Muhasebe belgeleri ne kadar süreyle saklanır? Muhasebe belgelerinin saklama süreleri

Merhaba! Bugün muhasebe belgelerinin saklanmasına ilişkin kurallar hakkında konuşacağız.

Bugün öğreneceksiniz:

1. Hangi belgelerin saklanması gerekiyor;
2. “Depolama”nın gereksinimleri nelerdir;
3. Her belge türü için hangi saklama süreleri belirlenir?

Muhasebe belgeleri, soyu tükenmiş hayvanların izlerini koruyan eski fosillerle karşılaştırılabilir. Sevkiyatlar, satın almalar, satış işlemleri, şirket mutabakatları artık geçmişte kaldı ve kimse bunları hatırlamıyor ve muhasebe belgeleri şirket yaşamının her adımını özenle korumaya devam ediyor.

Teftiş incelemesinden ihlalleri “ortaya çıkarmaya” kadar bazı “arkeologları” beklemeden, yasalarla sıkı bir şekilde düzenlenen işletme belgelerinin saklanmasına ilişkin kurallara bakalım.

Yasal dayanak

Belgelerin saklanma süreleriyle ilgili yasalara uymak önemlidir, çünkü öncelikle bir denetim durumunda maliyetlerinizi gerekçelendirebilirsiniz. Eğer evraklar erken imha edilir veya kaybolursa, en azından onların var olduğu gerçeğini ispatlayamazsınız. Ve müfettişler harcamalarınızı dikkate almama hakkına sahip olacak ve ek para cezaları ve vergiler talep edecekler.

Bu nedenle belgeleri saklarken kusursuz olmalısınız - kendinizi ve organizasyonu gereksiz endişelerden ve işlemlerden kurtaracaksınız.

Muhasebe evraklarının saklama süreleri üç temel belgeyle belirlenir:

• En son 28 Kasım 2018 tarihinde 444-FZ Sayılı Kanun ile değiştirilen 402 Sayılı “Muhasebe Hakkında” Federal Kanun;
• Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan liste;
• Vergi kodu.

Neden bir tane yerine birden fazla yasal belge var? Muhasebe çok görevlidir ve raporlamayı, çalışma ilişkilerini, personel kararlarını ve çok daha fazlasını etkiler.

Düzenleyici belgeler aynı belgelere atıfta bulunabilir ve bunların saklanması için farklı prosedürler oluşturabilir. Böylece bir nevi “örtüşme” ortaya çıkıyor. Eğer iki saklama süresi çakışmıyorsa daha uzun olan süreye göre hareket etmelisiniz.

Bir belgenin saklanması, tarihlendiği tarihten itibaren değil, bir sonraki yılın başından itibaren başlar.

Örnek. Tedarikçiden 1 Şubat 2019 tarihli bir fatura aldınız. Firmanızın bu tür belgeleri beş yıl boyunca sakladığını biliyorsunuz. Buna dayanarak belgeniz resmi olarak beş yıl süreyle saklanacağı için 1 Şubat 2024 tarihinden sonra kağıdı imha etme hakkınız bulunmaktadır.

Çoğu zaman resmi belgelerde ifade şu şekildedir: "en azından belirli bir süre boyunca saklayın." Yani, kesin zamanlama, yeteneklerine uygun olarak şirketin kendisi tarafından seçilir (arşivi yönetecek biri varsa, tesis buna izin verir). Ana belgeler için seçilen son tarihler kabul edilir ve en iyi şekilde dahili belgelerde, örneğin “Arşiv Yönetmeliği” bölümünde belirtilir.

Belgelerin nerede saklanacağı

Şirketin belge akışının az olması durumunda belgeler, asıl işin yapıldığı odada saklanabilir. Büyük bir kağıt cirosu olduğunda şirketler arşiv için ayrı bir oda ayırır.

Odanın çeşitli depolama kurallarına uyması gerekir:

• Nemin yüksek olduğu bodrum katlarına yerleştirilmemeli, ayrıca ısıtılmalıdır. Bu gerekliliklerin temel amacı, kısa ömürlü depolama ortamını nemden korumak;
• Pencereler sıkı bir şekilde perdelenmelidir, panjur kullanmak daha iyidir. Güneş ışığına maruz kalmak kağıdın solmasına neden olur;
• Oda yetkisiz erişime karşı korunmalıdır: Zemin alçaksa pencerelerde parmaklıklar bulunmalıdır. Kapı anahtarla veya şifreli kilitle kilitlenmelidir.

Bir kuruluşun muhasebe belgeleri arşivi için yer ayıramaması durumunda, bunların arşiv konusunda uzmanlaşmış bir şirkete bırakılmasına izin verilir.

Belge saklama süreleri

Her belge türünün, minimumdan insan yaşamını barındırabilecek süreye kadar kendi saklama süresi vardır.

Raf ömrünün listesini içeren tablo.

Dokümantasyon türü	Minimum raf ömrü ( içinde uygun bir karar verildiğinde daha fazlası mümkündür şirketler)
Tatil programı
Tıbbi muayene günlüğü
Tatil siparişleri
Belgelerin veya nakit makbuzların kopyaları
Muhasebe politikalarına ilişkin belgeler
Denetçi raporları
Emekli fonları için envanter kartları
Birincil belgeler ve kayıtlar
Organizasyon anlaşmaları
ÇKP belgeleri	5 yıl (artık kullanılmadığında saymaya başlar)
Yazar kasalar için pasaportlar	Süresi dolana kadar
Güvenlik eğitimi günlüğü
Şirkette yürütülen süreçlere ilişkin raporlar (kazalar dahil)
İstihdam geçmişi	50 yıl (çalışan işe gelmeyi bırakmış ancak resmi olarak hiç ayrılmamışsa)
Emeğin hareketi ve boş formların muhasebeleştirilmesi üzerine bir kitap
İş sözleşmeleri
İşe alma, işten çıkarma, transfer emirleri	50 yıl (2003'ten önce çalışıyorsanız 75 yıl)
Çalışanların kişisel kartları	50 yıl (2003'ten önce çalışıyorsanız 75 yıl)
İş tanımları	süresiz olarak
Çalışanların eğitimi ve mesleki gelişimine ilişkin düzenlemeler	süresiz olarak
İş güvenliği talimatları	süresiz olarak

Belgelerin arşive sunulması

Belgeler, şu anda veya yakın gelecekte ihtiyaç duyulma olasılığı minimum düzeyde olacak şekilde uzun süreli depolama için (on yıldan fazla) arşive gönderilir. Tablodan da gördüğümüz gibi, bazı belge kategorileri 75 yıla kadar inanılmaz derecede uzun süreli depolamaya tabidir.

Belgelerin arşive aktarımı, arşivin oluşumu sırasına göre şirket başkanı tarafından onaylanan programa göre gerçekleştirilir. Bu, işletmenin evrak akışına göre ayda bir ya da yılda bir olabilir.

Talimat aşağıdaki hükümleri sunmalı ve açıklamalıdır:

• Arşivdeki belgelerin saklanması ve yayınlanmasından kim sorumludur;
• Arşiv günlüğünün nasıl tutulduğu;
• Süresi dolmuş evrakların imha edilme prosedürü;
• Arşivin uygun biçimde korunması için hangi etkinliklerin ve hangi sıklıkta düzenlenmesi gerektiği.

Arşiv fotokopi içermemelidir. Orijinalin objektif nedenlerden dolayı arşive konulması mümkün değilse, onaylı bir kopyası oraya sunulur.

İdeal olarak, arşive kaydedilen belgelerin güvenlik düzeyini artırmak için daha sonra bazı kriterlere göre ciltlenmesi ve dosyalanması gerekir. Bir belge kurallara uygun olarak ipliklerle dikilirse, bir sayfayı fark edilmeden diğeriyle değiştirmek neredeyse imkansızdır.

Bu adımlar tamamlandığında, broşürün kapağına tanımlayıcı bilgiler eklenir: yıl, seri numarası, dosyalanan sayfa sayısı, muhasebe alanı, dosyalanan belge türü ve diğer veriler.

Muhasebe belgelerinin saklanması sorumluluğu

Gerekli evrakların güvenliğinden tamamen şirket başkanı sorumludur - bunu yapması istenecektir. Yönetimin arşivin bakımını her zaman çalışanlarına devretmesine rağmen.

Para cezalarının miktarı kayıp belgenin önemi ile doğru orantılıdır. Küçük ihlallerde idari sorumluluk 300-500 ruble tutarında para cezası şeklinde sağlanır. Kağıdın bulunmaması muhasebe raporunun bozulmasına neden oluyorsa, yönetici ve baş muhasebeci 2.000 - 3.000 ruble para cezasına çarptırılabilir.

En tehlikeli kayıplar birincil belgeler, kayıtlar ve faturalar olabilir. Vergi kayıtlarını tutarken kullanılırlar ve 10.000 ila 30.000 ruble arasında para cezasıyla kesinlikle cezalandırılan potansiyel vergi kaçakçılığıdır.

Büyük bir gayretle belgelerin yokluğu sahtekarlık olarak görülebilir ve Ceza Kanunu'nun bir maddesi uygulanabilir. Bu en kötü senaryo, sorumlu kişiyi bir milyon rubleye kadar para cezası ve altı yıla kadar hapis cezasıyla tehdit ediyor.

Çalışanlar belgelerin eksik olduğunu kendileri fark ederlerse derhal yöneticilerini bilgilendirmelidirler. Muhasebe kurallarına göre yönetici, zararın nedenlerini tespit etmek için bir komisyon görevlendirmekle yükümlüdür.

Komisyonun çalışmasının sonucu, soruşturmanın sonuçlarına ilişkin bir raporun hazırlanması olmalıdır. Yasa, evrakların kaybını açıklamasa bile, teftiş yetkililerine bilgi saklama konusundaki isteksizliklerini gösterecek.

Evrak kaybını açıklayabilecek ve bundan sorumlu tutulamayacak bir takım durumlar vardır. Bu tür durumlar arasında doğal afetler veya hırsızlık, binanın kundaklanması şeklindeki mücbir sebepler yer alır. Yönetim, itfaiye yetkililerinden veya kolluk kuvvetlerinden belgelerin kaybını açıklayan bir sertifikayı önceden almalıdır.

Süresi dolmuş belgelerin imhası

Arşiv mantıksal olarak oluşturulmuşsa (raflardaki ve klasörlerdeki tarihlerin görüntülenmesi kolaydır, klasörlere erişim zor değildir, belgeler kesin olarak türe göre düzenlenmiştir), belge imha prosedüründe fazla zorluk yaşanmayacaktır.

Geleneksel olarak iki aşamaya ayrılabilir:

• Saklama süresi dolmuş belgelerin belirlenmesi;

İlk aşamaşirketin, iç kurallarla belirlenen bir sürenin ardından, biriken kağıtları ayırdığını ve içeriği artık saklanamayan klasörleri raflardan çıkardığını varsayar.

Büyük bir belge akışına sahip büyük şirketlerde, bir etkinlik için belirli bir tarih veya bir dizi tarih seçilir, arşivde uzun saatler harcayan ve nelerden kurtulmanız gerektiğini belirleyen birkaç kişiden oluşan bir uzman komisyonu toplanır. Bu kişilerin önemli belgeleri önemsiz olanlardan ayırt edebilmeleri için yüksek düzeyde beceriye sahip olmaları gerekir.

İlk olarak bu eylemler, yönetici tarafından verilen serbest biçimli bir envanter siparişi ile desteklenir. Katılımcıları, hedefleri ve tarihleri ​​listeler.

İkinci olarak, katılımcılar seçilen belgeler üzerinde kısaca listelendikleri bir yasa hazırlarlar. Her makalenin ayrıntıları belirtilmemiştir - bu gerekli değildir, ayrıca büyük hacimlerde bu tür eylemler komisyon üyelerinin zamanını "tüketecektir".

Örnek. Homojen muhasebe belgelerini yazmanız gerekiyorsa şunu belirtmeniz yeterlidir: "1 Ocak 2013 - 31 Aralık 2013 - 1 kutu arasındaki çalışma zaman çizelgeleri."

Eğer ciltler gerçekten büyükse, şirket profesyonel arşivciler kiralayabilir. Sadece gerekli belgeleri imha etmenizi engellemekle kalmayacak, aynı zamanda imha edilenlerin resmi bir envanterini de çıkaracaklar.

Küçük şirketlerde evrakların imhası görevi ya sadece bir arşiv çalışanına ya da bir muhasebeciye verilmektedir. Aynı zamanda işlemin hukuka uygunluğu açısından emir ve kanunun da düzenlenmesi gerekmektedir.

İkinci aşamada ise dışarıdan arşivci alımının olmaması durumunda şirket çalışanlarının evrakları ya kağıt öğütücüyle imha etmesi ya da elle parçalaması sağlanıyor. İkincisi ise ancak çok küçük hacimli kağıtlarla mümkündür.

Tasfiyeye tabi belgelerin arka yüzlerinin taslak olarak kullanılması kabul edilemez. Zorunlu saklama belgeleri gizli kişisel veriler veya vergi sırları içerebilir.

Muhasebe belgeleri kuruluşun toplam belge akışının %80'ini oluşturur. Muhasebe belgelerinin saklanması ve zamanında imha edilmesi birçok muhasebeci için acil bir görevdir. Çoğu zaman, muhasebe belgelerinin saklanma prosedürü ve şartlarına ilişkin yasal gerekliliklere özel önem verilir. Arşiv şirketi Delis Archive'den uzmanın yanıtlamaya çalışacağı işte bu iki soru.

1. Muhasebe belgelerini saklama prosedürü - belgeleri neden saklamalısınız?

Belgeleri saklama prosedürü aşağıdaki ana belgelerle düzenlenir:

• 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı Federal Kanun “Rusya Federasyonu'nda Arşiv İşleri Hakkında”;
• kuruluşun arşivlerinin çalışmasına ilişkin temel kurallar - Federal Arşiv'in 02/06/2002 tarihli kararıyla onaylanmıştır (bundan sonra Temel Kurallar olarak anılacaktır);
• Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 sayılı Emri ile onaylanan, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan, depolama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerinin bir listesi;
• SSCB Maliye Bakanlığı'nın 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı emriyle onaylanan, muhasebede belge ve belge akışına ilişkin mevcut Yönetmelik.

Açık ve kapalı anonim şirketlerin faaliyetlerinde üretilen belgeleri saklama yükümlülüğü, Federal Menkul Kıymetler Piyasası Komisyonu'nun 16 Temmuz tarihli Kararı ile onaylanan, anonim şirketlerin belgelerinin saklanmasına ilişkin usul ve sürelere ilişkin Yönetmelik ile belirlenir. , 2003 N 03-33/ps. Limited şirketler buna göre 02/08/1998 tarih ve 14-FZ sayılı “Sınırlı Sorumluluk Şirketleri Hakkında” Federal Kanununa göre yönlendirilmektedir.

Muhasebe belgelerinin saklanmasına ilişkin prosedür, 21 Kasım 1996 N 129-FZ “Muhasebe Hakkında” Federal Kanununda ve Rusya Federasyonu Vergi Kanununda tanımlanmıştır.

21 Kasım 1996 tarihli Federal Kanunun 17. Maddesi N 129-FZ “Muhasebe Hakkında” kuruluşların muhasebe belgelerini (şirketin muhasebe kayıtlarını, muhasebe kayıtlarını, mali tabloları tuttuğu temel muhasebe belgeleri) saklaması gerektiğini belirtir. Devlet arşiv işlerini düzenleme kurallarına uygun olarak belirlenen şartlar, ancak asgari saklama süresi beş yıldan az olamaz.

Benzer bir gereklilik, Rusya Maliye Bakanlığı'nın 29 Temmuz 1998 N 34n tarihli Emri ile onaylanan, Rusya Federasyonu'nda muhasebe ve mali tabloların tutulmasına ilişkin Yönetmeliğin 98. maddesinde de belirlenmiştir.

Rusya Federasyonu Vergi Kanunu, vergi mükelleflerine dört yıl boyunca muhasebe ve vergi muhasebesi verilerinin ve vergilerin hesaplanması ve ödenmesi için gerekli diğer belgelerin güvenliğini sağlama yükümlülüğü getirmektedir. Bu aynı zamanda gelirin alındığını, harcamaların yapıldığını ve vergilerin ödendiğini (stopajını) onaylayan belgeler için de geçerlidir. Basitleştirilmiş vergi sistemini kullanan bireysel girişimciler, kanunda başka süreler öngörülmediği sürece bu kurala uymak zorundadır.

Özel dikkat gösterilmelidir Standart yönetim arşiv belgelerinin listesi Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 sayılı Kararı ile onaylanan, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan, saklama sürelerini gösteren (bundan sonra Liste olarak anılacaktır).

Bu liste, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların aynı tür (tüm veya çoğunluk için ortak) yönetim işlevlerinin uygulanmasındaki faaliyetleri sırasında oluşturulan, mülkiyet şekline bakılmaksızın, depolama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerini içerir. . Liste, kuruluşların ekonomik ömrüne ilişkin gerçekleri ve kullanım talimatlarını kaydederken derlenen bölümler halinde gruplandırılmış belgeleri içerir. Listede vurgulanan bölümler arasında özellikle 4.1 alt bölümlerini içeren bölüm 4 “Muhasebe ve raporlama” bulunmaktadır. “Muhasebe ve raporlama” ve 4.2. “İstatistiksel muhasebe ve raporlama”.

Muhasebe belgelerinin saklanma sürelerini otomatik olarak belirlemek için, Kültür Bakanlığı Emri tarafından onaylanan standart yönetim arşiv belgeleri listesi de dahil olmak üzere üç ana listeye göre belgeleri arayan ücretsiz "Archivist Online" hizmetini kullanmanızı öneririz. 25 Ağustos 2010 Rusya Federasyonu.

Ayrıca, 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'ndaki Arşiv İşleri Hakkında” Federal Kanunun 5. Maddesi uyarınca, arşiv belgelerinin, ortam türüne bakılmaksızın tüm belgeleri içerdiğini de belirtmek gerekir. Bu, belge saklamanın hem kağıt hem de elektronik belgeler için geçerli olduğu anlamına gelir.

Lütfen 1 Ocak 2013 tarihinde, 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı "Muhasebe Hakkında" Federal Kanunun yürürlüğe girdiğini ve Madde 29'da Birincil muhasebe belgelerinin, muhasebe kayıtlarının, muhasebe (mali) tabloların tabi olduğunu belirtir. Ekonomik bir varlığın, Devlet Arşiv İşlerinin Düzenlenmesine İlişkin Kurallara uygun olarak belirlenen süre içinde, ancak raporlama yılından itibaren en az beş yıl süreyle saklanması. Bu, daha önce var olan vergi ve muhasebe mevzuatı normlarına uyum sağlar.

Muhasebe politikalarına ilişkin belgeler, bir ekonomik kuruluşun standartları, elektronik belgelerin çoğaltılmasını sağlayan araçların yanı sıra elektronik imzanın doğruluğunun doğrulanmasını sağlayan araçlar da dahil olmak üzere muhasebenin organizasyonu ve bakımı ile ilgili diğer belgeler, en son muhasebe (mali) tablolarını hazırladıkları yıldan itibaren en az beş yıl süreyle ekonomik varlık.

2. Muhasebe belgelerinin uygunsuz saklanmasına ilişkin sorumluluk

Her şeyden önce yönetici, birincil muhasebe belgeleri de dahil olmak üzere kuruluş belgelerinin depolanmasını organize etmekten sorumludur. Kurumun baş muhasebecisi aynı zamanda birincil muhasebe belgelerinin, muhasebe kayıtlarının ve mali tabloların güvenliğinden de sorumludur.

Doğal afetler veya üçüncü şahısların yasa dışı eylemleri sonucunda belgeler kaybolabilir. Birinin yasa dışı eylemleri (örneğin hırsızlık) sonucu belgeler kaybolursa, bu gerçeğin kolluk kuvvetleri tarafından doğrulanması gerekir. Doğal afetler sonucu oluşan evrak kayıpları da ilgili makamlarca belgelenmektedir. Yangın durumunda bu, yangın denetim yetkililerinden alınan bir sertifika olabilir.

Birincil muhasebe belgelerinin kaybedilmesi durumunda, kuruluş başkanı, Belgeler ve Belge Akışı Yönetmeliği'nin 6.8 maddesi uyarınca, kaybın nedenlerini araştırmak üzere talimatla bir komisyon atar.

Sanat uyarınca herhangi bir ticari işlemin tamamlandığını haklı gösteren birincil belgelerin bulunmaması. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 120'si, gelir ve giderlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin kuralların ağır ihlallerini ifade eder; bu, şu anlama gelir:

• birincil belgelerin, faturaların veya muhasebe kayıtlarının eksikliği;
• vergi mükellefinin fonlarının, maddi duran varlıklarının, maddi olmayan varlıklarının ve finansal yatırımlarının muhasebe hesaplarına ve ticari işlemlerinin raporlanmasına sistematik (bir takvim yılı içinde iki veya daha fazla kez) zamansız veya yanlış yansıma.

Muhasebe belgelerinin saklanma prosedürünün ve şartlarının ihlali durumunda idari sorumluluk sağlanır - yetkililer için para cezası 2.000 ruble arasında değişecektir. 3000 ovuşturmaya kadar. (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.11. Maddesi). Ana belgelerin, faturaların ve muhasebe kayıtlarının bulunmaması vergi suçudur. Bunun sorumluluğu Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 120. maddesinde belirtilmiştir. Bu maddeye göre asgari para cezası 5.000 ruble. Baş muhasebeci belgelerin güvenliğinden sorumludur. Bu tür belgelerin işletmenin yapısal bölümlerindeki çalışanlara verilmesi konusunda karar verme hakkına sahip olan kişidir.

Muhasebe belgelerinin saklanmasına ilişkin kurallara uyulmaması sorumluluğuna gelince, hem idari hem de vergisel olabilir. Yukarıda belirtildiği gibi, birincil belgelerin ve muhasebe kayıtlarının bulunmaması, gelir, gider ve vergiye tabi kalemlerin muhasebesine ilişkin kuralların ağır bir ihlalidir ve 5.000 ila 15.000 ruble arasında para cezası gerektirir. (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 120. Maddesi).

Bu durumda, hem belgelerin saklanması için arşiv gerekliliklerinin ihlali (İdare Kanunu'nun 13.20. Maddesi - 300-500 ruble) hem de belge eksikliği nedeniyle muhasebe kurallarının ağır ihlali nedeniyle idari para cezası uygulanabilir. muhasebe beyanları bozuk (İdari Kanunun 15.11. Maddesi - 2000-3000 bin ruble).

Belgelerin saklama sürelerine uyulmadan imha edilmesi yasa dışıdır ve idari sorumluluk gerektirir. Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 13.20'si, uyarı veya idari para cezası verilmesi şeklinde belgelerin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi veya kullanılması kurallarının ihlali için idari yaptırımlar belirler.

3. Belgelerin raf ömrüne göre imhası

Bir kurumun, kuruluşun, işletmenin daimi uzman komisyonuna ilişkin Model Düzenlemelerin 1.1 maddesi uyarınca, kuruluşun sürecinde oluşturulan belgelerin değerinin incelenmesi için 19 Ocak 1995 No. 2 Federal Arşiv Emri tarafından onaylanmıştır. faaliyetler, bunların devlet deposuna aktarılmak üzere seçilmesi ve hazırlanması Kuruluşun arşivlerinde kalıcı bir uzman komisyonu oluşturulur.

Şirketin mevcut tüm yapısal bölümlerinden belirli belge türlerinin değerini değerlendirebilecek en nitelikli uzmanları içerir. Uzman komisyonunun bileşimi kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Kalıcı ve geçici olarak saklanacak belgelerin seçimiyle ilgilenen, aynı zamanda saklama süresi dolan belgelerin imhasına ilişkin kararları da veren kuruluştaki uzman komisyondur.

Bu uzman komisyonu, arşivde saklanmaya hazırlanma aşamasında belgelerin değerini inceler ve daha fazla saklama ve imha için kuruluşun belgelerini seçer. Buna göre tasfiye komisyonunun bir bilirkişi komisyonu oluşturması ve kuruluşun mevcut tüm belgeleri üzerinde inceleme yapması gerekmektedir.

Tasfiye komisyonunun evrakları incelemesi sonucuna göre saklama süresi dolan evrakların imhasına ilişkin prosedür düzenlenmelidir. Belgelerin fiziksel olarak imha edilmesi ilkeleri Madde 9.9'da belirlenmiştir. Rusya Federasyonu Ulusal Standardı “Bilgi, kütüphane ve yayıncılık için standartlar sistemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler. GOST R ISO 15489-1-2007”, 12 Mart 2007 tarihli Rostekhregulirovanie Kararı ile onaylanmıştır N 28-Mad.

22 Ekim 2004 tarihli Federal Kanuna göre N 125-FZ “Rusya Federasyonu'nda Arşiv İşleri Hakkında”, sivil toplum kuruluşlarının tasfiyesi sırasında, arşiv belgeleri, personele ilişkin belgeler ve süreçte oluşturulan arşiv belgeleri faaliyetleri ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na dahil edilenler, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na dahil edilir, geçici saklama süresi dolmamış olan terimler tasfiye komisyonu tarafından düzenli bir şekilde saklanmak üzere ilgili devlet veya belediye arşivine aktarılır. Tasfiye komisyonu ile devlet veya belediye arşivi arasındaki anlaşmaya dayanarak. Tasfiye komisyonu aynı zamanda tasfiye edilen örgütün arşiv belgelerinin düzenlenmesini de düzenler.

Sonuç olarak, belgelerin saklanma süresi dolmamışsa, tasfiye komisyonu bunların sırasını düzenlemeli ve uygun anlaşma uyarınca devlet veya belediye arşivine aktarılmalıdır.

Kuruluşun devlet ve belediye arşivlerini edinme kaynağı olmaması durumunda, belgelerin imhası arşiv yetkilileriyle koordinasyon sağlanmadan gerçekleştirilir.

Belgeleri devlet arşivine aktarmayan kuruluşlarda, imha edilecek belgeler ancak kalıcı saklama kutuları envanterlerinin yıllık bölümlerinin hazırlanmasından sonra ve personel için yalnızca kuruluş başkanının onayından sonra belirlenir.

Saklama süresi dolmuş belgelerin imhası, uzman bir komisyon tarafından hazırlanan ve kuruluş başkanı tarafından onaylanan bir yasa ile belgelenmelidir. Böyle bir kanunun birleşik bir şekli yoktur, bu nedenle kuruluşun kendi formunu geliştirmesi (kanun, 129-FZ sayılı Kanun uyarınca zorunlu kabul edilen tüm ayrıntıları içermesi gerekir) ve şirketin muhasebe politikalarında kullanımını sağlamlaştırması gerekir. Bağımsız olarak geliştirilen kanun formunun, 129-FZ sayılı Kanun tarafından zorunlu olarak sınıflandırılan tüm detayları içermesi gerektiğini bir kez daha hatırlatırız.

Belgeler yalnızca belirtilen süre boyunca envanter yapılması durumunda imha edilir. Belgelerin kapsadığı süre incelenmediği takdirde imha edilemez. Belgeler için saklama süresinin başlangıcı, derlendikleri (veya muhasebeye kabul edildikleri) yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihi olarak kabul edilir. Örneğin 2010 yılında derlenen dosyalar için saklama süresinin hesaplanması 1 Ocak 2011'de başlıyor.

Şunu da belirtmek gerekir ki, devlet arşivlerinin ediniminin kaynağı kuruluş olsun ya da olmasın, imha davalarının tahsisi uzman (arşiv) bir şirket tarafından gerçekleştirilebilir. Bu yaklaşım şunları sağlar:

• imha için belgelerin hatalı (yasadışı) seçilmesi veya üçüncü bir tarafa devredilmesi riskini en aza indirmek;
• muhasebecinin çekirdek olmayan iş yükünü azaltmak;
• imha vakalarını belirleme verimliliğini önemli ölçüde artırmak;
• mevzuata tam olarak uygun olarak imha davalarının tahsisine ilişkin bir yasa hazırlamak.

4. Muhasebe belgelerinin saklanması için pratik yapın

Belgeleri saklamak için bir kuruluş, uzman bir arşiv şirketinin hizmetlerini (tesis dışı belge depolama) kullanabilir veya kendi arşivini oluşturabilir. Bir kuruluşun arşiv oluşturma hakkı, 22 Ekim 2004 tarihli N 125-FZ “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” Federal Kanununda yer almaktadır.

Bir kuruluş belgeleri evde saklıyorsa, bu amaçlar için şirketin genellikle özel raflar veya raflarla donatılmış ayrı bir oda tahsis etmesi gerekir. Arşiv odasında pencere varsa bunların perdelenmesi veya panjur takılması gerekir, aksi takdirde dokümanların ışıktan korunması mümkün olmayacağından solma meydana gelebilir. Ayrıca bu amaçlar için raflar yerine kör dolaplar kullanabilirsiniz.

Özellikle depo binanın birinci veya bodrum katında bulunuyorsa, pencere açıklıklarının metal çubuklarla donatılması tavsiye edilir, ayrıca arşive metal bir kapı takılması daha iyidir. Bu tür önlemler, kuruluşun arşiv tesislerine yetkisiz girişi önlemesine olanak tanıyacaktır.

Gerekli belgeleri ararken çok fazla zaman kaybetmemek için kuruluş, bir kopyası arşive konulması gereken bir dosya listesi geliştirmelidir.

Muhasebe departmanından ve şirketin arşivlerinden muhasebe belgelerinin kuruluşun diğer yapısal bölümlerinin çalışanlarına verilmesine kural olarak izin verilmediğini lütfen unutmayın. Bazı durumlarda belgeler yalnızca baş muhasebecinin izniyle düzenlenebilir.

Yukarıda belirtilen ofis dışı belge depolama, muhasebe belgelerinin saklanmak üzere modern ekipmanlarla (arşiv rafları, özel kutular, erişim kontrolü ve yangın güvenliği sistemleri) donatılmış profesyonel bir arşive aktarılmasını içeren bir muhasebe arşivi düzenlemenin etkili bir yoludur. . Bu teknolojinin başlıca avantajları şunlardır:

• bir muhasebecinin çekirdek olmayan iş yükünün azaltılması;
• gizli bilgilere yetkisiz erişime karşı koruma;
• önemli belgelerin güvenliği;
• kendi arşivinizi donatma ve sonraki bakımıyla ilgili maliyetleri azaltmak;
• ofis alanını boşaltmak.

Muhasebe belgelerini saklama yönteminin seçimi, kural olarak, işletmenin finansal yeteneklerine, saklanan belgelerin hacmine ve miktarındaki artış oranına, güvenlik hizmetinin gereksinimlerine ve işletmenin sektör özelliklerine bağlıdır.

Girişimci, çalışma sürecinde birçok farklı belge biriktirir: sertifikalar, sertifikalar, formlar. Bireysel girişimci belgelerini saklamak zor bir iştir ama gereklidir. Bunları nasıl saklamalısınız: belki bir masada mı yoksa lazer koruma teknolojisine sahip bir kasa mı kullanmalısınız? Yasanın çeşitli seçenekler sunduğu ortaya çıktı. Önemli bireysel girişimci belgelerinin saklama sürelerini size anlatacağız.

Hangi belgeler saklanmalı

125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivlemeye İlişkin” Federal Kanun, hangi belgelerin kaç yıl süreyle saklanması gerektiğini belirler.

Ticari faaliyetlerle ilgili bazı belgelerin saklanma süresi çeşitli kanun ve kanun maddeleri tarafından düzenlenmektedir:

1. Muhasebe belgeleri, vergi muhasebesi verileri, alınan gelirlere ve vergilerin hesaplanması için gerekli harcamalara ilişkin her türlü belgenin yanı sıra halihazırda yapılmış olan vergi ödemelerini onaylayan belgeler en az 4 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu yükümlülük Sanatın 8. paragrafında belirtilmiştir. 23 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu.
2. Muhasebe tabloları ve birincil muhasebe belgeleri, Sanatın 1. paragrafında belirtildiği gibi en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır. 402-FZ Sayılı “Muhasebe” Federal Kanununun 29'u.
3. Bireysel girişimciler için tüm birincil muhasebe ve kayıt belgeleri, gelir ve gider muhasebe defteri (KUDiR), Rusya Maliye Bakanlığı'nın 86 No'lu Emrinin 12. Bölümüne göre, bireysel bir girişimci en az 4 yıl süreyle saklamalıdır. yıllar.
4. Emekli Sandığı (PFR), Sosyal Sigorta Fonu (FSS) ve Zorunlu Sağlık Sigortası Fonu'na (MHIF) sigorta primlerinin ödendiğini teyit eden belgeler, Sanatın 8. fıkrası uyarınca 6 yıl süreyle saklanmalıdır. 212-FZ sayılı Federal Kanunun 28'i.
5. Geçici olarak işe alınanlar da dahil olmak üzere çalışanların kişisel dosyaları ve kartları, çalışanlarla yapılan iş sözleşmeleri, işten çıkarma ve işe alma ile ilgili belgeler, Rusya Kültür Bakanlığı'nın 558 sayılı Emri uyarınca 75 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu sıraya göre hazırlanan listede bir belgenin türüne göre saklanma süresini öğrenebilirsiniz.

Çalışanların özlük dosyaları ve kartları, çalışanlarla yapılan iş sözleşmeleri, işten çıkarma ve işe alma ile ilgili belgeler 75 yıl süreyle saklanmalıdır.

Belgeler için belirtilen saklama süreleri, faaliyetlerini tasfiye edenler de dahil olmak üzere tüm bireysel girişimciler için geçerlidir.

Belgelerin nerede saklanacağı

Belgelerin saklanacağı yer bireysel girişimcinin kendisi tarafından belirlenir. Bu bir ofisin parçası, ayrı bir oda (bodrum veya çatı katı değil) veya üçüncü taraf bir arşivleme organizasyonu (çok fazla belge varsa) olabilir. 125-FZ sayılı Federal Kanunun 14 ve 17. maddeleri, girişimcinin, belgelerin yayınlanması ve sistemleştirilmesi için gerekli koşulların oluşturulmasına ilişkin kurallar da dahil olmak üzere arşivleme kurallarına uyma yükümlülüğünü şart koşar. Kağıt medyanın kendisinin ve içeriğinin dış etkenlere karşı güvenliğini sağlamalısınız.

Bireysel girişimci belgelerinin kaybolması veya hasar görmesi durumunda

Ana belgelerin, muhasebe ve vergi kayıtlarının, faturaların bulunmaması ve mali belgelerdeki verilerin sistematik bir şekilde (yılda iki defadan fazla) yanlış yansıtılması, Sanat tarafından düzenlenen ağır bir ihlaldir. Rusya Federasyonu'nun 120 Vergi Kanunu. Bu durumda para cezaları 10.000 ruble olarak belirlendi.

Kayıp belgeler kurtarılabilir ve kurtarılmalıdır. Karşı taraflarınızdan tekrar sözleşme, işlem, fatura talep edebilirsiniz. Bir muhasebe belgesinin kaybolması durumunda, muhtemelen ilgili servisten kaybın nedeni (su baskını, hırsızlık, yangın) hakkında bir belgenin temin edilmesiyle birlikte bir soruşturma yapılması için talimat verilmesi gerekir. Soruşturmanın sonuçlarına dayanan rapor, serbest formlu bir başvuruyla vergi dairesine (FTS) gönderilir - orada da evrakların geri yüklenmesi için son tarihler belirlenir.

Bireysel girişimci kayıt belgeleri, bir kopyası için başvuruda bulunarak ve 300 ruble tutarında devlet vergisinin ödenmesine ilişkin makbuz gönderilerek vergi dairesinden bireysel olarak talep edilebilir.

Birincil belgelerin ve muhasebe kayıtlarının bulunmaması nedeniyle 10.000 ruble para cezası alabilirsiniz.

Arşivleme süresi sona erdiğinde, saklanan belgeler imha edilebilir: yakılabilir veya özel ekipman kullanılarak kesilebilir. Ancak hâlâ geçerli olan veya saklanması gereken verileri yanlışlıkla yok etmemeye son derece dikkat edin.

Kanun, arşivlenebilecek belgeler listesinde bireysel bir girişimciyi sınırlamamaktadır. Her şeyi saklamanız sizin için sakin ve rahatsa, saklayın, ancak istediğiniz yerde değil, bunun için tasarlanmış özel yerlerde. Arşive düzgün bir şekilde yerleştirilen belgeler, tıpkı bir zırh gibi, vergi dairesi veya karşı taraflarla yaşanabilecek anlaşmazlıklarda işletmenizi koruyacaktır.

Muhasebe belgeleri ne kadar süreyle saklanır? Soru çok önemli ve alakalı. Makale, kuruluştaki muhasebe belgelerinin (tablo) saklama sürelerini gösteren bir örnek içerir: birincil, nakit ve raporlama.

402-FZ temel muhasebe kanununda belirtildiği gibi, muhasebe belgelerinin saklama süresi

• birincil ve nakit muhasebe kayıtları için raporlama yılından itibaren 5 yıldan az bir süre (402-FZ sayılı Kanunun 29. maddesinin 1. fıkrası);
• Son kullanıldıkları yıldan başlamak üzere en az 5 yıl. Bu, belirli bir işletmede muhasebe prosedürlerini, yöntemlerini ve yöntemlerini belirleyen muhasebe politikaları ve diğer yerel düzenlemeler için geçerlidir.

Bununla birlikte, muhasebe belgelerinin saklama süreleri de dahil olmak üzere saklanmasına ilişkin prosedür, normlar ve gereklilikler dikkate alınarak her kuruluş tarafından bağımsız olarak belirlendiği dikkate alınmalıdır:

• Rusya Federasyonu Vergi Kanunu;
• Rusya Federasyonu Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu'nun JSC için 16 Temmuz 2003 tarih ve 03-33/ps sayılı Kararı ile onaylanan hükümler.

Belirtilen mevzuat düzenlemelerinin her biri aynı belgeler için farklı bir süre öngörmüşse, asıl sürenin azami süreyi belirleyen yasaya uygun olarak belirlenmesi gerekir.

Tabloda, mevzuat düzenlemelerine atıfta bulunarak muhasebe belgelerinin türe göre ne kadar süreyle saklanacağı sorusunun yanıtlarını bulabilirsiniz.

	Ne kadar süre saklanmalı	Temel
Birincil ve faturalar dahil vergi	Son kullanıldığı vergi döneminin bitiminden itibaren 4 yıl (vergi hesaplama ve raporlama amacıyla)
Vergi muhasebe kayıtları ve vergi raporlaması (beyannameler, avans ödemelerinin hesaplanması, 2-NDFL sertifikaları vb.)	Derleme yılından 5 yıl sonra
Sigorta primlerinin hesaplanması ve ödenmesi için (T-49, T-51, T-53, çalışanlara sağlanan faydalar için nakit ve banka ödemeleri, hastalık izni, katkı payı transferine ilişkin ödeme makbuzları, sigorta prim hesaplamaları vb.)	Sigorta primlerinin hesaplanmasında ve raporlanmasında en son kullanıldığı yıldan itibaren 6 yıl	s. 6 fıkra 3.4 md. 23 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu
Personel için (iş sözleşmeleri, kişisel kartlar (T-2), çalışanların kişisel hesapları (T-54), işe alma, transfer, işten çıkarma, ikramiye vb. ile ilgili emirler ve talimatlar)	Oluşturulma tarihine bağlı olarak:
Ödeme (T-49) ve maaş bordrosu (T-53) beyanları da dahil olmak üzere maaşların verilmesi için yazarkasalar	Derlendiği yılın bitiminden 5 yıl sonra. Ancak kişisel hesap yoksa (T-54), oluşturulma tarihine bağlı olarak: 2003'ten önce - yaratılma tarihinden itibaren 75 yıl süreyle saklanır; 2003 ve sonrasında yaratıldı - Yaratılış tarihinden itibaren 50 yıl	Sanat. 412 Sayılı 25 Ağustos 2010 Tarihli 558 Sayılı Kararın 1.4 Maddesi Madde 3 md. 3, bölüm 1, bölüm 2 md. Arşiv İşleri Kanununun 22.1 maddesi:
Zaman çizelgeleri (programlar), çalışma süresi günlükleri	Derlendikleri yılın bitiminden 5 yıl sonra. Yaratılış tarihine bağlı olarak, zararlı veya tehlikeli koşullarda çalışma sürelerine ilişkin kayıtlar tutulmuşsa: 2003'ten önce - yaratılma tarihinden itibaren 75 yıl süreyle saklanır; 2003 ve sonrasında yaratıldı - Yaratılış tarihinden itibaren 50 yıl	Sanat. 586 Sayılı 25 Ağustos 2010 Tarihli 558 Sayılı Kararın 1.4 Maddesi Madde 3 md. 3, bölüm 1, bölüm 2 md. Arşiv Kanununun 22.1'i

Yukarıda belirtilen yasal düzenlemelere uygun olarak bir kuruluşta muhasebe belgelerinin saklanmasının düzenlenmesi önemlidir. Belgenin saklama süresi dolmamışsa ve vergi dairesi, Sosyal Sigortalar Fonu veya iş müfettişliği tarafından yerinde veya masa başı denetim kapsamında talep edilmiş ancak fiziki olarak mevcut değilse, kuruluşa para cezası uygulanacaktır. 1. maddede Sanat. Rusya Federasyonu 126 Vergi Kanunu 200 ruble miktarında. Sağlanmayan her belge için. Organizasyon ve yetkili de idari para cezasıyla karşı karşıyadır (Bölüm 1) Sanat. 5.27, Bölüm 1 Sanat. 15.6, bölüm 3, 4 Sanat. 15.33 Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu, sanat. 125-FZ Sayılı Kanunun 26.31'i).

2017 yılının 3. çeyreğinde alınan irsaliye ve faturanın raf ömrünün nasıl belirleneceğine dair bir örneğe bakalım. Mallar muhasebeye kabul edildi ve aynı çeyrekte KDV düşüldü. 4. çeyrekte 2017 yılında mal satışı yapılmış ve bunların maliyeti gelir vergisi hesaplanırken giderlere dahil edilmiştir.

Faturanın saklama süresi 30 Eylül 2021 tarihine kadar olup, KDV hesaplamasında 2017 yılının 3. çeyreğinde kullanıldığı için (kesinti talep edilmiştir) ve süre, faturanın kesildiği vergi döneminden sonraki 4 yıl olarak hesaplanmıştır. kullanıldı, yani 10/01/2017'den itibaren.

Bir konşimentonun raf ömrü, niteliklerine bağlıdır:

• KDV kesintisi hakkını onaylamak için 10/01/2017 tarihinden itibaren dört yıllık süreyi sayarız ve 30/09/2021 tarihini alırız (faturaya benzeterek);
• gelir vergisi hesaplanırken mal bedelinin gider olarak muhasebeleştirilmesi için 01/01/2018 tarihinden itibaren dört yıllık süreyi sayarız (gelir vergisi için vergi dönemi bir yıl olduğundan) ve 31/12/2021 tarihini alırız;
• birincil belge olarak - mal maliyetinin gider olarak muhasebeleştirildiği yıldan 5 yıl sonrasını sayarız, yani. 01.01.2018'den itibaren ve 31.12.2022 tarihini alırız.

Belirli bir süre için raporlama ve kayıt yapılması mevcut mevzuatın bir gereğidir.

Bu, belirtilen süre içerisinde belgelere erişimin ve gerekirse bunların tam olarak kullanılma ihtimalinin sağlanması gerektiği anlamına gelir.

Hangi belgeler zorunlu saklama gerektirir?

Şartlı olarak zorunlu saklama gerektiren belgeler bölünebilir belgeler için:

• raporlama yılı içerisinde faaliyette olan;
• günlük olarak kullanılmasalar da işte her zaman gerekli olanlardır.

İLE İlk grup belgeler şunları içerir:

Kale Birinci gruba ilişkin belgeler gereklidir:

• muhasebe amaçları için (402-FZ Sayılı “Muhasebe Kanunu” Madde 29) - raporlama yılının sonundan veya bu belgelerin en son kullanıldığı yıldan itibaren en az beş yıl;
• vergi muhasebesi amacıyla (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. Maddesi) - en az 4 yıllık bir süre için. Aynı zamanda Kurallar daha uzun saklama süreleri belirleyebilir. Örneğin, Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun yatırım projesine katılan bir katılımcı, tüm belgeleri 6 yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Ve meydana gelen zarar miktarını doğrulamak için - onun yardımıyla azaltıldığı ve bir veya iki yıldan fazla bir sürede hesaplanabilen tüm süre boyunca.

Şti. ikinci grup Bunlar, tüm faaliyet süresi boyunca işletmede saklanması gereken belgeleri içerir. Özellikle, LLC'ler için 14-FZ sayılı “Sınırlı Sorumluluk Şirketleri Hakkında Kanun” aşağıdakileri öngörmektedir: zorunlu depolama listesi yerinde belgeler:

• şirketin kurulmasına ilişkin kurucu toplantı (karar) dahil olmak üzere kayıt belgeleri;
• şirketin bilançosunda mülkün sahipliğini doğrulayan belgeler;
• kurucuların ve diğer kişilerin toplantılarını belgeleyen tutanaklar;
• menkul kıymet ihracına ilişkin belgeler;
• işletmenin ayrı bölümlerine ilişkin düzenlemeler;
• bağlı kuruluşların listeleri;
• çeşitli düzenleyici otoritelerin işletmenin faaliyetleriyle ilgili belirli konulara ilişkin sonuçları (gerçekleştirilen denetimler vb.);
• ve işletmenin yürürlükteki mevzuat uyarınca sahip olması gereken diğer belgeler.

Muhasebe belgeleri ne kadar süreyle saklanmalıdır?

Herhangi bir muhasebe belgesinin genel saklama süresi 5 yıldan az değildir.

Ancak bazı durumlarda çok daha yüksek olabiliyor. Aşağıda raf ömrüne ilişkin bir özet tablo sunulmaktadır.

Dokümantasyon türleri	Raf ömrü
İşletmede muhasebenin organizasyonu ve sürdürülmesine ilişkin temel belgeler, muhasebe kayıtları, raporlama ve denetçilerin bunlara ilişkin görüşleri, muhasebe politikaları ve diğer belgeler	Arşivleme Kurallarında belirlenen son teslim tarihlerini dikkate alarak, ancak beş yıldan az olmamak üzere
Kullanımdan kaldırılan sabit kıymetler için envanter kartları	Arşiv Kuralları dikkate alınarak işletme başkanı tarafından belirlenen süre boyunca, ancak beş yıldan az olmamak üzere
Ödeme kartlarıyla yapılan ödemeler de dahil olmak üzere, işletme tarafından nakit kabul edildiğini teyit eden belgelerin kopyaları veya bunların alt folyoları	En az beş yıl
Yazar kasa ekipmanının piyasaya sürülmesi, satın alınması, bakımı, tescili ve işletmeye alınmasına ilişkin belgeler. ECLZ ve diğer mali teşvikler	Bu belgelerin nihai başvuru tarihinden itibaren en az 5 yıl
Müşterilerle yapılan nakit ödemeleri onaylayan kontrol bantları, kasiyer-operatör kayıtları ve diğer belgeler	Birincil belgelendirme için belirlenen süreler boyunca, ancak beş yıldan az olmamak üzere
Yazar kasa ekipmanı için pasaport	Pasaportun tüm geçerlilik süresi boyunca
İş kayıtlarının hareketini dikkate alan bir kitap. Boş çalışma kitaplarını kaydetmek için tasarlanmış bir kitap	50 yıl boyunca saklanır. Ancak personel belgelerinin ibrazı üzerine şirketin tasfiyesi halinde - 75 yıl
Tatil programı	bir yıl
Hükümler: - şirkette uygulanan eğitim sistemi hakkında; - çalışan sertifikasyonu hakkında.	Sürekli
İş sözleşmeleri. Emirler: - işe alma hakkında; - bir çalışanın başka bir işe transferi; - işten çıkarılma hakkında. Çalışanların ücretsiz izin başvuruları. Personelin kişisel kartları.	75 yaşında
İş tanımları	Sürekli
Tatil verilmesine ilişkin emirler	Beş yıl
İş kayıtları	Çalışan çalışırken. Sahipsiz kitaplar varsa, en az 50 yıl süreyle ve daha sonra arşivlere teslim edilmesiyle
Çalışanların tam mali sorumluluğuna ilişkin anlaşmalar	5 yıl
Siparişleri dikkate alan kitaplar:
- ana faaliyet hakkında;	5 yıl
- bir çalışanı işe almak;	75 yaşında
- çalışanların işten çıkarılması;	75 yaşında
- çalışanlara tatil sağlanması konusunda.	50 yıl
Seyahat sertifikalarının tescili dergisi	5 yıl
Zaman planı. Vardiya programı (vardiyalı çalışma için).	1 yıl
Tehlikeli üretimde çalışan kişilerin listeleri. Tehlikeli mesleklerde çalışan çalışanlar için iş emirleri ve zaman çizelgeleri	75 yaşında
İşgücünün korunmasına ilişkin hükümleri içeren talimatlar	Kalıcı olarak saklayın
Kaza raporları	45 yıl
Güvenlik Talimatı Dergisi	10 yıl
Zorunlu tıbbi muayeneye tabi tutulan çalışanların günlüğü	5 yıl

Bu listenin önemli bir kısmı personel evraklarından oluşsa da muhasebenin ayrılmaz bir parçasıdır. Bunlara dayanarak, tazminat ödemeleri ve ücretlerin yanı sıra çeşitli faydalar hesaplanır.

Raporlama belgelerinin saklanma süreleri aşağıdaki videoda açıklanmaktadır:

Henüz bir kuruluşa kaydolmadıysanız, o zaman en kolay yol Bu, gerekli tüm belgeleri ücretsiz olarak oluşturmanıza yardımcı olacak çevrimiçi hizmetler kullanılarak yapılabilir: Zaten bir organizasyonunuz varsa ve muhasebe ve raporlamayı nasıl basitleştirip otomatikleştireceğinizi düşünüyorsanız, aşağıdaki çevrimiçi hizmetler kurtarmaya gelecektir ve işletmenizdeki muhasebecinin yerini tamamen alacak ve çok fazla para ve zaman tasarrufu sağlayacaktır. Tüm raporlar otomatik olarak oluşturulur, elektronik olarak imzalanır ve otomatik olarak çevrimiçi olarak gönderilir. Basitleştirilmiş vergi sistemi olan UTII, PSN, TS, OSNO'daki bireysel girişimciler veya LLC'ler için idealdir.
Her şey birkaç tıklamayla, sıra ve stres olmadan gerçekleşir. Deneyin ve şaşıracaksınız ne kadar kolaylaştı!

Sipariş ve saklama yeri

İle belge depolamayı organize etme, kuruluş şunları yapabilir:

• veya özel bir arşiv kuruluşunun hizmetlerine başvurun;
• veya kendi arşivinizi oluşturun. Buna 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı “Arşiv İşleri Hakkında Kanun”un 13. Maddesi izin vermektedir.

Oluşturma kendi arşiviİşletme bu amaçlar için ayrı bir oda ayırmalı ve burayı raflar, raflar veya dolaplarla donatmalıdır. Bu odada pencereler varsa, güneş ışığının belgelere girip solmasına neden olmasını önlemek için bunların perdelenmesi veya başka bir şekilde gölgelenmesi gerekir.

Ayrıca kendi arşiv alanınıza da ihtiyacınız var korumayla donatmak yetkisiz erişimden ve yangınlardan - metal bir giriş kapısı, pencerelerdeki parmaklıklar ve bir alarm sistemi.

Gerekli belgeler için hızlı bir arama düzenlemek için şunları yapmalısınız: vakaların bir listesini geliştirmek.

Kasaların depolanmak üzere devredilmesi durumunda özel yapı Yangın alarmları ve erişim kontrol sistemlerinin varlığı da dahil olmak üzere, modern ekipmanlarla ve belgelerin uzun süreli saklanması için tüm koşullarla donatılmış bir organizasyonun seçilmesi gerekmektedir.

Belgelerle ilgili bir kuruluşun tescili hakkında, kendisi ve benzeri belgeler genellikle kuruluş başkanı tarafından orijinalleri ve kasada saklanır. Ve kopyaları muhasebe departmanında.

İşletmenin çalışanları, boş formları ve onlar için ekleri, personel kayıtlarının yönetimi ile görevlendirilmişse, her zaman personel servisinde veya muhasebe departmanında olmalıdır. Aynı zamanda çalışma defterleri de daima kasada muhafaza edilir.

Elektronik formdaki belgelerin yetkisiz değişikliklerden korunması gerektiğini ve aynı zamanda bunların saklanmasının gerekirse kağıt üzerinde bir kopya oluşturma olanağı sağlaması gerektiğini belirtmekte fayda var.

Belgelerin arşive aktarılması

Belgeler uzun süreli (10 yıldan fazla) ve kalıcı olarak saklanmak üzere arşive aktarılır.

Bu materyallerin arşive aktarılması gerçekleştirillen arşivin oluşturulması sırasına göre kuruluş başkanı tarafından onaylanan programa göre.

Aynı emir, arşivin bakımından sorumlu bir kişiyi atar ve kuralları onaylar:

• belgelerin arşive yerleştirilmesi ve yayınlanması;
• arşiv tutmak;
• saklama süresi dolan belgelerin imhası;
• arşiv dosyalarının korunmasına yönelik etkinlikler düzenlemek.

Arşivdeki tüm belgeler yalnızca asılları halinde, yokluğunda ise onaylı kopyaları halinde kabul edilir. Aktarılan belgelerin bazı kriterlere göre ciltlenmesi gerekir ve dosyalarının kapağında bir işaret bulunur. kimlik bilgileri, özellikle:

• belgelerin yürütüldüğü yıl;
• muhasebe alanı;
• seri numaraları;
• kayıtların ve birincil belgelerin oluşturulduğu dönem;
• dosyalanan belgelerin türü;
• dosyalanan sayfa sayısı vb.

Belgelerin elektronik ortamda arşive sunulmasına gelince, bu prosedür kurumun arşivindeki başkanlık emriyle ayrıca onaylanır. Ancak genellikle bu belgeler ilk önce başka ortamlara kopyalanır.

Muhasebe belgelerinin saklanmasına bir örnek aşağıdaki videoda sunulmuştur:

Kayıp durumunda ne yapılmalı

Dokümanlar doğal afet nedeniyle ya da üçüncü şahısların ya da kendi çalışanlarınızın eylemleri sonucu kaybolabilir. Ancak her durumda, kayıp gerçeğinin ilgili makamlar tarafından onaylanması gerekecektir. Bunlar kolluk kuvvetleri (belgeler çalınırsa) veya itfaiye yetkilileri (belgeler yakılırsa) vb. olabilir.

Belgelerin imhası veya kaybı tespit edilirse, kuruluş başkanı kendi emriyle bir komisyon oluşturmak Tespit edilen gerçeğin nedenlerini bulmak için. Gerekirse, bir güvenlik şirketinin, itfaiye teşkilatının veya soruşturma yapısının temsilcileri soruşturmaya katılmaya davet edilebilir.

Dahili bir soruşturmanın sonuçlarına dayanarak bir kanun hazırlandı tüm gerçeklerin beyanı ile herhangi bir biçimde. Bu kanun, düzenleyici otoriteler tarafından talep edilmesi halinde belge eksikliğinin mazereti haline gelmektedir.

Saklama süreleri dolmuşsa belgelerle ne yapmalı?

Belgeleri imha etmeden önce ihtiyacınız olacak muayene yapmak onun değerleri. Bu amaçla işletmede yöneticinin emriyle daimi bir komisyon oluşturulur. Belirli belgelerin imha edilmesi ihtiyacına ilişkin nitelikli bir değerlendirme yapabilecek uzmanları içermelidir.

Belgelerin belirli bir süre saklanamayacak durumda olması halinde imha edilmesine karar verecek olan da bu komisyondur. İmhaları, birincil belgenin zorunlu ayrıntılarını içermesi gereken ve işletmenin muhasebe politikası tarafından onaylanması gereken herhangi bir biçimde bir kanun hazırlanarak gerçekleştirilir.

Yıkımdan önce olmalı alınan envanter Belgeler belirli bir süre için Bu prosedür olmadan belgeler imha edilemez.

Depolama kuralları ihlal edilirse?

Bu ihlalin sorumluluğuÖzellikle vergi ve idari konular vardır:

1. Yetkililer, belgeleri yasal süre içerisinde saklamamaları halinde 5 bin ila 10 bin ruble arasında cezalandırılabilecek. Bu ihlalin tekrar tespit edilmesi durumunda - 10-20 bin ruble veya 1-2 yıl süreyle diskalifiye (Rusya Federasyonu İdari Kanunu, Madde 15.11);
2. aynı eylemlerden dolayı bir kuruluş 10 bin ruble ve tekrarlanan ihlaller durumunda 30 bin ruble ile cezalandırılabilir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu, Madde 120).

Bu ihlallere ilişkin cezalar hakkında bilgi için aşağıdaki videoya bakın: