Büro iş organizasyonunun temel ilkeleri. iş ilkeleri

"Büro işi" terimi, 18. yüzyılın ikinci yarısında ortaya çıktı. Bu terimin orijinal anlamı, modern anlayışa karşılık gelmiyordu. "Vaka" kelimesi, yalnızca belgeleri olan bir serseri değil, aynı zamanda sorunun kendisi anlamına da geliyordu. Büro işi (vaka üretimi), vakayı çözme sürecini belirledi.

Bu terimin anlamı artık değişti. Modern büro işleri, vakaların bilgi desteğinin organizasyonu anlamına gelir, yani. değerlendirilmek üzere belgeleri muhafaza etmek.

Terimin yeni anlamı, ana hedef Ofis işi - Bilgi Desteği yönetmek. Bu nedenle, DOW ifadesi ofis işi ile eşanlamlı olarak kabul edilir.

Ofis işi - resmi belgelerle işin belgelenmesini ve organizasyonunu sağlayan bir faaliyet dalı (Şekil 1.9). Belgelerde yer alan bilgiler, herhangi bir kuruluşun istikrarlı çalışması için gereklidir. Buna dayanarak, uygun yönetim kararları alınır.

Pirinç. 1.9.

Büro prosedürleri yasalarla düzenlenir Rusya Federasyonu, devlet ve endüstri standartları, sınıflandırıcılar ve talimatlar ile belirli bir kuruluş, işletme veya kurumun ofis işleri için talimatlar.

Büro çalışmasının hedefleri, ana faaliyet alanını belirler. görevler: belgeler oluşturun, örn. herhangi bir ortama (kağıt, elektronik vb.) sabitlemek; belgelerin kaydı; belgelerin müteakip uygulamaları veya bunlar hakkında karar verilmesi için devredilmesi; belgelerin sistemleştirilmesi; organizasyondaki iş akışının organizasyonu vb. (Şekil 1.10).

Pirinç. 1.10.

Kağıt üzerindeki bir belge, yönetim bilgilerinin hala en yaygın taşıyıcısıdır, bu nedenle, "büro işi" terimiyle birlikte, genellikle DOW'un tanımı kullanılır. Modern ofis çalışmalarında, belgenin elektronik formları giderek daha fazla kullanılmaktadır. Bilgisayar klavyesine bir belge yazarak, kullanıcı diskte bir dosya ve bir yazıcıyla - dosyanın basılı bir kopyası - bir kağıt belge alır. İkincisi, başka bir kuruluş tarafından posta yoluyla alınabilir ve tekrar bir elektronik belgeye dönüştürülebilir - bir tarayıcı kullanarak dosya. Son olarak, yazdırılmayan dosyalar e-posta ile başka bir kuruluşa gönderilebilir.

Belgeler birçok faktöre göre sınıflandırılır: türe, biçime, içeriğe, kökene, saklama süresine vb. göre. (Şekil 1.11).

Pirinç. 1.11.

Her belgenin belirli bir şekli ve ayrıntıları vardır ve birçok belge için ayrıntı sayısı kesinlikle sınırlıdır. Her belge bir dizi öğe (gereklilikler) içerir: metin, tür adı, yazar, muhatap, tarih, imza vb. Bir belgenin ana özelliği, metnidir - herhangi bir yazı türü veya herhangi bir ses kayıt sistemi tarafından kaydedilen konuşma bilgisi. Bir kuruluş veya yetkili tarafından oluşturulan ve yürütülen bir belge Vaktinden, resmi (yönetsel) olarak adlandırılır. Ayrıntıların olmaması veya yanlış belirtilmesi belgeyi geçersiz kılacağından belgenin doğru şekilde düzenlenmesi çok önemlidir.

Ayrıntıları derleme ve işleme kuralları GOST R 7.0.97-2016 tarafından düzenlenir. "Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık üzerine standartlar sistemi. Organizasyonel ve idari belgeler. Gereksinimler evrak işi», burada, belirli bir sırayla, tüm belge türlerinin doğasında bulunan ayrıntılar listelenir.

İş akışı, kuruluşun boyutuna bağlıdır: ne kadar büyükse, o kadar fazla iş akışına sahiptir. İş akışı, çeşitli kademelerdeki yöneticileri, uzmanları, müdürleri, uzmanları, kontrolörleri, arşiv çalışanlarını ve diğer bilgi tüketicilerini içerir. Belge akışı, bilgi alışverişi sürecini (hızlı erişim, arama, teslim) hızlandıracak şekilde ayarlanmalıdır. Kuruluşun karar vermesi ve yönetimi için bilginin etkinliği ve güvenilirliği gerekliliğinin yerine getirilmesi buna bağlıdır.

İşletmenin bilgi iletişimleri, sözlü ve yazılı olmak üzere çeşitli yollarla gerçekleştirilebilir. araçlara yazılı (belgelenmiş)) bağlantılarşunları içerir: iş mektupları, anlaşmalar, sözleşmeler; raporlar, raporlar; telgraflar, telefon mesajları, teleksler, fakslar vb. sözlü iletişim yardımıyla gerçekleştirilir: sözlü müzakereler, toplantılar; telefon görüşmeleri (yerel, şehir içi, şehirlerarası, uluslararası); hoparlör iletişimi, dahili telefon görüşmeleri; telekonferans vb.

Belgeler - belge hazırlama ve oluşturma süreci, işletmenin faaliyetlerini belgelemeye ve içinde belge dolaşımını düzenlemeye yönelik bir dizi çalışma.

Bilimdeki başarılar, üretimin hızlı gelişimi, yönetim alanında değişiklikleri gerektirmektedir. Yönetimin etkinliğini ve kalitesini artırmak için ofis işleri iyileştirilmelidir. Buna bağlı modern ofis işlerinin organizasyonunun temel ilkeleri haline gelmek:

• belgenin hazırlanmasında ve geçişinde verimlilik;
• yüksek kaliteli belgeler;
• iş akışının optimalliği (belgelerin uygunluğu, çoklu çoğaltmalarının kabul edilemezliği ve geçiş sırasında bürokrasi vb.);
• kağıtsız bilgi alışverişi teknolojilerinin yaygın kullanımı.

Aşağıdaki faktörler, bu ilkelerin yönetimde başarılı bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunur: organizasyon önlemleri:

• çalışanlar arasındaki görev dağılımının optimizasyonu;
• sekreterlerin, arşivcilerin, büro çalışanlarının işyerlerinin bilgisayar ve modern büro malzemeleri ile donatılması;
• bilgisayar ağlarının ve ağ teknolojilerinin tanıtılması;
• belgelerle çalışmayı organize etmek için belirli endüstrilerin özelliklerini dikkate alarak özel yazılımların kullanılması.

Bilgisayar teknolojisinin ve yeni bilgi teknolojilerinin gelişmesi, yönetim sürecini yeniden düzenlemeyi ve hızlandırmayı mümkün kılmaktadır. Modern ofis işi, bilgisayar, organizasyon ekipmanı (çok işlevli telefonlar, fakslar, modemler) ve ağ teknolojilerinin belgelerle çalışma sürecine dahil edilmesiyle karakterize edilir. Ofis işlerinin bu aşamadaki ana görevlerini çözmek için bilgisayar yazılımı, veritabanları, modern telekomünikasyon teknolojileri ve İnternet kullanılmaktadır.

İçin belge oluşturma kullanılmış metin editörleri. Bu bilgi ortamı, belgeleri hızlı bir şekilde düzenlemenize, hazır formlar (şablonlar) kullanmanıza, şirketin antetli kağıdını kullanarak belgeler hazırlamanıza, oluşturulan belgeleri çoğaltmanıza ve çok daha fazlasına olanak tanır. Özel çeviri yazılımı belgeleri herhangi bir dile hızlı ve yetkin bir şekilde çevirmeye yardımcı olur. Tablo işlemcileri belgelere (raporlar, notlar, hesaplamalar) çeşitli diyagramlar, çizimler eklemenize izin verir. Metin belgeleri oluşturmaya ve tasarlamaya yönelik pek çok uygulama programı, yazım ve yazım stilini kontrol etme yeteneği sağlar; bu, ofis işlerinde bilgisayar kullanmanın bir başka önemli avantajıdır.

İçin bilgi alışverişi değişim sürecini hızlandıran bilgisayar ağları kullanılır (Şekil 1.12). Özel bilgisayar programları, hem belgeleri hem de herhangi bir kontrol bilgisini e-posta veya hiper terminaller aracılığıyla aktarmanıza olanak tanır.

Pirinç. 1.12.

İçin belgelerin kaydı Ve infazları üzerinde kontrol programlar, ofis çalışanlarının işlerinin yönetimini ve organizasyonunu otomatikleştirmek için kullanılır. Dahili ve harici belgeleri kaydetmenize, kendi zaman yönetiminizi ve yöneticinin zaman yönetimini gerçekleştirmenize, günlük tutmanıza olanak tanırlar. Onların yardımıyla, belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol de yapılır, yükleniciye belgenin yürütülmesi için son tarih hakkında zamanında bildirimde bulunulur.

İçin belgelerin saklanması ve sistemleştirilmesi kullanılmış Veritabanı Yönetim Sistemleri. Onların yardımıyla sadece elektronik dosya dolapları oluşturamaz, aynı zamanda hızlı bir arama yapabilirsiniz. gerekli belgeler, yeni oluşturmak ve eskimiş verileri yok etmek.

Yönetim alanındaki çalışma, nispeten az sayıda karmaşık mantıksal veya yaratıcı işlemden oluşur - tahmin etme, planlama, durumu değerlendirme ve karar verme ve çok sayıda teknik işlem, bilgi taşıyıcı olarak bir belge üzerinde gerçekleştirilen eylemler (derleme, kayıt, kontrol vb.) .

Ofis çalışma süreci, belge yönetimi ve işleme teknolojisinin bir parçasıdır. Aynı zamanda emeğin konusu bilgidir. çeşitli formlar belgede yer almaktadır. Emek aracı, bilginin işlenmesini, kaliteyi ve yüksek verimliliği sağlayan ofis ekipmanıdır. Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, yönetim kararlarının kağıt veya diğer ortamlar üzerinde yerleşik kurallara göre sabitlenmesinden oluşur; yönetim belgelerinin oluşturulmasında.

Belgelerle çalışma süreci, şartlı olarak teknik (büro), mantıksal ve yaratıcı olarak bölünebilen bir dizi işlemden oluşur (Şekil 1.13).

Pirinç. 1.13.

İLE teknik (büro) operasyonlar arasında gelen belgelerin işlenmesi (zarfların açılması, kayıt, bir belgenin yazdırılması), bir belgenin taşınması, yürütmenin izlenmesi, emirlerin ve diğer belgelerin imzalanması yer alır.

zeka oyunu işlemler, belgeyi okuma ve tanıma, gerekli bilgilerin seçilmesi, verilerin analizi ve karşılaştırılması, gerekli hesaplamaların yapılması, koordinasyon, gözlem, kontrol vb. işlemleri içerir.

Yaratıcı operasyonlar, yöneticinin çalışmasının özelliklerini yansıtan, belgeyi yürütenlerin bileşimini belirlemek, alternatif çözümler aramak, en uygun çözümü seçmek, verilen kararı belgelemek vb.

Büro işleri, resmi belgelerle belgeleme ve işin organizasyonunu sağlayan bir faaliyet koludur.

Ana iş görevleri şunlardır:

• Belgelerin oluşturulması, yani herhangi bir ortama sabitlenmesi;
• Belgelerin müteakip uygulamaları veya onlar hakkında karar verilmesi için devri;
• · Uygulamalarının kontrolü için belgelerin kaydı;
• · Dokümanların sistemleştirilmesi ve saklanması, gerektiğinde dokümanların hızlı aranması.

İş ilkeleri:

• Belgenin hazırlanmasında ve geçişinde verimlilik;
• · Yüksek kaliteli belgeler;
• · Belge dolaşımının optimalliği (belgelerin uygunluğu, çoklu çoğaltmalarının kabul edilemezliği ve geçiş sırasında bürokrasi vb.);
• · Mümkün olduğunda kağıtsız iletişim teknolojileri

Üç tür iş organizasyonu vardır:

• merkezi,
• merkezi olmayan
• karışık.

Merkezi bir ofis çalışma organizasyonu biçiminde, tüm belge işleme işlemleri tüm kurum için tek bir merkezde - ofis, genel departman veya sekreter - konsantre edilir (merkezileştirilir).

Merkezi olmayan biçim, büro işlemlerinin kurumun yapısal bölümleri arasında dağıtılmasını içerir; aynı zamanda, her biri nispeten homojen bir dizi ofis işlemi gerçekleştirir. Kurumun çeşitli yapısal bölümlerinde ofis işlerinin yürütüldüğü merkezi olmayan bir ofis işi organizasyonu biçimini, uzmanlaşmış birimlere sahip ofis işi hizmetinin organizasyon yapısıyla karıştırmamalısınız: seferler, makine büroları, kontrol grupları, vesaire.

Karma bir biçimde, işlemler merkezi olarak (alım, kayıt, kontrol, belgelerin çoğaltılması) ve merkezi olmayan (referans ve bilgi hizmetleri, belgelerin saklanması, davaların oluşturulması) gerçekleştirilir.

Ofis işinin organizasyon şekli, kurumun büyüklüğü, iş akışının hacmi, yapısal bölümlerin bileşimi dikkate alınarak seçilir. Küçük kurumlarda (dokümantasyon doğrudan alt bölümlerde yapıldığında) ve ayrıca coğrafi olarak dağınık (örneğin, farklı ilçelerde bulunur) büyük şehir) merkezi formu seçin. Çoğu kurum ve kuruluşta büro iş organizasyonu karma bir biçimde kullanılmaktadır.

Bireysel ofis süreçlerini ve operasyonlarını düzenlemenin en rasyonel biçimi merkezileştirmedir, çünkü bu size şunları yapmanızı sağlar: ofis operasyonlarının maliyetini azaltmak; ofis personelinin iş organizasyonunu iyileştirmek ve özellikle tayınlamayı tanıtmak; işçilerin uzmanlaşmasını ve değişebilirliğini sağlamak; ilerici ve verimli teknik araçlar kullanmak; örgütsel ve metodolojik liderliğin birliğini sağlamak. Modern koşullarda, büro hizmetlerini yalnızca nispeten küçük kurumlarda tamamen merkezileştirmek mümkündür. Büyük kurumlarda, belgelerin alınması ve gönderilmesi, belgelerin kaydedilmesi ve yürütülmesinin izlenmesi, belgelerin steno ve basılması, bunların çoğaltılması ve büro işinin metodolojik yönetimi gibi büro işinin bireysel işlevlerinin amaca uygun merkezileştirilmesi için çaba gösterilmelidir.

Ortak bölümleri olmayan küçük kurumlarda büro işleri bölümleri, büro işleri başkanın sekreter-referansı tarafından yürütülür.

Bir kuruluş veya kurumun çok sayıda belgesi varsa, ofis işlerinden sorumlu yapısal bir birim tanıtılır: ofis, Ortak departman, ofis işleri departmanı, vb. Bu yapısal birimin faaliyetleri, özel olarak geliştirilmiş bir hükümde yansıtılmaktadır.

Büro iş sürecini düzenlemek, kuruluşta belge oluşturma ve işleme yöntem ve yöntemlerini belirlemek için büro işleri departmanları, kurum başkanının emriyle oluşturulan büro işleri için talimatlar geliştirir. Bilgisayar teknolojisi dünyasında ofis işleri popülaritesini kaybetmeye başladı ve yerini ofis işleri aldı.

Kağıtsız teknolojiler dünyasında belge yönetimi. Elektronik belge yönetim sisteminin yapısı ve bileşenleri

belge yönetimi elektronik kağıtsız ofis

Bilim, iş, üretim, kültür alanlarındaki bilgi akışlarındaki artış, bilgi teknolojisinden belirli bir tepkiyi gerektirir. Toplum çok miktarda kağıt harcıyor ve kağıt üzerinde alınan bilgiler elektronikten daha az dinamik.

Kağıtsız teknoloji fikrinin arkasında on yılı aşkın bir süre var. Aynı zamanda, bugün bu fikrin yalnızca kısmen uygulanmasından bahsedebiliriz.

Ve işte bazı nedenler:

• · Elektronik formda bilgi elde etmek bir alışkanlık gerektirir (daha çok psikolojik bir yön olarak adlandırılabilir);
• · Kağıtsız teknolojiler kapsamlı teknik destek gerektirir: uygun bilgisayar teknolojisi, yüksek iletişim hatları verimi, algoritmaların üretilebilirliği;

Kağıtsız teknolojiler sağlam yasal destek gerektirir (örneğin, şu anda Beyaz Rusya'da tek bir vergi müfettişliği yalnızca elektronik formdaki bir raporu kabul etmeyecek, tek bir mahkeme elektronik imza ile onaylanmış bir anlaşmayı vb. kabul etmeyecektir).

Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), bu kuruluşun işlevlerini yerine getirmesini sağlamak için hiyerarşik bir kuruluşun çalışmalarını yönetme sürecine eşlik eden otomatik bir çok kullanıcılı sistemdir. Aynı zamanda, yönetim sürecinin, kuruluş çalışanları için yürütme için gerekli talimatları içeren, insan tarafından okunabilen belgelere dayandığı varsayılmaktadır.

F tavuk ilk abone mi. Meli dikkate almak ve sekreterin pek çok şeyle uğraşmak zorunda olduğu gerçeği çeşitlilikçözülebilir görevler, önemli R az liseler ne de dereceye göre x zorluklar, gereklilik paralel yürütmek bazıİşler. Orada burada sekreterin işindeki sorunlar, olumsuz ticari ve kişisel niteliklerinin sonucudur. Örneğin, etkili bir şekilde sekreter tam değilse işi yap sunulan liderinin rolü ve görevleri ile bunların örgütün faaliyetlerindeki önemi hakkında bilgi sahibidir, ancak yeterli mesleki bilgi birikimine sahip değildir. hazırlık

Sekreterlerin çalışmalarını değerlendirmeye yönelik yerleşik uygulamada, aşağıdaki iş niteliklerini ayırmak gelenekseldir: yetenek, inisiyatif, organizasyon, dakiklik, farkındalık, diplomasi, resmi sırları saklama yeteneği, iyi hafıza, kendini işine adama.

Bu iş nitelikleri üzerinde çalışmak ve geliştirmek için sekreterin kendi içinde bir takım kişisel nitelikler geliştirmesi gerekir. Alınan yetiştirmeye bağlı olarak, insanlarda kişisel niteliklerin gelişme derecesi farklıdır, burada çoğu bireysel eğilimler, alışkanlıklar, tip tarafından belirlenir. gergin sistem.

Bir sekreter için gerekli olan en temel kişisel nitelikleri seçiyoruz: zeka, çalışkanlık, vicdanlılık, duyarlılık, uyum sağlama yeteneği, alçakgönüllülük, doğruluk, iyi niyet.

Diğer kişisel niteliklerin yanı sıra, Hangi modern bir sekreterin ihtiyaç duyduğu, hızlı bir şekilde ka olayların veya fenomenlerin özüne; sosyal doğa ve temas etmek, sekreterin ziyaretçiler, çalışanlar, müdür vb. ile doğru ilişkiyi kurmasına yardımcı olacak; karar verirken makul özen; sanat - sekretere yardımcı olacak bir kalite üstesinden gelmek iş uğruna kişisel duygular, iyi düzeyde ziyaretçi karşılama vb.; kendi kendine öğrenme, ufukları genişletme yeteneği.

Sekreterlik görevi için adayları düşünen birçok lider, sekreterin etkinliğinin ve ruh halinin büyük ölçüde bu sorunun durumuna bağlı olduğuna haklı olarak inanarak aile düzenlemeleri gibi hususlara dikkat eder.

Bir sekreter için gerekli olan tüm belirtilen iş ve kişisel nitelikler, bir kişiye verilmez. hazır. Günlük zihin ve ruh çalışmasına, seçilen meslekte çalışmak için ısrarcı ve sorumlu hazırlığa ihtiyacımız var.

1. Daktiloyla yazılmış evraklar

1 Temmuz 2003'te, evrak işleri için gereklilikleri belirleyen yeni bir standart GOST R 6.30–2003 tanıtıldı. Kararlar, emirler, emirler, kararlar, protokoller, kanunlar, mektuplar ve diğer belgeler gibi belgelerle çalışmak zorunda olan herkesi ilgilendirir. Standart, yönetim belgelerinin ayrıntılarının bileşimini, bunların hazırlanmasına ve yerleştirilmesine ilişkin kuralları ve ayrıca belge formları için gereklilikleri belirler.

Sekreterler dahil binlerce uzmanın beş yıldır çalıştığı GOST R 6.30–97 standardının güncellenmesi her zaman büyük bir olaydır. Yeni standart, ileri düzey eğitimlere, eğitimlere, seminerlere ayrılacaktır. Standart, çeşitli alanlarda ofis işleri ve yönetiminin ayrılmaz bir parçası haline gelecektir. Eğitim Kurumları. Tanıtılan standart, aşağıdakilere bakılmaksızın yönetim belgelerinin yürütülmesi için tek tip gereksinimler ve kurallar belirler:

Bir devlet mi yoksa devlet dışı bir kuruluş mu;

Şirket ne tür faaliyetlerde bulunuyor?

· ofis işinin nasıl yürütüldüğü (geleneksel şekilde veya modern bilgi teknolojisi temelinde).

Standartta yeni olan nedir?

Belki de en önemli şey, girişinde yer almaktadır - bu standardın gereklilikleri şunlardır: tavsiye edilen, zorunlu değil.

Belge ayrıntılarının sayısı artırıldı: 29 yerine 30. Standart iki tane getiriyor yeni aksesuarlar: OGRN(bir tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası) ve TENEKE/KPP(vergi kimlik numarası/kayıt neden kodu). kovulmuş yürütme için zorunlu olan diğer düzenleyici yasalarla düzenlenen gerekli “belgeye erişimin kısıtlanmasının imzası”.

Belge alanında en çok kullanılan detayların şimdi nasıl konumlandırılması gerektiği yukarıdaki örnekte görülebilir (Şekil 1).

Onay işareti Daha önce belgenin sol kenar boşluğunda bulunan , şimdi üst kenar boşluğuna yerleştirilmiştir. Belgeleri kalın klasörlerde dosyalarken bu özellik görünmediğinden bu daha uygundur. Ayrıca birçok kuruluş, sol kenar boşluğuna koymak imkansız olan “Kontrol” damgası koydu.

kenar boşluğu boyutları belgelerin hatırlanması artık çok kolay: sağ kenar boşluğu en az 10 mm, diğer tüm kenar boşlukları en az 20 mm.

Onay damgasında onay belgesinin adışimdi enstrümantal durumda verilir ( siparişle onaylandı ), bu kesinlikle öncekinden daha mantıklı ( Yalın hal - onaylanmış sipariş ).

Kozmetik değişikliklere uğrayan aksesuarlar "sanatçı hakkında işaretle". Şimdi sadece icracının baş harfleri ve soyadı konur. Ancak belgelerle çalışırken, özellikle çok sayıda yazışma, sonuçta, tam adı ve soyadını belirtmek daha uygun olacaktır, çünkü bu, belge hakkında herhangi bir sorunuz olması durumunda, tanımadığınız icracı ile iletişimi büyük ölçüde kolaylaştırır.

Değişti kuruluşta belgenin alınmasındaki işaretin yeri. Yeni GOST'ta sağ alt köşede bulunur.

Diğer tüm ayrıntılar önemli ölçüde değişmedi.

Yeni standardın avantajları, paradoksal olarak, az sayıda değişikliği içeriyor. Belli bir süreklilik ve istikrar var. Bir karşılaştırma olarak, uluslararası deneyime atıfta bulunulabilir. Batı ofis işlerinde belge derleme kuralları esas olarak 1930'da oluşturuldu ve küçük değişikliklerle günümüze kadar geldi.

Evrak işleri için tek tip kuralların uygulanması şunları sağlayacaktır: belgelerin yasal gücü; belgelerin kalitesi ve zamanında hazırlanması ve yürütülmesi; hızlı bir belge arama organizasyonu ve dolayısıyla işletmenizin başarısına katkıda bulunacaktır.

2. Düzen anahtarı, amacı ve ayrıntıların bileşimi

Yönetimin iyileştirilmesiyle ilgili önemli bir görev, belgelerle çalışmanın basitleştirilmesi, hazırlanmalarının ve yürütülmesinin hızlandırılmasıdır. Çözümü, birleşik bir organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi için standartların oluşturulmasıyla büyük ölçüde kolaylaştırılmıştır - GOST R 6.30–2003. Belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için birleştirilmiş bilimsel temelli kurallar dizisidir. Bu standartların getirilmesi, belgelerin daha eksiksiz bir şekilde birleştirilmesi için gerekli ön koşulları yaratır ve bu da bunların otomatik kontrol sistemlerinde işlenmesine olanak tanır.

Standartlar en çok Genel kurallar belgelerin hazırlanması ve ayrıca bireysel detayların daktilo yazımı. Uzun bir süre örgütsel ve idari belgelemenin kendiliğinden gelişmesi, birçok türde ve çeşitte resmi belgenin ortaya çıkmasına yol açmıştır. çeşitli yollar bireysel detayların işlenmesi.

GOST R 6.30–2003, merkezi ve yerel makamların idari ve yürütme faaliyetlerinin tasarımında kullanılan organizasyonel ve idari belgeler için geçerlidir. hükümet kontrollü Rusya Federasyonu ve bunlara bağlı işletmeler, kuruluşlar ve kurumlar ve yürütülmesi için genel gereklilikleri belirler, formdaki ayrıntıların yer sırasını ve sınırlarını belirler - belge formları için gereksinimlerin bir örneği.

Bir form - örnek bir belge - bir belgenin birleşik formunun bir modelidir.

Örnek formda, belgenin hem sabit hem de değişken çeşitli ayrıntılarını yerleştirme alanları açıkça tanımlanmıştır, ayrıntıların uzunluğu, belgenin hizmet alanında olduğu gibi çalışma alanında da belirlenir.

Yönetim için kullanılan bilgilerin çoğu çeşitli belgelerde kayıtlıdır. Herhangi bir organizasyonel sistemin yönetiminin ayrılmaz bir parçası olan Ofis işi.

"Büro işi" terimi, 18. yüzyılın ikinci yarısında ortaya çıktı. Bu terimin orijinal anlamı, modern anlayışa karşılık gelmiyordu. Rusça'daki "vaka" kelimesi, yalnızca belgelerin bulunduğu bir klasör değil, aynı zamanda sorunun kendisi anlamına da geliyordu. Büro işi (vaka üretimi), vakayı çözme sürecini belirledi. Bu terimin anlamı artık değişti. Büro işi artık vakaların bilgi desteğinin organizasyonu, yani belgelerin bakımı anlamına geliyor. Terimin yeni anlamı, işletmenin ana hedefi – bilgi yönetimi desteği. Bu nedenle, "yönetim dokümantasyon desteği" (DOE) ifadesi, ofis işi ile eşanlamlı olarak kabul edilir.

Ofis işi -belgeler oluşturma ve onlarla çalışmayı organize etme sürecini kapsayan faaliyetler.

Ofis çalışmasının ana görevleri ana hedeften akış. Bunlar şunları içermelidir:

 belgelerin oluşturulması, yani herhangi bir ortama sabitlenmesi;

 Belgelerin müteakip uygulamaları veya onlar hakkında karar verilmesi için devri;

uygulamalarının kontrolü için belgelerin kaydı;

 belgelerin sistemleştirilmesi ve depolanması, gerektiğinde belgeler için hızlı arama.

Mevcut aşamada ofis işinin ana görevlerini çözmek için kullanılan bilgisayar yazılımını düşünün.

 Belge oluşturmak için kullanılmış metin editörleri. Bu ortam, belgeleri hızlı bir şekilde düzenlemeyi, ana belge türlerini derlerken hazır formları (şablonları) kullanmayı, bunları işletmenin kurumsal kimliğini kullanarak tasarlamayı, oluşturulan belgelerin çoklu çoğaltma olasılığını ve çok daha fazlasını mümkün kılar. Özel çeviri yazılımışirketin uluslararası bağlantıları varsa, bir belgeyi herhangi bir dile hızlı ve yetkin bir şekilde çevirmenize olanak tanır. Tablo işlemcileri belgelere (raporlar, notlar) hesaplama parçaları, çeşitli diyagramlar eklemenize izin verir.

 bilgi paylaşmak için değişim sürecini hızlandıran bilgisayar ağları (yerel, kurumsal, küresel) kullanılır. Özel bilgisayar programları, hem belgeleri hem de herhangi bir kontrol bilgisini e-posta veya hiper terminaller aracılığıyla aktarmanıza olanak tanır.

 Belgeleri kaydetmek ve bunların yürütülmesini kontrol etmek için kullanılmış sekreterlerin işlerinin yönetimi ve organizasyonunun otomasyonu için programlar. Dahili ve harici belgeleri kaydetmenize, kontrol altına almanıza, günlük tutmanıza, acil işlerin bir listesini içeren haftalık günlükler tutmanıza olanak tanırlar. Bu tür programlar, icracıyı ve denetçiyi teslim tarihi hakkında derhal uyaracaktır.

Veritabanı yönetim sistemleri, belgeleri depolamak ve düzenlemek için kullanılır. Bu tür programların yardımıyla sadece elektronik dosya dolapları oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda gerekli belgeleri hızlı bir şekilde arayabilir, eskimiş olanları yok edebilir ve yenilerini tanıtabilirsiniz. Dosya dolapları için çok sayıda standart form, çok çeşitli seçenekler sunar.

Ofis işi sorunlarını çözmek için kullanılan uygulama yazılımı ürün sınıfları:

1) Metin editörleri:

-Microsoft Word

-Windows için WordPerfect.

2) Tablo işlemcileri:

-Windows için Microsoft Excel;

- Windows için Lotus 1-2-3.

3) DBMS (veritabanı yönetim sistemleri):

- Windows için erişim;

-Microsoft SQL Sunucusu;

4) Sunum grafikleri araçları:

- Multimedya Görüntüleyici.

5) İletişim programları (tarayıcılar, e-posta programları):

-Internet Explorer;

-Outlook Express;

6) Bilgileri bir tarayıcı kullanarak kağıttan elektronik forma dönüştürmek için optik metin tanıma programları:

-OCR ÇiviFormu;

-CuneiForm Altın;

FineReader PRO.

7) Elektronik sözlükler ve çevirmenler:

- STYLUS; -Lingvo.

8) Entegre paketler:

-Windows için Microsoft Office;

- Açık ofis.

Metin belgeleri oluşturmak ve biçimlendirmek için birçok uygulama programı, yazım denetimi olanağı sağlar; bu, ofis işlerinde bilgisayar kullanmanın bir başka önemli avantajıdır. Zamanımız, bilimin başarıları, üretimin hızlı büyümesi ile karakterizedir. Bunun için yönetim değişikliği gerekiyor. Yönetimin etkinliğini ve kalitesini artırmak için ofis işleri iyileştirilmelidir. Buna bağlı modern ofis işlerinin organizasyonunun temel ilkeleri haline gelmek:

- Belgenin hazırlanmasında ve geçişinde verimlilik;

- yüksek kaliteli belgeler;

belge dolaşımının optimalliği (belgelerin uygunluğu, çoklu çoğaltmalarının kabul edilemezliği ve geçiş sırasında bürokrasi vb.);

 mümkün olduğunda kağıtsız bilgi alışverişi teknolojileri.

Aşağıdaki organizasyonel önlemler, bu ilkelerin yönetimde başarılı bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunur:

yönetim personeli arasındaki sorumluluk dağılımının optimizasyonu;

 sekreterlerin, arşivcilerin, büro çalışanlarının işyerlerinin bilgisayar ve modern büro malzemeleri ile donatılması;

bilgisayar ağlarının organizasyonu ve ağ teknolojilerinin tanıtılması;

Belirli endüstrilerin özelliklerini dikkate alarak, belgelerle çalışmayı organize etmek için özel yazılımların kullanılması.

Kayıt tutma görevi genellikle sekretere verilir. Bu pozisyon özel eğitim gerektirmez ve genellikle asgari iş tecrübesine sahip adaylar bu pozisyon için kabul edilir. Ancak belge yönetimi sorumlu ve önemli bir konudur, büyük ölçüde doğruluğuna ve doğruluğuna bağlıdır. başarılı çalışma işletmeler.

İş olabilir:

• genel - şirketin ana faaliyetleri ile ilgili,
• personel - personel departmanı tarafından tutulan personele ilişkin belgeler için,
• sır - bazı devlet yapılarında bulunur ve davranış standartlarına sahiptir,
• elektronik - bilginin bir kısmı dijital formatta iletildiğinde.

Ofis çalışmasının temellerinde kendi başınıza ustalaşmak zor değil. En önemli ve temel belge olan vakaların isimlendirilmesi ile başlamak daha iyidir.

Vaka terminolojisi

Bu, kuruluştaki tüm "vakaların" listesini içeren bir belgedir. Bu durumda "vaka" altında, aynı türde veya yönde bir dizi iş belgesi anlamına gelir.

İsimlendirme, bir işletmenin belgesel faaliyetlerini analiz etmenizi sağlayan bir sistemdir. Derlemek için, mevcut tüm belge türlerinin bir listesini belirlemeniz gerekir. Sonra bunları yönlerde birleştirin Her türe bir numara atanır - bir kod, birkaç rakam veya harften oluşabilir, örneğin, belgelerin hacmi önemliyse, sayı, yıl veya hatta yayın ayı.

Örneğin: 01/BU/2017, burada 01 seri numarası, BU muhasebe, 2017 ise yıldır. Ayrıca saklama süresini ve dosyanın oraya teslim edileceği zaman arşivdeki yerini de gösterir. İsimlendirmeyi belirli bir süre için onaylayabilirsiniz - herhangi bir değişiklik beklenmiyorsa bir yıl, 3 yıl veya 5 yıl. Onaylanmadan önce terminolojinin içeriği daire başkanları tarafından çalışmaları açısından kontrol edilmelidir.

Belgelerin uygun şekilde arşivlenmesi ve vakaların bir sisteme getirilmesi amacıyla bir terminoloji derlenir. Ofis çalışmasının temellerini kısaca özetlemeye yardımcı olur, işletmenin özelliklerini dikkate alarak ana iş kağıdı türlerini yansıtır. Genellikle bir tablo şeklinde derlenir - vakanın adı, kodu (sayı), arşivdeki yeri, saklama süresi. Vakalar en iyi şekilde yayınlandıkları departmana göre gruplandırılır.

Kuruluştaki belge türleri

Vaka sayısı ve belge türleri doğrudan şirketin faaliyetlerinin özellikleriyle ilgilidir. Genellikle iş akışı, çalışma alanlarındaki uzmanlar tarafından yürütülen bloklara bölünür. Ancak, ister ticari ister eyalet olsun, herhangi bir şirket için tipik olan bir liste vardır:

Gelen - kuruluşa dışarıdan gelen - postayla, kuryelerle gelen her şey, diğer kuruluşların temsilcileri tarafından şahsen teslim edilir.

Giden - kuruluştan gönderilen - diğer tüzel kişilere ve ayrıca bireylere (cevaplar, mektuplar, kararlar) gönderilen her şey.

Dahili - kuruluşun çalışmalarını düzenleyen kuruluşun ötesine geçmeyin (siparişler, siparişler, yönetmelikler, yönetmelikler vb.).

Kural olarak her tür için seri numarası, tarih, isim, belgenin nereden geldiği veya gönderildiği ve sorumlu kişinin adının kaydedildiği ayrı bir kayıt defteri tutulur.

Dergi, çalışanlara dağıtılan belgeleri kaydederse, makbuzda bir imza alanı bırakılır. Ayrıca, terminolojiye göre bir nüshasının saklanmak üzere dosyalandığı dergide not alınabilir.

Kuruluş ayrıca dahili iş gezilerinin kayıtlarını tutabilir, anahtarların teslimini, varış zamanını hesaba katabilir. iş yeri ve hatta telefon görüşmeleri. Bazen kayıt kitaplarının sayısı, bir dergi kaydının oluşturulmasına yol açar. Her şey, işletmedeki ihtiyaca ve geçerli uygulamaya bağlıdır.

Dergilerin numaralandırılması, dikilmesi ve mühürlenmesi gerekir, bu, sayfayı değiştirme olasılığını dışlamak için yapılır.

Muhasebe, büro işlerinin ve evrak akışının temelidir. Günlüklerin ve vakaların sayısı, şirketin ihtiyaçlarına ve mevcut tüm makaleleri kaydetme isteğine bağlıdır.

Belge akışına ilişkin düzenleme

Vakaların terminolojisini ve gerekli dergilerin listesini geliştirdikten sonra, kuruluşun iş akışına ilişkin bir Yönetmelik hazırlamak mantıklıdır. Bu, mevcut tüm kağıtların derlenmesi, aktarılması, arşivlenmesi ile ilgili kuralları açıklayan bir yönetmeliktir. Her belge akışı için prosedürü açıklar ve bir departmandan diğerine transferinin zamanlamasını belirler.

Örnek Yönetmelik

Hüküm, karışıklığı, sorumluluğu değiştirmeyi ve önemli iş belgelerinin kaybını önlemeye yardımcı olacaktır. Her akış için bir rota belirlenir - örneğin: yayın, onay, kayıt, alıcıya gönderme, arşivde dosyalama.

Mühürler ve pullar

Çoğu zaman, yeni başlayanlar ve sadece onlar değil, hangi durumlarda kuruluşun mührüne ihtiyaç duyulduğunu ve hangi durumlarda olmadığını anlayamaz. Cevap çok basit: Giden formlar bir mühürle onaylanıyor, çünkü. bir mührün varlığı, mektubun kaynağını doğrular. İç kağıtlar mühür gerektirmez, çünkü bu durumda yönetimin imzası yeterlidir.

Kayıtlarından sonra gelen belgeler, karar verme ve yürütme veya yanıttan sorumlu bir kişinin atanması için başkana aktarılır. Ayrıca baskı gerektirmezler. Mühür ve damgayı karıştırmayın. Damgalar, "Gelen numara ..." ile "Kopya doğru" arasında çok farklı olabilir ve yasal bir güçleri yoktur. Bu sadece bir sekreterin çalışması için yardımcı bir araçtır.