „Dėl apskaitos“ 17 straipsnyje nustatyta, kad organizacijos privalo saugoti apskaitos dokumentus (pirminius apskaitos dokumentus, kurių pagrindu įmonė tvarko apskaitos įrašus, apskaitos registrus, finansines ataskaitas). Valstybės archyvų reikalų organizavimo taisyklėse nustatytais terminais, tačiau minimalus saugojimo terminas negali būti trumpesnis kaip penkeri metai.

Panašus reikalavimas nustatytas Rusijos Federacijos apskaitos ir finansinės atskaitomybės tvarkymo taisyklių, patvirtintų Rusijos finansų ministerijos 1998 m. liepos 29 d. įsakymu N 34n, 98 punkte.

Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas įpareigoja mokesčių mokėtojus ketverius metus užtikrinti apskaitos ir mokesčių apskaitos duomenų bei kitų dokumentų, reikalingų mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti, saugumą. Tai galioja ir dokumentams, patvirtinantiems pajamų gavimą, išlaidų atsiradimą, taip pat mokesčių sumokėjimą (išskaičiavimą). Šios taisyklės privalo laikytis individualūs verslininkai, naudojantys supaprastintą mokesčių sistemą, nebent įstatyme numatyti kiti terminai.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašas, suformuotas vykdant valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklą, nurodant saugojimo terminus, patvirtintą Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu N 558 (toliau – Sąrašas).

Į šį sąrašą įtraukiami tipiniai valdymo archyviniai dokumentai, sukurti vykdant valstybės įstaigų, savivaldybių ir organizacijų veiklą vykdant vienodo tipo (bendras visoms ar daugumai) valdymo funkcijas, neatsižvelgiant į nuosavybės formą, nurodant saugojimo terminus. . Sąraše pateikiami į skyrius suskirstyti dokumentai, sudaryti registruojant organizacijų ūkinio gyvenimo faktus, ir jo naudojimo instrukcijos. Tarp Sąraše paryškintų skyrių visų pirma yra 4 skyrius „Apskaita ir atskaitomybė“, kuriame yra 4.1 poskyriai. „Apskaita ir atskaitomybė“ ir 4.2 „Statistinė apskaita ir atskaitomybė“.

Norint automatiškai nustatyti apskaitos dokumentų saugojimo terminus, rekomenduojame naudotis nemokama paslauga „Archivar Online“, kuri dokumentų ieško pagal tris pagrindinius sąrašus, tarp jų ir Kultūros ministerijos įsakymu patvirtintą tipinių tvarkymo archyvinių dokumentų sąrašą. Rusijos Federacija 2010 m. rugpjūčio 25 d.

Taip pat reikėtų pažymėti, kad pagal 2004 m. spalio 22 d. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ „Dėl archyvų reikalų Rusijos Federacijoje“ 5 straipsnį archyviniai dokumentai apima visus dokumentus, neatsižvelgiant į jų laikmenos tipą. Tai reiškia, kad dokumentų saugojimas taikomas tiek popieriniams, tiek elektroniniams dokumentams.

Atkreipiame dėmesį, kad 2013 m. sausio 1 d. įsigalioja 2011 m. gruodžio 6 d. federalinis įstatymas Nr. 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“, kurio 29 straipsnyje nurodyta, kad yra taikomi pirminiai apskaitos dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos (finansinės) ataskaitos. saugoti ūkio subjektą per Valstybės archyvo reikalų organizavimo taisyklėse nustatytą laikotarpį, bet ne trumpiau kaip penkerius metus nuo ataskaitinių metų. Tai atitinka anksčiau galiojusias mokesčių ir apskaitos įstatymų normas.

Apskaitos politikos dokumentus, ūkio subjekto standartus, kitus su buhalterinės apskaitos tvarkymu ir tvarkymu susijusius dokumentus, įskaitant priemones, užtikrinančias elektroninių dokumentų atgaminimą, taip pat elektroninio parašo tikrumo patikrinimą, turi saugoti ūkio subjektas ne trumpiau kaip penkerius metus nuo tų metų, kuriais jie paskutinį kartą rengė buhalterinę (finansinę) atskaitomybę.

2. Atsakomybė už netinkamą apskaitos dokumentų saugojimą

Visų pirma, vadovas yra atsakingas už organizacijos dokumentų, įskaitant pirminius apskaitos dokumentus, saugojimo organizavimą. Įstaigos vyriausiasis buhalteris taip pat atsakingas už pirminių apskaitos dokumentų, apskaitos registrų ir finansinių ataskaitų saugą.

Dokumentai gali būti prarasti dėl stichinių nelaimių ar neteisėtų trečiųjų šalių veiksmų. Jei dokumentai prarandami dėl kažkieno neteisėtų veiksmų (pavyzdžiui, vagystės), tai šį faktą turi patvirtinti teisėsaugos institucijos. Dokumentų praradimą dėl stichinių nelaimių taip pat dokumentuoja atitinkamos institucijos. Gaisro atveju tai gali būti priešgaisrinės priežiūros institucijų išduota pažyma.

Praradus pirminius apskaitos dokumentus, organizacijos vadovas, vadovaudamasis Dokumentų ir dokumentų srauto nuostatų 6.8 punktu, įsakymu paskiria komisiją praradimo priežastims ištirti.

Pirminių dokumentų, pagrindžiančių bet kokios ūkinės operacijos užbaigimą, nebuvimas, vadovaujantis 2007 m. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis nurodo šiurkščius pajamų ir išlaidų apskaitos taisyklių pažeidimus, o tai reiškia:

• pirminių dokumentų, sąskaitų faktūrų ar apskaitos registrų trūkumas;
• sistemingas (du ir daugiau kartų per kalendorinius metus) nesavalaikis ar neteisingas atspindėjimas apskaitoje ir mokesčių mokėtojo lėšų, materialiojo turto, nematerialiojo turto ir finansinių investicijų ūkinių operacijų ataskaitose.

Už apskaitos dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų pažeidimą numatyta administracinė atsakomybė – bauda pareigūnams sieks nuo 2000 rublių. iki 3000 rub. (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.11 straipsnis). Pirminių dokumentų, sąskaitų faktūrų ir apskaitos registrų nebuvimas yra mokestinis nusikaltimas. Atsakomybė už tai numatyta Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnyje. Minimali bauda pagal šį straipsnį yra 5000 rublių. Už dokumentų saugą atsako vyriausiasis buhalteris. Būtent jis turi teisę priimti sprendimą dėl tokių dokumentų išdavimo įmonės struktūrinių padalinių darbuotojams.

Kalbant apie atsakomybę už apskaitos dokumentų saugojimo taisyklių nesilaikymą, tai gali būti tiek administracinė, tiek mokestinė. Kaip minėta pirmiau, pirminių dokumentų ir apskaitos registrų nebuvimas yra šiurkštus pajamų, išlaidų ir apmokestinamųjų objektų apskaitos taisyklių pažeidimas ir užtraukia baudą nuo 5 000 iki 15 000 rublių. (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis).

Administracinė bauda šiuo atveju gali būti skiriama tiek už dokumentų saugojimo archyvavimo reikalavimų pažeidimą (Administracinio kodekso 13.20 str. - 300-500 rublių), tiek už šiurkštų buhalterinės apskaitos taisyklių pažeidimą, jeigu dėl dokumentų trūkumo buhalterinės ataskaitos iškraipomos (Administracinio kodekso 15.11 str. - 2000-3000 tūkst. rublių).

Dokumentų naikinimas nesilaikant jų saugojimo terminų yra neteisėtas ir užtraukia administracinę atsakomybę. Vadovaujantis str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.20 punktas nustato administracines sankcijas už dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ar naudojimo taisyklių pažeidimą – įspėjimą arba administracinę baudą.

3. Dokumentų sunaikinimas atsižvelgiant į jų galiojimo laiką

Vadovaujantis Federalinio archyvo 1995 m. sausio 19 d. įsakymu Nr. 2 patvirtintų Įstaigos, organizacijos, įmonės nuolatinės ekspertų komisijos pavyzdinių nuostatų 1.1 punktui 1.1. veikla, atrenkant ir paruošiant jas perduoti valstybiniam saugojimui Archyve organizacija sukuria nuolatinę ekspertų komisiją.

Jame dirba kvalifikuoti specialistai iš visų esamų įmonės struktūrinių padalinių, galintys įvertinti tam tikros rūšies dokumentų vertę. Ekspertų komisijos sudėtį tvirtina organizacijos vadovas. Būtent ekspertų komisija organizacijoje sprendžia nuolatinio ir laikinojo saugojimo dokumentų atranką, taip pat priima sprendimus dėl dokumentų, kurių saugojimo terminai pasibaigę, sunaikinimo.

Ši ekspertų komisija atlieka dokumentų vertės tyrimą jų paruošimo archyviniam saugojimui etape ir atrenka organizacijos dokumentus tolesniam saugojimui ir sunaikinimui. Atitinkamai likvidacinė komisija turi sudaryti ekspertų komisiją ir atlikti visų esamų organizacijos dokumentų ekspertizę.

Remiantis likvidacinės komisijos dokumentų tyrimo rezultatais, turėtų būti organizuojama dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, naikinimo procedūra. Fizinio dokumentų sunaikinimo principai nustatyti 9.9 punkte. Rusijos Federacijos nacionalinis standartas „Informacijos, bibliotekos ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai. GOST R ISO 15489-1-2007“, patvirtintas Rostekhregulirovanie įsakymu, 2007 m. kovo 12 d. N 28-Art.

Pagal 2004 m. spalio 22 d. federalinį įstatymą N 125-FZ „Dėl archyvų reikalų Rusijos Federacijoje“, likviduojant nevyriausybines organizacijas, archyviniai dokumentai, dokumentai apie personalą, taip pat archyviniai dokumentai, suformuoti jų veikla ir įtraukta į Rusijos Federacijos archyvų fondą, yra įtraukta į Rusijos Federacijos archyvų fondą, kurių laikino saugojimo terminai nepasibaigę, likvidacinė komisija perduoda tvarkingai saugoti į atitinkamą valstybės ar savivaldybės archyvą. likvidacinės komisijos ir valstybės ar savivaldybės archyvo susitarimo pagrindu. Likvidacinė komisija kartu organizuoja ir likviduojamos organizacijos archyvinių dokumentų organizavimą.

Vadinasi, jeigu dokumentų saugojimo terminas nepasibaigęs, jų užsakymą ir perdavimą valstybės ar savivaldybės archyvui pagal atitinkamą sutartį privalo organizuoti likvidacinė komisija.

Jei organizacija nėra valstybės ir savivaldybių archyvų įsigijimo šaltinis, tada dokumentų naikinimas atliekamas nesuderinus su archyvų institucijomis.

Organizacijose, kurios neperduoda dokumentų į valstybės archyvą, naikintini dokumentai nustatomi tik surašius kasmetines nuolatinio saugojimo bylų aprašų dalis, o personalui – tik gavus organizacijos vadovo pritarimą.

Dokumentų, kurių saugojimo terminai pasibaigę, sunaikinimas turi būti įformintas ekspertų komisijos parengtame akte, patvirtintame organizacijos vadovo. Vieningos formos tokiam aktui nėra, todėl organizacija turi sukurti savo formą (akte turi būti pateikti visi įstatyme N 129-FZ privalomi laikomi duomenys) ir įtvirtinti jos naudojimą įmonės apskaitos politikoje. Dar kartą primename, kad savarankiškai parengtoje akto formoje turi būti visi Įstatymo Nr. 129-FZ priskiriami privalomieji rekvizitai.

Dokumentai naikinami tik atlikus inventorizaciją nurodytam laikotarpiui. Neperžiūrėjus dokumentuose nurodyto laikotarpio, jie negali būti sunaikinti. Dokumentų saugojimo termino pradžia laikoma kitų metų sausio 1 d., einančių po jų sudarymo (ar priėmimo į apskaitą) metų. Pavyzdžiui, 2010 m. sudarytų failų saugojimo laikotarpis pradedamas skaičiuoti 2011 m. sausio 1 d.

Taip pat pažymėtina, kad nepriklausomai nuo to, ar organizacija yra valstybės archyvų įsigijimo šaltinis, ar ne, bylų skyrimą naikinti gali atlikti specializuota (archyvinė) įmonė. Šis metodas leidžia:

• iki minimumo sumažinti klaidingo (neteisėto) dokumentų parinkimo naikinti riziką arba perduoti tai trečiajai šaliai;
• sumažinti nepagrindinį buhalterio darbo krūvį;
• žymiai padidinti sunaikinimo atvejų nustatymo efektyvumą;
• griežtai laikantis teisės aktų parengti bylų skyrimo sunaikinti aktą.

4. Buhalterinės apskaitos dokumentų saugojimo praktika

Norėdama saugoti dokumentus, organizacija gali naudotis specializuotos archyvavimo įmonės paslaugomis (dokumentų saugykla ne vietoje) arba susikurti savo archyvą. Organizacijos teisė kurti archyvą yra įtvirtinta 2004 m. spalio 22 d. federaliniame įstatyme N 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“.

Jei organizacija saugo dokumentus namuose, šiems tikslams įmonė turi skirti atskirą patalpą, kurioje paprastai yra įrengtos specialios lentynos ar stelažai. Jei archyvo patalpoje yra langai, juos reikėtų uždengti užuolaidomis arba įtaisyti žaliuzes, nes kitaip nebus įmanoma apsaugoti dokumentų nuo šviesos, todėl jie gali išblukti. Be to, šiems tikslams, o ne lentynoms, galite naudoti aklas spinteles.

Langų angas patartina įrengti metalinėmis grotelėmis, ypač jei sandėliukas yra pirmame arba cokoliniame pastato aukšte, be to, archyve geriau įrengti metalines duris. Tokios priemonės leis organizacijai išvengti neteisėto patekimo į archyvo patalpas.

Kad nereikėtų gaišti daug laiko ieškant reikalingų dokumentų, organizacija turėtų sudaryti bylų sąrašą, kurio kopija turi būti patalpinta pačiame archyve.

Atkreipkite dėmesį, kad buhalterinės apskaitos dokumentų išdavimas iš apskaitos skyriaus, taip pat iš įmonės archyvo kitų organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojams paprastai neleidžiamas. Kai kuriais atvejais dokumentai gali būti išduodami, tačiau tik gavus vyriausiojo buhalterio leidimą.

Aukščiau paminėtas dokumentų saugojimas ne biure yra efektyvus apskaitos archyvo organizavimo būdas, kai apskaitos dokumentai yra perkeliami saugojimui į profesionalų archyvą, aprūpintą modernia įranga (archyvo stelažai, specializuotos dėžės, prieigos kontrolės ir priešgaisrinės saugos sistemos). . Pagrindiniai šios technologijos pranašumai yra šie:

• sumažinti nepagrindinį buhalterio darbo krūvį;
• apsauga nuo neteisėtos prieigos prie konfidencialios informacijos;
• svarbių dokumentų sauga;
• sumažinti išlaidas, susijusias su savo archyvo įrengimu ir vėlesne jo priežiūra;
• biuro patalpų atlaisvinimas.

Buhalterinės apskaitos dokumentų saugojimo būdo pasirinkimas, kaip taisyklė, priklauso nuo įmonės finansinių galimybių, saugomos dokumentacijos apimties ir jos kiekio didėjimo tempo, saugos tarnybos reikalavimų ir įmonės pramonės specifikos.

Darbo procese verslininkas sukaupia daug įvairių popierių: pažymų, pažymų, blankų. Individualaus verslininko dokumentų saugojimas yra sudėtingas, bet būtinas uždavinys. Kaip juos laikyti: gal ant rašomojo stalo ar turėti seifą su lazerinės apsaugos technologija? Pasirodo, įstatymai numato įvairių variantų. Papasakosime apie svarbių individualaus verslininko dokumentų saugojimo terminus.

Kokius dokumentus saugoti

Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“ nustato, kokie dokumentai turi būti saugomi ir kiek metų.

Įvairūs įstatymų ir kodeksų straipsniai reglamentuoja tam tikrų su ūkine veikla susijusių dokumentų saugojimo terminą:

1. Buhalterinės apskaitos dokumentai, mokesčių apskaitos duomenys, visi dokumentai apie gautas pajamas ir išlaidas, reikalinga mokesčiams apskaičiuoti, taip pat dokumentai, patvirtinantys jau sumokėtus mokesčius, turi būti saugomi ne trumpiau kaip 4 metus. Ši pareiga išdėstyta Įstatymo 8 straipsnio 8 dalyje. 23 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas.
2. Apskaitos išrašai ir pirminiai apskaitos dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 5 metus, kaip nurodyta 1 str. Federalinio įstatymo „Dėl apskaitos“ Nr. 402-FZ 29 str.
3. Visus pirminius individualių verslininkų apskaitos ir registracijos dokumentus, pajamų ir išlaidų apskaitos knygą (KUDiR), remiantis Rusijos finansų ministerijos įsakymo Nr. 86 12 dalimi, individualus verslininkas turi saugoti ne trumpiau kaip 4 metų.
4. Draudimo įmokų į Pensijų fondą (PFR), Socialinio draudimo fondą (FSD) ir Privalomojo sveikatos draudimo fondą (PDF) sumokėjimą patvirtinantys dokumentai turi būti saugomi 6 metus, remiantis PMĮ 8 punktu. 212-FZ federalinio įstatymo 28 str.
5. Darbuotojų, įskaitant laikinai įdarbintus, asmens bylos ir kortelės, darbo sutartys su darbuotojais, dokumentai apie atleidimą ir priėmimą į darbą, remiantis Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 558, turi būti saugomi 75 metus. Šiame įsakyme pateiktame sąraše galite sužinoti dokumento saugojimo laiką pagal jo tipą.

Darbuotojų asmens bylos ir kortelės, darbo sutartys su darbuotojais, atleidimo ir priėmimo į darbą dokumentai turi būti saugomi 75 metus.

Nurodytas dokumentų saugojimo terminas galioja visiems individualiems verslininkams, taip pat ir likvidavusiems veiklą.

Kur laikyti dokumentus

Dokumentų saugojimo vietą nustato pats individualus verslininkas. Tai gali būti biuro dalis, atskira patalpa (ne rūsys ar palėpė) arba trečiosios šalies archyvavimo organizacija (jei yra daug dokumentų). Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 14 ir 17 straipsniai numato verslininko pareigą laikytis archyvavimo taisyklių, įskaitant būtinų dokumentų paskelbimo sąlygų sudarymo ir jų sisteminimo taisykles. Turite užtikrinti pačių popierinių laikmenų ir jų turinio saugumą nuo išorinių poveikių.

Jei pamesti ar sugadinti individualaus verslininko dokumentai

Jūsų pirminių dokumentų, buhalterinės apskaitos ir mokesčių registrų, sąskaitų faktūrų neturėjimas, taip pat neteisingas duomenų atspindėjimas finansiniuose dokumentuose sistemingai (daugiau nei du kartus per metus) yra šiurkštus pažeidimas, reglamentuotas 2005 m. 120 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Šiuo atveju bauda yra 10 000 rublių.

Pamestus dokumentus galima ir reikia atkurti. Galite dar kartą prašyti sutarčių, aktų, sąskaitų faktūrų iš savo sandorio šalių. Pametus buhalterinį dokumentą, būtina užsakyti tyrimą, galbūt pateikus pažymą apie praradimo priežastį (potvynis, vagystė, gaisras) iš atitinkamos tarnybos. Tyrimo rezultatais pagrįsta ataskaita su laisvos formos prašymu siunčiama mokesčių inspekcijai (FTS) – ten jie savo ruožtu nustato terminus popieriams atkurti.

Individualaus verslininko registracijos dokumentų galima paprašyti mokesčių inspekcijoje individualiai, pateikus prašymą išduoti dublikatą ir 300 rublių valstybės rinkliavos sumokėjimo kvitą.

Už pirminių dokumentų ir apskaitos registrų nebuvimą galite gauti 10 000 rublių baudą.

Pasibaigus archyvavimo terminui, saugomus dokumentus galima utilizuoti: sudeginti arba iškirpti naudojant specialią įrangą. Tačiau būkite ypač atsargūs, kad netyčia nesugadintumėte duomenų, kurie vis dar galioja arba kuriuos reikia saugoti.

Įstatymas neriboja individualaus verslininko dokumentų, kuriuos galima archyvuoti, sąraše. Jei jums ramu ir patogu viską laikyti, laikykite, bet ne ten, kur norite, o specialiose tam skirtose vietose. Tinkamai archyve patalpinti dokumentai, kaip ir šarvai, apsaugos jūsų verslą kilus ginčams su mokesčių inspekcija ar sandorio šalimis.

Kiek laiko saugomi apskaitos dokumentai? Klausimas labai svarbus ir aktualus. Straipsnyje yra pavyzdys, kuriame nurodomi apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpiai organizacijoje (lentelė): pirminis, grynųjų pinigų ir atskaitomybės.

Kaip nurodyta pagrindiniame apskaitos įstatyme 402-FZ, apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis neturėtų būti

• mažiau nei 5 metai nuo ataskaitinių metų (Įstatymo 402-FZ 29 straipsnio 1 punktas) pirminiams ir kasos apskaitos registrams;
• mažiausiai 5 metus, skaičiuojant nuo paskutinio naudojimo metų. Tai taikoma apskaitos politikai ir kitiems vietiniams aktams, kurie nustato apskaitos tvarką, metodus ir metodus konkrečioje įmonėje.

Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad apskaitos dokumentų saugojimo tvarką, įskaitant jų saugojimo terminus, kiekviena organizacija nustato savarankiškai, atsižvelgdama į normas ir reikalavimus:

• Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas;
• nuostatas, patvirtintas Rusijos Federacijos vertybinių popierių rinkos federalinės komisijos 2003 m. liepos 16 d. nutarimu Nr. 03-33/ps UAB.

Jeigu kiekviename iš nurodytų teisės aktų tiems patiems dokumentams nustatytas skirtingas terminas, faktinis turi būti nustatytas pagal aktą, kuriame nurodytas maksimalus terminas.

Lentelėje rasite atsakymus į klausimą, kiek laiko saugoti apskaitos dokumentus pagal rūšis su nuorodomis į teisės aktus.

	Kiek laiko laikyti	Bazė
Mokesčiai, įskaitant pirminius ir sąskaitas faktūras	4 metai nuo mokestinio laikotarpio, kurį paskutinį kartą naudotas, pabaigos (mokesčiui apskaičiuoti ir teikti ataskaitas)
Mokesčių apskaitos registrai ir mokesčių atskaitomybė (deklaracijos, avansinių mokėjimų apskaičiavimai, 2-NDFL pažymos ir kt.)	5 metai po sudarymo metų
Draudimo įmokų apskaičiavimui ir mokėjimui (T-49, T-51, T-53, piniginės ir banko išmokos darbuotojams, nedarbingumo atostogoms, įmokų pervedimo mokėjimo lapeliai, draudimo įmokų apskaičiavimai ir kt.)	6 metai nuo tų metų, kuriais jis paskutinį kartą buvo naudojamas draudimo įmokoms apskaičiuoti ir pranešti	p. 6 punkto 3.4 str. 23 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas
Personalui (darbo sutartys, asmens kortelės (T-2), asmeninės darbuotojų sąskaitos (T-54), įsakymai ir nurodymai dėl priėmimo į darbą, perkėlimo, atleidimo, premijų ir kt.)	Priklausomai nuo sukūrimo datos:
Kasos aparatai atlyginimams, įskaitant atsiskaitymo (T-49) ir darbo užmokesčio (T-53) išrašus, išrašyti	Praėjus 5 metams nuo metų, kuriais jis buvo sudarytas, pabaigos. Bet jei asmeninių paskyrų (T-54) nėra, priklausomai nuo sukūrimo datos: iki 2003 m. - saugomi 75 metus nuo sukūrimo datos; sukurta 2003 metais ir vėliau – 50 metų nuo sukūrimo datos	Art. 412, 2010-08-25 įsakymo Nr.558 1.4 p. 3 punktas str. 3, 1 dalis, 2 dalis str. Archyvų reikalų įstatymo 22.1 p.:
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai (grafikai), darbo laiko žurnalai	5 metai nuo metų, kuriais jie buvo sudaryti, pabaigos. Jei buvo tvarkomi įrašai apie darbo kenksmingomis ar pavojingomis sąlygomis laikotarpius, atsižvelgiant į sukūrimo datą: iki 2003 m. - saugomi 75 metus nuo sukūrimo datos; sukurta 2003 metais ir vėliau – 50 metų nuo sukūrimo datos	Art. 586, 2010-08-25 įsakymo Nr.558 1.4 p. 3 punktas str. 3, 1 dalis, 2 dalis str. Archyvų įstatymo 22.1 p

Apskaitos dokumentų saugojimą organizacijoje svarbu organizuoti pagal aukščiau paminėtus teisės aktus. Jei dokumento saugojimo terminas nepasibaigęs ir jo paprašo mokesčių inspekcija, socialinio draudimo fondas ar darbo inspekcija, atlikdamas patikrinimą vietoje arba dokumentų, tačiau jo fiziškai nėra, organizacijai bus skirta bauda. dėl 1 punkto Art. 126 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas 200 rublių suma. už kiekvieną nepateiktą dokumentą. Organizacijai ir pareigūnui taip pat gresia administracinės baudos (1 dalis Art. 5.27, 1 dalis Art. 15.6, 3, 4 dalis Art. 15.33 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas, str. 125-FZ 26.31).

Pažiūrėkime į pavyzdį, kaip nustatyti 2017 metų III ketvirtį gauto važtaraščio ir sąskaitos faktūros tinkamumo vartoti terminą. Prekės buvo priimtos į apskaitą, PVM atskaitytas tą patį ketvirtį. 4-ajame ketvirtyje 2017 metais prekės buvo parduotos, o jų savikaina buvo atsižvelgta į sąnaudas skaičiuojant pelno mokestį.

Sąskaitos saugojimo terminas yra iki 2021 m. rugsėjo 30 d., kadangi ja buvo skaičiuojamas PVM 2017 m. III ketvirtį (prašėsi atskaitos), o laikotarpis skaičiuojamas kaip 4 metai nuo mokestinio laikotarpio, kurį sąskaita faktūra buvo išrašyta. naudotas, t.y nuo 2017-10-01.

Važtaraščio galiojimo laikas priklauso nuo jo kvalifikacijos:

• kad patvirtintume teisę į PVM atskaitą, skaičiuojame ketverių metų laikotarpį nuo 2017-10-01 ir gauname 2021-09-30 (pagal analogiją su sąskaita faktūra);
• prekių savikainą pripažinti sąnaudomis skaičiuojant pelno mokestį, ketverių metų laikotarpį skaičiuojame nuo 2018-01-01 (kadangi pelno mokesčio mokestinis laikotarpis yra metai) ir gauname 2021-12-31;
• kaip pirminis dokumentas - skaičiuojame 5 metus nuo tų metų, kuriais prekių savikaina pripažįstama sąnaudomis, t.y nuo 2018-01-01 ir gauname 2022-12-31.

Ataskaitų teikimas ir registravimas tam tikrą laikotarpį yra galiojančių teisės aktų reikalavimas.

Tai reiškia, kad per nurodytą laikotarpį prireikus turi būti užtikrinta galimybė susipažinti su dokumentais ir galimybė jais visapusiškai pasinaudoti.

Kokius dokumentus reikia saugoti privalomai?

Dokumentai, kuriuos reikia saugoti, sąlyginai galima padalinti dėl dokumentų:

• kurios veikia ataskaitiniais metais;
• kurie visada reikalingi darbe, nepaisant to, kad jie nenaudojami kasdien.

KAM pirmoji grupė dokumentai apima:

Laikyti reikalingi su pirmąja grupe susiję dokumentai:

• apskaitos tikslais (Buhalterinės apskaitos įstatymo 29 str. Nr. 402-FZ) - ne mažiau kaip penkeri metai nuo ataskaitinių metų pabaigos arba metų, kuriais šie dokumentai buvo paskutinį kartą panaudoti;
• mokesčių apskaitos tikslais (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnis) - ne trumpesniam kaip 4 metų laikotarpiui. Kartu Kodeksas gali nustatyti ilgesnius saugojimo terminus. Pavyzdžiui, Rusijos Federaciją sudarančio subjekto investicinio projekto dalyvis privalo saugoti visus dokumentus 6 metus. O patirto nuostolio dydžiui patvirtinti – visam laikotarpiui, per kurį jos pagalba jis mažinamas ir kurį galima skaičiuoti ne po vienerių ar dvejų metų.

Co. antroji grupė Tai apima dokumentus, kurie turi būti saugomi įmonėje per visą jos veiklos laikotarpį. Visų pirma, LLC „Ribotos atsakomybės bendrovių įstatymas“ Nr. 14-FZ numato: privalomo saugojimo sąrašas dokumentacija vietoje:

• registracijos dokumentai, įskaitant steigiamąjį susirinkimą (sprendimą) dėl bendrovės steigimo;
• dokumentus, patvirtinančius nuosavybės teisę į įmonės balansą;
• steigėjų ir kitų asmenų susirinkimų protokolai;
• vertybinių popierių išleidimo dokumentai;
• atskirų įmonės padalinių nuostatai;
• filialų sąrašai;
• įvairių reguliavimo institucijų išvados tam tikrais įmonės veiklos klausimais (dėl atliktų patikrinimų ir kt.);
• ir kitus dokumentus, kuriuos įmonė privalo turėti pagal galiojančius teisės aktus.

Kiek laiko reikia saugoti apskaitos dokumentus?

Bendras bet kokių apskaitos dokumentų saugojimo terminas yra ne trumpesnis kaip 5 metai.

Tačiau kai kuriais atvejais jis gali būti daug didesnis. Žemiau pateikiama suvestinė lentelė su galiojimo laiku.

Dokumentacijos rūšys	Galiojimo laikas
Pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, atskaitomybė ir auditorių išvados dėl jų, apskaitos politika ir kiti apskaitos organizavimo ir tvarkymo įmonėje dokumentai	Atsižvelgiant į Archyvavimo taisyklėse nustatytus terminus, bet ne trumpesnį kaip penkeri metai
Ilgalaikio turto inventorizacijos kortelės	Įmonės vadovo nustatytu laikotarpiu, atsižvelgiant į archyvavimo taisykles, bet ne trumpesnį kaip penkerių metų laikotarpį
Dokumentų ar jų priešlapių, patvirtinančių, kad įmonė priima grynuosius pinigus, įskaitant atsiskaitymus mokėjimo kortelėmis, kopijos	Bent penkerius metus
Kasos įrangos išleidimo, įsigijimo, priežiūros, registravimo ir paleidimo į eksploataciją dokumentai. ECLZ ir kiti fiskaliniai diskai	Ne mažiau kaip 5 metai nuo galutinio šių dokumentų taikymo dienos
Kontrolinės juostos, kasininko-operatoriaus žurnalai ir kiti dokumentai, patvirtinantys atsiskaitymus grynaisiais pinigais su klientais	Pirminei dokumentacijai nustatytais laikotarpiais, bet ne trumpiau kaip penkerius metus
Kasos įrangos pasas	Visą paso galiojimo laiką
Knyga, kurioje atsižvelgiama į darbo įrašų judėjimą. Knyga, skirta įrašyti tuščias darbo knygų formas	Saugomas 50 metų. Bet įmonės likvidavimo atveju pateikus personalo dokumentus – 75 metai
Atostogų grafikas	vieneri metai
Nuostatos: - apie įmonėje veikiančią mokymo sistemą; - apie darbuotojo atestavimą.	Nuolat
Darbo sutartys. Užsakymai: - apie įdarbinimą; - darbuotojo perkėlimas į kitą darbą; – apie atleidimą. Darbuotojų prašymai atostogauti be atlyginimo. Asmeninės darbuotojų kortelės.	75 metai
Darbo aprašymai	Nuolat
Įsakymai dėl atostogų suteikimo	Penki metai
Darbo įrašai	Kol darbuotojas dirba. Jei yra nepareikalingų knygų, tai mažiausiai 50 metų su vėlesniu jų pristatymu į archyvą
Sutartys dėl visiškos darbuotojų finansinės atsakomybės	5 metai
Knygos, kuriose atsižvelgiama į užsakymus:
- apie pagrindinę veiklą;	5 metai
- samdyti darbuotoją;	75 metai
- darbuotojų atleidimas;	75 metai
- dėl darbuotojų suteikimo atostogoms.	50 metų
Kelionės pažymėjimų registravimo žurnalas	5 metai
Laiko žiniaraštis. Pamainų grafikas (pamaininiam darbui).	1 metai
Žmonių, dirbančių pavojingoje gamyboje, sąrašai. Darbo užsakymai ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai pavojingų profesijų darbuotojams	75 metai
Instrukcijos su darbo apsaugos nuostatomis	Laikyti visam laikui
Pranešimai apie nelaimingus atsitikimus	45 metai
Saugos instrukcijų žurnalas	10 metų
Darbuotojų, kuriems atliekama privaloma medicininė apžiūra, žurnalas	5 metai

Nepaisant to, kad didelę šio sąrašo dalį sudaro personalo dokumentai, jie yra neatsiejama apskaitos dalis. Jų pagrindu skaičiuojamos kompensacijos ir atlyginimai bei įvairios išmokos.

Ataskaitų dokumentų saugojimo laikotarpiai aprašyti šiame vaizdo įraše:

Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausias būdas Tai galima padaryti naudojantis internetinėmis paslaugomis, kurios padės nemokamai sugeneruoti visus reikalingus dokumentus: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip supaprastinti ir automatizuoti apskaitą bei ataskaitų teikimą, tuomet į pagalbą ateis šios internetinės paslaugos ir visiškai pakeis buhalterį Jūsų įmonėje ir sutaupys daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai, pasirašomos elektroniniu būdu ir automatiškai siunčiamos internetu. Tai idealiai tinka individualiems verslininkams ar LLC, naudojantiems supaprastintą mokesčių sistemą, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Užsakymo ir saugojimo vieta

Į organizuoti dokumentų saugojimą, įmonė gali:

• arba kreiptis į specialios archyvinės organizacijos paslaugas;
• arba susikurkite savo archyvą. Tai leidžia 2004 m. spalio 22 d. Archyvų reikalų įstatymo Nr. 125-FZ 13 straipsnis.

Kūrimas nuosavas archyvas, įmonė turi šiems tikslams skirti atskirą patalpą ir įrengti stelažus, lentynas ar spintas. Jei šioje patalpoje yra langai, jie turi būti uždengti užuolaidomis ar kitaip uždengti tamsesniais, kad saulės spinduliai nepatektų į dokumentus ir jie neišbluks.

Be to, jums reikia savo archyvinės erdvės aprūpinti apsauga nuo neleistino patekimo ir gaisrų - metalinės įėjimo durys, grotos ant langų ir signalizacija.

Norėdami organizuoti greitą reikiamų dokumentų paiešką, turėtumėte sudaryti atvejų sąrašą.

Perdavus bylas jų saugojimui adresu specializuota struktūra, būtina pasirinkti organizaciją, kuri aprūpinta modernia įranga ir visomis sąlygomis ilgalaikiam dokumentų saugojimui, įskaitant priešgaisrinės signalizacijos ir įeigos kontrolės sistemų buvimą.

Dėl dokumentų dėl organizacijos registracijos, jos ir kitus panašius dokumentus, juos dažniausiai saugo organizacijos vadovas originalais ir seife. O jų kopijos yra buhalterijoje.

Įmonės darbuotojai, jų tuščios formos ir įdėklai jiems visada turi būti personalo tarnyboje arba buhalterijoje, jei jai patikėta personalo įrašų tvarkymas. Tuo pačiu metu darbo knygos visada laikomos seife.

Verta paminėti, kad elektroninės formos dokumentai turi būti apsaugoti nuo neleistinų jų pakeitimų, o kartu jų saugojimas turi suteikti galimybę prireikus sukurti kopiją popieriuje.

Dokumentacijos perdavimas į archyvą

Dokumentai perduodami į archyvą ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) ir nuolatiniam saugojimui.

Šios medžiagos perkėlimas į archyvą atliko pagal grafiką, patvirtintą organizacijos vadovo įsakyme dėl archyvo formavimo.

Tuo pačiu įsakymu paskiriamas asmuo, atsakingas už archyvo tvarkymą, ir patvirtinamos taisyklės:

• dokumentų saugojimas archyve ir jų išdavimas;
• archyvo tvarkymas;
• sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo terminas pasibaigęs;
• archyvinių bylų išsaugojimo renginių organizavimas.

Visi archyve esantys dokumentai priimami tik originalų pavidalu, o jei jų nėra – patvirtintų kopijų forma. Perduoti dokumentai turi būti įrišti pagal tam tikrus kriterijus, o ant jų bylos viršelio yra žyma identifikuojanti informacija, ypač:

• dokumentų įforminimo metai;
• apskaitos sritis;
• serijos numeriai;
• laikotarpis, už kurį buvo sudaryti registrai ir pirminiai dokumentai;
• pateiktų dokumentų tipas;
• paduotų lapų skaičius ir kt.

Kalbant apie dokumentų pateikimą archyvui elektronine forma, ši tvarka yra patvirtinta atskirai organizacijos vadovo įsakyme dėl archyvo. Tačiau paprastai šie dokumentai pirmiausia kopijuojami į kitas laikmenas.

Apskaitos dokumentų saugojimo pavyzdys pateiktas šiame vaizdo įraše:

Ką daryti praradus

Dokumentai gali būti prarasti tiek dėl stichinės nelaimės, tiek dėl trečiųjų asmenų ar savo darbuotojų veiksmų. Tačiau bet kuriuo atveju reikės, kad atitinkamos institucijos patvirtintų praradimo faktą. Tai gali būti teisėsaugos institucijos (jei pavagiami dokumentai) arba priešgaisrinės tarnybos (jei dokumentai sudeginami) ir kt.

Nustačius dokumentacijos sunaikinimą ar praradimą, organizacijos vadovas savo įsakymu privalo sudaryti komisiją išsiaiškinti nustatyto fakto priežastis. Esant poreikiui, tyrime gali būti kviečiami dalyvauti saugos įmonės, priešgaisrinės tarnybos ar tyrimo struktūros atstovai.

Remiantis vidinio tyrimo rezultatais surašomas aktas bet kokia forma su visų faktų pareiškimu. Šis aktas tampa dingstimi dėl dokumentų trūkumo, jei jų prašo reguliavimo institucijos.

Ką daryti su dokumentais, jei pasibaigė jų saugojimo terminas?

Prieš sunaikindami dokumentus, jums reikės atliekant ekspertizę jos vertybes. Tuo tikslu vadovo įsakymu įmonėje sudaroma nuolatinė komisija. Jame turėtų būti specialistai, galintys kvalifikuotai įvertinti būtinybę sunaikinti tam tikrus dokumentus.

Būtent ši komisija priima sprendimą dėl dokumentų sunaikinimo, jeigu jie tam tikrą laiką nebegali būti saugomi. Jų sunaikinimas atliekamas surašant bet kokios formos aktą, kuriame turi būti privalomi pirminio dokumento rekvizitai ir kuris turi būti patvirtintas įmonės apskaitos politika.

Prieš sunaikinimą turi būti atlikta inventorizacija dokumentus tam tikram laikotarpiui. Be šios procedūros dokumentai negali būti sunaikinti.

Jei pažeidžiamos saugojimo taisyklės?

Atsakomybė už šį pažeidimą Yra mokesčių ir administracinių, visų pirma:

1. Pareigūnai gali būti baudžiami, nesaugos dokumentų per įstatymą numatytą laikotarpį – nuo ​​5 tūkst. iki 10 tūkst. Jei šis pažeidimas bus nustatytas pakartotinai - 10-20 tūkstančių rublių arba diskvalifikacija 1-2 metams (Rusijos Federacijos administracinio kodekso 15.11 straipsnis);
2. organizacija už tuos pačius veiksmus gali būti baudžiama 10 tūkstančių rublių, o pakartotinai pažeidus - 30 tūkstančių rublių (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 str.).

Daugiau informacijos apie nuobaudas už šiuos pažeidimus rasite šiame vaizdo įraše: